九段秘書怎么做

佚　名

任務與結果的差別，是很多企業(yè)的“心病”：有時候并不是員工不盡力，大家似乎都在工作，但企業(yè)卻拿不到結果，導致銷售下降，質量波動，人心浮動，沒有業(yè)績。同樣，這也是員工們的疑惑：我這么努力，“圓滿”地完成了任務，為什么老板還是不滿意？

關鍵就在于，我們沒有把重點放到結果上，被“完成任務”迷惑了。其實在大多數情況下，對于我們想要的結果，不是辦不到，是因為我們沒有執(zhí)著地辦到。

模擬測試：總經理要秘書安排會議。

總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事中，什么是任務？什么是結果？通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議，來做服務，這是“任務”。但我們想要的結果是什么呢？

下面是一至九段秘書的不同做法，大家不妨邊看邊對照，如果你是這位秘書，你會做到第幾段呢？

一段秘書的做法：發(fā)通知。用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準備相關會議用品，并參加會議。

二段秘書的做法：抓落實。發(fā)通知之后，再打一通電話與參會的人確認，確保每個人被及時通知到。

三段秘書的做法：重檢查。發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參與，確定有沒有變動；對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況，為總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

四段秘書的做法：勤準備。發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門上貼上小條：此會議室?guī)自聨兹眨ɑ蚴侵軒祝c到幾點有會議。

五段秘書的做法：細準備。發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設備；同時呢，還主動了解這個會議的性質是什么？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)過去與這個議題相關的資料，供他們參考（領導通常都是很健忘的，否則就不會經常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。

六段秘書的做法：做記錄。發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程中詳細做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。

七段秘書的做法：發(fā)記錄。會后整理好會議記錄（錄音）給總經理，然后請示總經理是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。

八段秘書的做法：定責任。將會議上確定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，然后經當事人確認后，形成書面?zhèn)渫洠唤o總經理與當事人一人一份，并定期跟蹤各項任務的完成情況，并及時匯報總經理。

九段秘書的做法：做流程。把上述過程做成標準化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以根據這個流程，把會議服務的結果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務體系！

從以上九個不同段位的秘書的工作方法我們可以看出，由于對結果的追求程度不同，秘書的工作內容也發(fā)生了很大的變化。這種做事的理念和方法，不僅僅是針對做秘書這個職務的人需要學習，其實是我們每個人都應該學習的。

因此，在日常工作中，有這樣兩個問題是我們需要不停自省的：

1．我想要的結果是什么？

2．我的做法是否能保證拿到這個結果？（編輯/張科）