淺議醫院庫存物資管理

賈慶麗

摘要:庫存物資是醫院為保證醫療服務活動正常進行而儲存的消耗性流動資產。長期以來,受傳統觀念影響,醫院的庫存物資管理處于無序,效益低下的狀態,與現代市場經濟快速發展的形勢不相適應。如何規范醫院庫存管理,做到計劃采購,保障供應,減少流動資金占用和損失,降低醫療成本,提高醫院資金使用效益,是值得我們研究和探討的一個重要課題。

關鍵詞:醫院 庫存物資 管理

醫院物資管理是醫院為完成醫療、教學、科研等工作,對所需物資進行計劃、采購、保管、供應等組織管理工作。目前物資管理主要以庫存管理的形式進行管理,其中也包括為醫院進行科室成本核算和管理決策提供基礎數據的功能。加強醫院庫存物資管理是醫院整個資產管理的中心環節,已經成為醫院管理的主要內容。因此,醫院必須根據醫院財務制度,結合醫院實際情況,建立健全內部控制制度,以堵塞漏洞,減少損失,切實管好用好庫存資產,提高醫院資金使用效益。隨著醫療體制的改革,目前我國加入了WTO導致醫療行業開放程度和競爭強度不斷增加,醫院更加迫切需要對經營活動進行有效的管理,而庫存物資管理是經營管理中的關鍵問題之一。

一、醫院庫存物資管理存在的重要問題

(一)庫存物資管理重視不夠

重錢輕物,重購輕管的錯誤觀念的普遍存在,造成物資年年添,管理松散,大量積壓,物資去向不清。由于醫院行業性質的特殊性,認為庫存管理是財務部門的事,與其他部門無關,要做好管理工作有一定的難度。

(二)物資管理中,物資購買、領用、維修、報廢沒能及時辦理

報廢等手續不全,造成賬、物不一致,資產管理狀況混亂。物資管理部門不配合,物資報廢、減少或調價,不及時報送財務部門,造成財務賬面數與實物資產的數量、價值不符。

(三)無償占用,流失浪費嚴重

由于醫院后勤管理工作沒有得到足夠的重視,管理人員素質參差不齊,而且基本上是兼職的,內部制約機制不健全不完善,管理工作相當薄弱,導致部分庫存物資被無償占用,流失浪費。

(四)庫存管理人員責任心不強

物資管理人員不能按要求定期進行盤點,調整。物資管理部門造成會計核算不準。物資使用人員對物資不加愛護,損壞的庫存物資往倉庫里堆積了事。或堆放在科室里常年不銷帳,虛增資產賬面價值。

(五)對于盤點結果賬務處理不及時,查找原因拖延時間太長

由于庫存物資品種多,出入庫頻繁、數量大、價格變動加上操作上的失誤等原因,物資管理部門和財務管理部門的數字往往不一致,操作的失誤當時發現不了,月末對賬再去查找原因,雖然可以進行賬務調整,那也是事后處理。

(六)付款形式多樣化,造成賬物不符

庫存品種繁多,價格品種變動頻繁,有些品種一年內可能有幾次價格變動;付款形式多樣,現購現付只占有很小的比例,大多數是先進貨使用,后期付款或分期付款的方式;有的廠家先提供貨物,待使用滿意驗收合格后付款,這樣就會出現沒有發票,財務做賬不及時,出現賬實不符的情況。科室接收的捐贈物資沒有入賬等等。以上問題的存在,勢必會造成會計核算不準確,很難為決策提供準確的會計信息,影響醫院合理利用資金。

二、規范庫存物資管理的幾點對策

(一)建立庫存物資采購預算審批制度

醫院應根據實際需要,合理安排預算,防止盲目購置,從嚴控制。如果一項物資多個科室能公用的話,盡量公用,防止重復采購造成浪費。

(二)采購審批制度

規定物資采購的授權批準方式、程序和責任。未經審批不得采購。對貴重、量大的醫用材料實行分開招標采購,實現物資供應的質優價廉。降低采購價格和采購成本。

(三)推行招標采購制度是醫院遵循市場運作規律,規范醫院物資供應途徑及程序,保證采購物資質量和節約采購成本的有效措施

1.要堅持公平、公正、公開的原則,以維護醫院利益、保障醫院物資正常供應為原則,在物資供應環節中引入市場運行機制,由市場調控采購物資的質量和價格,提高采購物資工作效率,降低采購物資成本。

2.要將藥品、醫療器械、一次性衛生材料、檢驗試劑、辦公用品、低值易耗品等物資納入公開招標采購范圍。招標前要認真進行市場調查,了解基本行情,擬定各招標物資的底價,防范投標方可能存在的串標行為。

3.要通過電視臺、報刊雜志及互聯網廣泛發布招標信息,吸引更多企業參與投標競爭;嚴格審定各投標公司的生產經營證件(營業執照副本及復印件、經營許可證及復印件、稅務登記證及復印件、法人委托書等)和投標資格;參加投標的公司應交納保證金,公開招標結束后。未中標的公司給予退還,中標公司則作為合同履行保證金暫由醫院保管,合同期內無違約行為,再返還投標方。

