淺析電算化會計系統下的內部控制

摘要：本文分析了電算化會計信息系統對內都會計控制的影響、我國企業電算化會計信息系統內部控制存在的問題，提出了加強電算化會計系統內部控制的具體措施。

關鍵詞：電算化會計系統 內部控制 現狀 影響

0 引言

會計電算化的內部控制是內部會計控制的特殊形式，即運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部匯集控制的有效實施。隨著計算機技術的發展，無疑給企業帶來了巨大的效益，同時也給內部控制提出了新的問題和挑戰。

1 電算化會計信息系統對內部會計控制的影響

1.1 電算化會計信息系統對會計流程的影響 手工會計是通過原始憑證到記賬憑證，到賬簿，再到報表這樣的流程來開展核算工作。其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計算工作，尤其是記賬過程避免不了許多重復轉抄工作。而電算化會計僅需將資料(原始憑證)一次錄入，其他的過程均可由計算機進行處理且瞬間即可完成。電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手，同時也為激活會計人員的頭腦創造了條件，使他們有精力、有條件去關注履行會計原本就有的職能，即會計控制。

1.2 電算化會計信息系統對交易授權、執行的影響 計算機系統的內部控制也由手工條件下的單一制度控制轉變為程序控制和制度控制、授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制，在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章。但在電算化會計信息系統中，業務人員可利用特殊的權限文件或口令，獲得某種權利或運行特定程序進行業務處理，由此引起失控而造成試算的案例數不勝數。

1.3 電算化會計信息系統對交易處理痕跡的影響 電算化會計信息系統缺乏交易處理的痕跡，手工會計系統中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統中逐漸減少或小時，憑證所起到的較強的控制功能弱化，部分交易幾乎沒有痕跡，給控制帶來一定的難度。不定期的依賴性并增加了差錯反復發生的可能性電算化系統中內部控制具有人工控制與程序控制相結合。

1.4 電算化會計信息系統對內部控制程序的影響 內部控制的程序化使得內部控制具有的特點。電算化系統許多應用程序中包含了內部控制功能，這些程序化的內部控制是有效性取決于應用程序，如程序發生差錯或不起作用，由于人們的依賴性以及程序運行的重復性，使得失效控制長期不被發現，從而使系統在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性較大。

1.5 電算化會計信息系統對內部控制風險的影響 電算化會計系統和手工會計系統相比較，在內部控制風險方面也產生了重大影響。在電算化會計系統下，內部控制在很大程度上依賴于計算機的處理，同類交易的處理流程具有一致性等在一定程度上加大了內不會及控制的風險。

2 企業電算化會計信息系統內部控制存在的問題

2.1 是財務軟件缺乏兼容性，系統內部銜接性差。很難在不同系統上實現數據共享，雖然比較成熟，但對于管理性財務軟件，軟件公司開發力度尚小，問題較多，系統內部銜接性差。

2.2 是數據保密性、安全性差。進入系統時加上諸如操作密碼、聲音檢測、質問識別等檢測手段和操作權限設置等限制手段，實際上不能真正起到數據的保密作用。會計數據的安全性難如人意。

2.3 是企業地系統日常維護能力差，會計人員電算化水平亟待進一步提高。目前絕大多數才會人員只能進行一般的電算化操作，很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，電算化中高級人才培養迫在眉睫。

2.4 是電算化管理制度步健全并且與執行脫離。不安制度辦事，操作規程混亂、職責不清；電算化數據檔案保管力度不夠等等。

3 加強電算化會計系統內部控制措施

嚴格的內控制度是會計信息真是可靠額保證。內部控制制度要求處理同一筆業務的人員既要相互聯系，又要相相互制約。建立一整套電算化模式下的科學、可靠的內部控制制度，是會計信息真實、準確、完整、安全的保證。加強電算化會計系統下的內部控制，應從以下幾個方面著手：

3.1 營造一個良好的內部控制環境 控制環境是內部控制系統的基石，控制環境的好壞直接影響到企業內部控制的貫徹執行和企業經營目標及整體站率目標能否實現。

3.2 建立健全會計電算化崗位和操作內部控制制度 建立會計核算崗位，可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須做到不相容職務的分離。建立健全會計電算化崗位的內部控制制度，可以使不同崗位互相監督、制約，以使企業達到防止舞弊和欺詐的目的。建立健全會計電算化操作的內部控制制度，就是電算化會計系統建立了良好的運行環境，各操作人員按規定輸入數據，完成各核算模塊的運行操作，提供核算系統的各類輸出信息，以確保系統的正常運行。

3.3 建立健全計算機硬件、軟件管理的內部控制制度 企業經營活動變化及經營環境變化，可能導致使用中的軟件進行修改。計算機會計系統經過一段時間的使用也會出現一些需要進行修改的地方。因此，軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每個環節都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改。計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

3.4 建立健全電算化會計系統數據安全管理的內部控制制度數據輸入控制首先要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗，如總數控制校驗、平衡校驗、數據類型校驗、重復輸入校驗等。企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準，確、安全、可靠。如將大量的經濟業務劃分成小批量傳輸，數據傳輸適應順序編碼，傳輸時要有發送和接收的標識，收到被傳輸的數據時要有肯定確認的信息反饋，每批數據傳輸時要有時間、日期記號，等等。數據處理控制分為有有效性控制和文件控制。有效性控制包括數字的核對，對字段、記錄的長短檢查，代碼和數值有效范圍的檢查，記錄總數的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度，檢查文件的標識，檢查文件是否被感染病毒等。輸出數據控制一般應檢查輸出數據是否與輸入數據相一直，輸出數據是否完整，輸出數據是否能滿足使用部門的需要，數據的發送對象。份數應有明確的規定，要建立標準化的報告編號、收法、保管工作等。為了確保計算機會計系統產生額數據和信息被適當地存儲，便于調用、更新和檢索，企業應當對存儲數據的各種磁盤或光盤做好必要的標號，文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明，對整個修改更新過程都應做好登記，計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力。

4 加強內部審計

在會計電算化中，由于是人機對話的特殊形態，因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。內部審計必須包裹以下幾個方面：①對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合公司內置制度，憑證附件是否規范完整：②審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到帳表相符，對不妥或錯誤的帳表處理應及時調整；⑨監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象i④對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。