淺析高職院校系（部）教務秘書的作用和素質能力

摘要：高職院校系(部)教務秘書隊伍是高校教學管理團隊的生力軍，是學院管理工作的基層人員，在日常教學工作中發揮著獨特的重要作用，重視高職院校系(部)教務管理秘書隊伍對提高工作效率、穩定教學秩序、提升教學管理水平具有十分重要的意義。本文從高職院校系(部)教務秘書的角色定位出發，闡述了教務秘書的工作職責和作用，分析了教務秘書需要具備的素質要求和能力結構。

關鍵詞：高校 教務秘書 教學管理

0 引言

高職院校系(部)教務秘書處在高職院校教務管理工作的第一線，是學院教務管理中的基層管理人員。從其工作性質來看，教務秘書是一個中介者，是聯系學院教學管理部門與教學單位之間、教學科與各科室之間、系(部)與教學班級之間、教師與學生之間的橋梁和紐帶；是上級決定的堅決執行者，又是本系教務工作的基層組織者。所以，教務秘書在高職院校日常教學工作中起著獨特而重要的作用。

1 教務秘書的角色定位

目前，在很多學校，人們對教務秘書的工作缺乏正確的認識，甚至包括少數院校領導都將其評價為一項瑣碎、繁雜、不足掛齒的簡單勞動，教務秘書就是“勤雜工”。這樣的錯誤認識導致部分師生對教務秘書工作不夠尊重，甚至某些部門的某些領導也對教務秘書工作不予理解和支持。這種局面大大挫傷了教務秘書的熱情和積極性，制約了教務秘書在教學管理上的作用，使得教務教學管理工作蒼白無力、秩序混亂，從而影響了教育教學管理質量的提高。

然而，教務秘書的工作性質是由其充當的角色所決定的，高職院校的教務秘書隊伍是保證各教學單位正常運轉和教務管理得以完善的一支重要力量。首先，教務秘書是系部教學工作的基層管理者，他們協助系部領導管理教學方面的常規事務，保障教學工作的正常運轉。其次，教務秘書是輔助者，將教師的教學工作和學生的成績統計等教學信息歸納后向系部領導匯報，為領導決策提供信息。第三，教務秘書是協調員和聯絡員，為學校職能部門、系部領導、教師和學生之間溝通和傳遞信息，承上啟下、協調左右、溝通信息、改善關系。第四，教務秘書是服務者，為教學運行進行安排，為教師授課和學生學習提供支持和幫助。

所以，從一定意義上講，教學秘書應該是系部教學系統的“樞紐”，受系部領導和學院教學部門雙重領導，直接參與教學活動的組織，管理本系部教學行政事務，保證系部教學活動的順利開展，圍繞教學活動為教師和學生做好管理、協調和服務工作，為領導提供準確詳實的信息來源，輔助領導做好全局工作，在角色上具有管理性、服務性、協調性和從屬性的特點。

2 教務秘書在教學管理中的工作職責和作用

2.1 協助系部領導做好日常教學的管理

教務秘書要根據上級精神，結合本系部實際情況，積極協助系部領導處理好日常教學管理工作。具體包括(1)制定各專業的教學工作安排，檢查、落實教師教學情況，保證教學計劃的正常執行；(2)制定課程安排，組織各教研室征訂每學期教材，確定任課教師；(3)落實日常教學運行工作、實習實訓安排工作、教師調課工作、教學考核工作；(4)協助院系領導檢查、落實、總結學期教學情況，組織各教研室進行期中教學檢查，組織各專業班級召開學生座談會，收集整理學生對教學情況的反應；(5)制定各教師聽課及教學觀摩的時間、次數、地點等；(6)完成年初、學期初工作計劃報告和期中、期末教學工作總結報告的撰寫工作，示范性建設計劃及總結報告的撰寫工作；(7)掌握畢業生頂崗實習的落實情況和畢業論文答辯的進展情況；(8)協助系部領導做好教師工作量核算工作和教師津貼發放工作；(9)落實學生課堂考勤工作、期末考試安排工作、試卷及各種相關紙質檔案的檢查、整理、存檔工作；⑩做好學生學籍、成績檔案、畢業證、技能鑒定證等的整理和管理工作，期末考試成績上傳教務管理系統工作；⑾組織各種等級考試的報名、校對及準考證和證書的發放工作：⑿及時保存有價值的材料，按內容和時間分門別類的整理和保存；⒀完成教務處、系部領導布置的其他各項工作。