4.要明確招標程序。參加投標的公司應購買標書,理解標書中的招標事項和招標項目內容;各公司填寫報價,并由醫院將標書進行匯總;召開招標工作現場會,現場進行開標、唱標;對唱標情況進行統計,公布評標結果;宣布各中標公司及中標價格,簽訂供貨合同,對藥品、醫療器械等重要物資與中標公司簽訂物資質量保障協議。

5.要建立中標公司的信譽檔案,收集中標公司的生產經營證件、投標資格證件,履行供貨合同情況,供應物資的質量和價格情況,售后服務情況。同時,應在合同期內對藥品、醫療器械等重要物資中標公司的質量保障體系進行評估,為下一輪招標采購工作打好基礎,為合理選擇物資供應公司提供詳細的信息。

(四)健全實物資產的計量、計價驗收、收發、領退、轉移、核對、盤點、管理責任制度

1.合理分工,明確物資產管理主體,對購買、驗收、保管、使用和維護環節指定專門部門和人員負責。做到職權分離,相互稽核。

2.嚴格執行物資供應管理制度,實行材料物資集中采購供應,降低流動資產的采購成本。可以批量采購,價格較優惠; 可以減少資金占用,節約采購成本;可以避免浪費; 可以減少對房屋的占用,減少庫房管理人員和管理成本。

3.對各種物資的采購、入庫、出庫,應嚴格按醫院制度辦理。計劃外采購和驗收不合格的物資不得辦理入庫手續。各種材料、物資的出庫,應由使用科室主任或護士長填寫領用單,經供應科室負責人審批,由記賬員出具出庫單,方可辦理物資出庫。

4.財產物資登記盤存制度,單位可以根據實際情況選擇每月、每季、年末進行實地徹底盤存并對結果進行進行處理,按照財務規章制度,該核銷的核銷,該報廢的報廢,建立健全原始記錄,使帳物一致。

(五)完善物資的核算制度,健全三賬一卡制度,財產物資部門要定期與財務部門進行核對,做到賬賬相符

對于貴重物資設備、藥品實行專人管理,建立物資技術檔案和使用情況報告制度。財務部門負責全院物資總賬,按類設置二級明細分類賬的建賬和核算工作,對各管理部門的實物會計進行業務指導,定期進行盤點清查,保證帳目清楚、賬物相符,實行會計監督。科室建立了資產明細賬和領用物資臺賬,定期清倉、查賬、盤點。對低值易耗品,財產物資部門要按科室分品種進行累計登記,科室調換負責人時,需財務部門、財產管理部門、科室三個部門共同核對物資,帳實相符后,進行交接。對于低值易耗品,還要建立以舊換新制度,嚴格控制低值易耗品的新增支出。

(六)物資資產報廢、處置制度

明確規定報廢處置條件、報批程序,對重大物資的處置,應采取集體審批制度并建立記錄機制。其處置收入必須納入醫院財務統一核算。

(七)健全科室成本核算制度,節約成本

對醫用材料實行動態定額控制,按照材料實際消耗和醫療服務需要等因素合理制定物資開支預算定額,嚴格控制材料的增長定期檢查有關預算執行情況分析消耗原因。 建立較完善的各種費用的各類開支標準、審批制度,實行財務審批“一支筆”,有效地減少不必要的開支。實行科室內部成本核算,將科室成本消耗與科室、個人利益直接掛鉤,重視投入與產出的關系,牢固樹立節約成本意識。科室結余獎勵比例按科室實際結余數進行動態控制,結余越多,績效工資越高。各部門負責人對成本數字特別敏感,他們每月都來關心自己科室的消耗,對超支部分分析原因,在下個月消耗時做到心中有數。同時,他們和醫院簽訂節約責任書,醫院以一定成本指標考核他們,對完成任務者給予一定獎勵。

(八)加強物資的使用變動管理

定期分析物資的儲備情況和使用效果。對材料庫房實行“零”存貨,限量庫存,盡量加快周轉,在保證正常醫療業務開展的前提下降低庫存成本,減少資金占用。加強管理,防止盲目采購造成的擠壓和浪費,防止資產流失,制定最高庫存量。醫院傳統的模式存在大量材料、藥品等的庫存,占用了大量的資金和場地,僅專用材料購置費就占總支出的50%左右。目前,網絡、交通四通八達,送貨及時,對有些材料、非急救藥品醫院應根據業務量作為采購的基本出發點,盡可能地在購入、使用各個環節實現“零”存貨,對非醫療用品毋需建立庫存準備。

隨著醫療技術水平提高,醫用貴重耗材和一次性醫用衛材廣泛使用,醫用材料費用在醫療總費用及醫院運行成本的比重逐年加重。總之,只有加強醫用材料的管理,進一步降低醫療服務成本、合理制定醫療服務項目價格、減輕病人負擔,才能促進資金使用效益的不斷提高。

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