醫院藥庫盤點計算機帳物不符原因探討

梁宇鋒

【摘要】 目的 分析藥庫計算機管理藥品庫存賬物不符的原因,提出解決辦法。方法 通過藥庫計算機系統運行各個環節查找原因,并對應采取措施加以解決。結果 采取嚴把盤點、出庫、入庫關等,帳物相符率大幅提高。結論 加強管理可實現帳物相符。

【關鍵詞】 藥庫;計算機管理;藥品盤點;賬物不符;原因

21世紀是科學技術迅猛發展、計算機普及的信息時代,利用計算機網絡技術構建的醫院信息系統已成為醫院現代化管理的有效手段之一, 計算機在藥庫的應用,極大方便藥庫各項工作,同時要求藥庫管理更加細化、嚴密、科學。定期對藥品進行盤點,是醫院藥庫藥品管理中的重要工作之一。藥庫要求的是100%的準確度，但盤點中會出現一些問題使藥品實物數量和計算機上記錄數量不符,影響藥庫工作正常運轉。因此有必要探究影響帳物相符的因素,分析產生帳物不符的原因,然后有針對性尋求解決辦法，為提高藥品管理水平提供參考。

1 影響因素

1.1 盤點不準確。

1.1.1 盤點前清庫不徹底,仍有公司送貨單沒入庫,有退貨單、報損單、藥房借藥單沒有出庫,而造成賬物不符。

1.1.2 盤點數據輸入不準確 在數據錄入時,有時因疏忽出現輸入數量錯誤，出現差錯。

1.1.3 漏盤、誤盤 是由于盤點人員對于藥品的單位規格、包裝規格、擺放位置不熟悉、不了解而引起的。漏盤會使盤點到的實有庫存量減少,誤盤則會導致2個或多個品種的賬物不符。

1.2 入庫誤差

1.2.1 藥品入庫時錄入數據可能把1支錄成1盒,或把10片錄成10瓶而沒被發現。

1.2.2 入庫時驗收不準確 送藥時間多集中在藥品采購計劃發送后的兩天,倉管人員同時要進行藥房發放藥品的工作和藥品質量和數量驗收,疏忽時可能出現入庫差錯。

1.2.3 藥品借入 臨時從醫藥公司或其他醫院借入的藥品未及時入賬。

1.3 出庫誤差

1.3.1 計算機賬出庫與實物出庫未同時進行計算機數據時刻因自動記賬將庫存進行扣減,而藥房進行電腦領藥出庫時,藥庫當時未將藥品實物調劑發放,造成實際庫存量大于應有庫存量。

1.3.2 發藥差錯 在藥房打單領藥時,可能會發生發錯、漏藥現象。

1.3.3 藥品借出 醫藥公司或其他醫院臨時借出的藥品未及時銷賬。

1.4 電腦系統原因

1.4.1 系統漏藥 盤點時,有時盤點表會出現漏藥情況。

1.4.2 系統在盤點時取出的庫存有誤。

1.4.3 系統在藥房做退藥后未增加庫存,造成賬物不符。

1.4.4 系統在藥品分裝時價格產生變化,造成藥品入庫調價盈虧。

2 解決措施

2.1 提高盤點準確度

2.1.1 重視盤點工作 盤點數據是盤點后電腦運行的原始數據,應重視盤點工作,認真組織，建立專人負責制度,提高責任心,將賬物的查對工作分類分柜責任到人,藥劑科建立抽查、巡查相結合的監督機制^[1]。

2.1.2 科學安排盤點時間 盤點時間應選擇在每月的最后1 d,與醫院財務部門的財務統計同步; 與藥房盤點時間同步，將盤點安排在月底最后1周“大領藥日”后1晚進行,因此時貨架和庫存的藥品最少,可大大減輕藥品盤點的難度,有利于下月工作的開展。

2.1.3 對所有藥品按表擺放 在平時工作中,庫管員應按照盤點表上的藥品順序設置藥品的擺放位置，并設置編號。若有遺漏應及時補充,以免盤點過程中出現藥品漏盤現象。不同廠家同一藥品的,應設置不同編號，并避免使其出現在同一張盤點單上,以免造成信息混亂,影響盤點結果。

2.1.4 檢查所有單據上帳情況 在打印盤點單前, 做好清庫工作,該入庫入庫,該出庫出庫,確保盤點前帳目清楚、準確無后遺癥。同時,應將藥庫微機退出“藥庫藥品發藥程序”和“藥庫藥品入藥程序”,并刷新桌面,以免因后臺數據未及時更新而影響盤點的準確性^[2]。

2.1.5 盤點過程中,采取兩人負責制盤點人員要認真清點每一種藥品,防止錯點、誤點、漏點。每次盤點后,盤點數據應由另一人嚴格核對(包括編碼、規格、數量、單位、效期),確保數據準確無誤。藥品盤點結束后,庫管員應復核盤點單。對數量差別較大的藥品品種,可與藥房對帳,以彌補漏發藥或錯發藥等差錯。

2.1.6 輸入電腦的盤點數據采取兩人負責制。一人負責數據輸入，另一人進行嚴格校對(包括規格、數量、單位),保證數據全部無誤。

2.2 藥品出入庫建立專人負責制。藥劑科指定專人負責藥品出入庫的一切清單,包括入庫、記賬、科室領藥、報損、報廢、退藥、借入借出。

2.3 藥品入庫所用的憑據采用四聯單 一份倉管員留底、一份采購員做發票、一份藥劑科會計核對、最后一份財務科保留掛帳。藥品出庫所用的憑據采用三聯單。一份倉管員核對、一份領藥員留底、最后一份藥劑科會計保留對帳。環環相扣，層層核對，確保做到帳物相符。

2. 4 堅持按實物數入庫的入庫制度,嚴格實物入庫驗收制度,做到貨到電腦上也確認到帳,保證藥品入庫的帳物相符。藥房退回的藥品包裝破損或無法辨認影響正常使用的藥品,計算機上退藥入庫后還需及時與醫藥公司聯系外退出庫。

2.5 出庫準確及時 嚴格環節核對,嚴格核對計算機記賬、發藥與實際發放藥品的一致性,一人發藥,另一人復核,藥房領藥時再核對,杜絕發藥差錯。

2.6 建立核對請領單制度 為了消滅藥品請領過程中的差錯，我們建立二級庫庫管員核對出庫單與請領單制度，及時改正尚存的差錯。一般差錯系請領單上下聯不一致或出庫員錯將不同規格、不同劑型的藥品出庫。

2.7 對各種各樣的藥品外借,須經藥劑科批準方可借出。并且設置專人負責、專用借藥本,使藥品外借能夠規范化。盤點前及時督促借藥方還藥，使盤點時能夠帳物相符。

2.8 經常和電腦信息系統軟件供應商保持密切的聯系，對一些電腦系統上的問題、缺陷及時反映，及時更正，保證盤點的準確性。

3 結語

藥品盤點結果是衡量藥劑科藥品管理水平的一個重要指標,藥品管理的好壞可由賬物相符率來反映。經過大家的努力,我院藥庫帳物相符率一直保持著100%,藥品管理嚴謹規范,往來賬目清晰明了，標志著我院藥庫藥品管理工作邁上一個新臺階。

參 考 文 獻

［1］ 黃炳川,黃金標.影響藥房計算機賬物相符的原因及對策.海峽藥學,2003,15(5):152.

［2］ 彭海瑩,季波.我院門診西藥房藥品盤點方法的實施及討論.中國藥房,2004,15(12):728.