談實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化

摘要：隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化各項(xiàng)事業(yè)的飛速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化工作也更顯得重要而迫切。為此，首先要提高認(rèn)識(shí)，更新概念；其次要搞好綜合治理：再次要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)：最后是要提高管理人員的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：實(shí)現(xiàn) 檔案管理 工作 現(xiàn)代化

0 引言

檔案工作的主要任務(wù)是延長(zhǎng)檔案壽命，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)。檔案是一種原生的信息資源，推進(jìn)檔案信息化對(duì)于經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展具有十分重要的意義。為此，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐是一項(xiàng)迫切而重要的任務(wù)。對(duì)此，筆者思考如下：

1 提高認(rèn)識(shí)

1.1 要提高對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化必要性的認(rèn)識(shí)隨著科技的發(fā)展特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的科技時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理現(xiàn)狀已不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。特別是政府網(wǎng)絡(luò)化的建立，更要求檔案管理部門加快檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐，以適應(yīng)社會(huì)公眾對(duì)檔案信息的需求。

1.2 要不斷更新觀念

1.2.1 牢固樹(shù)立服務(wù)觀念隨著政府網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，檔案工作者應(yīng)解放思想，更新觀念，樹(shù)立對(duì)外開(kāi)放的服務(wù)意識(shí)，圍繞人們對(duì)知識(shí)、信息的需求，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，積極主動(dòng)地為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供真實(shí)可靠的服務(wù)。

1.2.2 不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)的觀念檔案部門要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的要求，逐步改變傳統(tǒng)的檔案收集管理的模式，加強(qiáng)檔案的收集，建立動(dòng)態(tài)的檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，面向社會(huì)提供服務(wù)。

1.2.3 增強(qiáng)現(xiàn)代化管理觀念計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的處理手段有了質(zhì)的飛躍。因此，必須樹(shù)立強(qiáng)烈的檔案信息現(xiàn)代化意識(shí)，加大信息的收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸諸環(huán)節(jié)的工作力度，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理工作的需要。

1.2.4 牢固樹(shù)立法規(guī)意識(shí)和職業(yè)道德觀念檔案利用工作的政策性很強(qiáng)，哪些內(nèi)容可以公開(kāi)，哪些不宜公開(kāi)；哪些可以全面提供利用，哪些需要控制使用等，必須根據(jù)不同對(duì)象和不同利用目的區(qū)別對(duì)待，嚴(yán)格按照保密規(guī)定和有關(guān)規(guī)章去操作。但無(wú)論采取什么樣的方式提供檔案利用，檔案工作人員都應(yīng)以高度的熱情，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，恪守道德規(guī)范，為相關(guān)單位和人員服好務(wù)。

2 綜合管理

2.1 抓綜合管理就是將各單位形成的各門類各中載體的檔案，作為一個(gè)整體實(shí)行統(tǒng)一的管理。這是有效地保護(hù)檔案，充分發(fā)揮檔案整體效益的重要措施，是檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的基礎(chǔ)。

2.2 抓全程管理主要內(nèi)容有三：歸檔規(guī)范化、分類科學(xué)化、利用制度化。在檔案收集上，明確制度規(guī)范。檔案收集是檔案管理的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，只有及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，收集的檔案才能充分為相關(guān)單位和人員服務(wù)。因此，必須建立一整套的規(guī)范，克服工作中的隨意性和盲目性。在制定規(guī)范時(shí)，一是要明確文件材料的歸檔范圍，讓有關(guān)單位做到心中有數(shù)；二是加強(qiáng)指導(dǎo)，及時(shí)反饋，避免不規(guī)范的歸檔材料產(chǎn)生；三是確保及時(shí)歸檔，對(duì)各類材料歸檔時(shí)間要作出具體規(guī)定。在整理分類上，要采用科學(xué)方法，將各種復(fù)雜的檔案材料進(jìn)行合理的分類。

2.3 加快制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案管理中取得最佳的效果。在檔案信息化建設(shè)中，信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須要加強(qiáng)檔案管理工作的硬件建設(shè)。檔案部門一定要根據(jù)自身的應(yīng)用目的來(lái)選擇信息處理方法，既要考慮到平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)的先進(jìn)性與成熟性、經(jīng)濟(jì)性與可擴(kuò)充性、可靠性與安全性的原則，又要避免盲目地追求高新處理技術(shù)，這樣就可收到事半功倍的效果。尤其要針對(duì)檔案現(xiàn)代化建設(shè)中，既懂檔案又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才非常缺乏的現(xiàn)狀，要加大人力培養(yǎng)力度，強(qiáng)化人才培養(yǎng)體制和機(jī)制，有意識(shí)地挖掘和培養(yǎng)技術(shù)管理干部。只有擁有了這類人才，檔案管理的現(xiàn)代化才有希望。

在檔案信息化建設(shè)初期，許多部門對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)匱乏，認(rèn)為先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備就代表信息化的水平，從而花費(fèi)大量的資金購(gòu)置了各種計(jì)算機(jī)設(shè)備。但由于應(yīng)用系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)嚴(yán)重滯后，幾年過(guò)去了，機(jī)器性能大打折扣，造成嚴(yán)重浪費(fèi)。對(duì)于檔案信息化建設(shè)，我們應(yīng)該加快建設(shè)檔案基礎(chǔ)平臺(tái)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)，同時(shí)建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息服務(wù)水平。應(yīng)加快建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享。

4 提高人員素質(zhì)

信息時(shí)代，以計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案事業(yè)的影響愈來(lái)愈大，對(duì)檔案工作管理人員的素質(zhì)提出了更新、更高的要求。

由于檔案工作長(zhǎng)期處于一種半封閉狀態(tài)，長(zhǎng)期不變的工作模式、工作環(huán)境，使一些檔案管理工作人員觀念陳舊、思想保守、進(jìn)取精神不強(qiáng)。相當(dāng)一部分人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)與觀念上，其知識(shí)結(jié)構(gòu)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時(shí)代檔案工作的要求，既不會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，又缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。雖然各級(jí)檔案部門在檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)方面也做了一些努力，但隨著檔案事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要。為此必須要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。主要途徑包括：

4.1 重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案管理人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。這就要求檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫。

4.2 重視檔案工作人員的在職培訓(xùn)。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，因此，各部門要積極組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)他們的檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力。在實(shí)施教育、培訓(xùn)時(shí)，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對(duì)性和實(shí)用性。在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)力度，強(qiáng)化與圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的運(yùn)用，并適當(dāng)設(shè)置檔案專業(yè)的課時(shí)，傳授有關(guān)檔案工作的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時(shí)了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運(yùn)用，進(jìn)一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

4.3 合理地配置人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。要將不同專業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱的檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)。由此可以使不同層次的檔案工作人員互相配合、互相影響，以利于整體效能的發(fā)揮。在這一過(guò)程中，還應(yīng)注意事業(yè)留人、感情留人和適當(dāng)?shù)拇隽羧说膯?wèn)題。只有在以人為本、抓住人才的條件下，檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化才能具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。