2.2 溝通協調的橋梁作用

教務秘書由于本身的工作性質的原因，是上下、平級之間溝通和教學情況反饋的主要樞紐，必須做好上情下達、下情上報的溝通協調作用。作為教務秘書，要向師生宣傳學校和系部的各種規章制度，把教學管理文件傳達給師生，要主動與學校教務處、人事處、學生處等學校職能部門聯系，完成上級布置的各項工作任務；作為教務秘書，要主動和其他系部聯系，相互學習，相互了解，相互合作；作為教務秘書，要主動征求和虛心聽取師生對學校、系部的教學管理工作的意見和建議，并及時反饋給系部領導和學校主管部門。

2.3 解決問題和矛盾的作用

教學工作中常出現一些矛盾，如學生反映某些老師的教學方法、教學態度有問題，有些教師反映學生上課不遵守紀律、缺勤曠課嚴重的問題。作為教務秘書，要善于分析、善于發現，及時向領導反映并協助領導解決好這些問題，做好多方協調工作，為改進教學努力。

3 教務秘書需要具備的素質要求和能力結構

3.1 素質要求

3.1.1 思想素質

教務秘書要具備較高的政治素養。黨的教育方針如何落實，教學思想和教學計劃能否執行到位，很大程度上取決于教務秘書的個人素質和工作水平，所以要求教務秘書必須具備堅定的信仰和較高的政治理論水平。首先，要有堅定的政治素質。能正確理解黨的路線、方針、政策，正確認識教務秘書崗位的工作意義：第二，要具有高尚的職業道德。教務秘書從事的多是一些日常的、具體的、繁瑣的事務，但這些事務必須具有強烈的責任感和敬業精神。所謂“教務無小事”，工作中的任何微小疏忽都可能帶來嚴重后果，成為學生的“滅頂之災”，這些都要求教務秘書增強工作的主動性和預見性，恪盡職守、盡職盡責。第三，要具有樂于奉獻的職業素養。繁雜而瑣碎的工作難免碰到這樣那樣的困難和麻煩，工作的辛苦也難免不被理解，有時還要加班加點并且犧牲休息時間，甚至出力不討好，所有這些都需要教務秘書有一種強烈的敬業心、責任感和奉獻精神，用一種平常心態去面對，不怕苦、不怕累、不計得失、樂于奉獻，樹立“替學生著想，為教學服務”的堅定信念和高尚情操。

3.1.2 專業素質

教務秘書要做好管理工作，首先要熟悉系部各專業的情況。任何一個系部都有其獨特的學科和專業特色，教務秘書對本系部所開設的各專業的知識結構應該有一個從宏觀到微觀的把握和了解，這樣才能在進行教學管理工作時心中有數。只有熟悉各專業的課程體系、結構特點、課程設置和各教學環節的安排，才能嚴格執行教學計劃，落實人才培養方案，保證人才培養質量。其次，教務秘書應不斷學習有關管理的科學理論知識，具備現代化的管理概念，不但要了解、熟悉和掌握高等教育和高等教育管理的基本知識，還要掌握一些公共關系學、心理學和秘書學等方面的知識，并以此指導自己的工作實踐。

3.2 能力結構

3.2.1 組織能力

教務秘書經常要組織一些教學輔助活動，比如召開期中教學質量檢查座談會、實習實訓動員會以及組織期末考試、補考、清考等活動，這就要求教務秘書善于把握時機，組織搞好形式多樣、內容豐富的教育、教學活動。

3.2.2 預測能力

科學技術的新發展，社會的不斷變化教學的深化改革都會對教