淺論檔案信息化資源的開發利用

于思琪

國家檔案局于2002年1月印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》,明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務:本著統籌規劃,統一標準,分級建設,安全保密的原則,加強檔案信息化基礎設施建設,加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理,推動館藏檔案的數字和數據庫建設。當前由于認識不高,組織不力,資金以及人力資源的缺乏,檔案信息化建設存在很多問題。

在高等院校檔案管理中,檔案利用與檔案工作者的素質關系十分密切,兩者既相輔相成,又是對立統一的。做好檔案利用工作的根本途徑是提高檔案工作者的整體素質。人是一切活動的根本,只有提高人的綜合素質,才能得心應手地做好各項工作。檔案利用效率的高低、質量好壞以及檔案利用活動的效益與檔案工作者息息相關,取決于檔案工作者的綜合素質。

—、阻礙有效開發的因素

1.開發客體的狀況阻礙著有效開發。首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發。檔案保管的分散性包括保管地點的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專業性檔案館,國家級與地方級檔案館等,不同的檔案保存在不同地點這勢必會對檔案開發造成或多或少的影響。進館檔案又有來源、事由等不同分類法,使有內容聯系的檔案在實體保管時變得分散了。其次,檔案利用范圍的內向性影響了檔案的有效開發。檔案在檔案室階段是檔案第一價值實現階段,檔案室是某一獨立的社會組織的內部職能機構之一,沒有向社會提供利用服務的職責和義務,這個時期檔案主要服務對象是檔案形成機關,為本單位的各項工作服務。檔案在檔案館階段是檔案第二價值的實現階段,檔案館是社會中專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財富并向社會各界提供廣泛服務的基地,但由于檔案查閱手續煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開發帶來了不便。再次,檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發。檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發工作,使檔案開發的周期過長,對于急切需要利用檔案的人們來說等待的時間太長了。最后,檔案狀態的原始性影響了檔案的有效開發。檔案的狀態是指載體形式、自然條件和保管狀況。現在的檔案仍然是以紙質檔案為主,其他載體的檔案占少數。對于紙張這種載體,它極易受到溫度、濕度、火災、病蟲害的影響,對其保管就應極為仔細,盡量延長紙張壽命,所以我們一直在尋找一個保存狀態簡易、可以比紙張壽命更長的存儲檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。

2.開發主體的素質制約了有效開發。首先,開發意識的被動性制約了有效開發。長久以來,檔案工作人員就處在一個被動的狀態,只有上級下達任務及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開發的操縱者,檔案工作者的文化層次及對工作是否用心、細致,直接關系到檔案信息資源是否能夠有效的開發。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經過對檔案信息的仔細研究是發現不了蘊藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開發出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對檔案信息的開發工作積極參與,用心探索。其次,知識結構的陳舊性制約了有效開發。檔案中所蘊涵的信息是多方面的,可能會涉及歷史、社會、經濟等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關工作程序是不夠的,也要相應地掌握一些歷史、社會、經濟方面的知識。而如今中國已加入WTO,與世界接軌,較高的外語及計算機水平也應為檔案工作者所掌好更有效地開發檔案信息資源。

二、檔案及其信息化

1.檔案概述。“檔案,是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據,檔案是機關工作者查考的依據,是生產建設的豐富資料,是科學研究的基礎和條件,是宣傳教育的生動素材,對社會的發展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

2.檔案信息化建設。開展檔案信息化建設首先需要明確的是其內在理念,即確保保存“社會記憶”功能的實現。因此,在檔案信息化建設中要加大對數字化檔案研究的力度,解決數字化檔案的長期保存與安全傳輸等問題。否則,“人類記憶”就會面臨丟失的危險。

檔案管理現代化、信息化,其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化。同時,需要明確的是網絡化、數字化不等于信息化。檔案信息化建設具有廣泛的內容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準的制定等等。因此,不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設,而應從多方面入手促進信息化建設。

三、檔案信息化建設的必要性

1.檔案管理現代化、信息化是必然趨勢。隨著現代科學技術的開展,檔案管理專門軟件的開發、利用和升級,檔案管理的現代化與信息化已經成為不可逆轉的趨勢,但是由于各個部門、各個地區的發展水平存在差異,所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠地區仍存在著信息化不夠的現象。

2.檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務領域。檔案管理,歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用,開發利用的效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。相比較而育,現代化管理手段儲存的各種信息,更便于利用和開發,能產生更廣泛的社會效益。

3.檔案現代化管理可以增加信息存儲量。現代科學技術的發展,特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用,可以大大增加檔案信息的存儲量,存儲密度比紙質檔案高出許多倍。

四、如何實現檔案信息化建設

檔案信息化建設要運用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實際,也不能墨守成規、固步不前;既要看數量,更要講質量;既要著眼于本身,也要關注相關事物。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程,需要慎重選擇,在具體實施的定位中,應該多做調查、分析、研究。要加快檔案管理現代化、信息化的建設,應主要做好以下方面的工作:

1.加強領導、提高認識。加快檔案信息化的建設,要更新各級領導的知識領域,檔案管理的現代化,首先是檔案管理者的現代化,否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時,應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓,改變現有檔案管理干部的知識結構,以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容,提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

2.加大投入、增配軟、硬件設施,開發適合本部門、本行業使用的專門的檔案利用軟件。在軟件方面,一方面,各單位可以依靠本單位職工,通過學習培訓等形式提高職工計算機水平,自己設計制作檔案網站,這樣做不但可以減少資料收集與網頁制作發布之間環節,便于資料的保密與網站管理維護,還大幅降低了網站的維護費用,但由于專業限制,這可能會降低網站的技術含量,使各種數據庫的開發應用受到限制;另一方面各檔案館可以委托專業機構進行網頁的設計制作及維護,在網站上建立數據庫,使各種數據的網上查詢變得方便快捷,使網站更專業化,加快檔案信息化建設的步伐。

3.引進和培養現代化管理人才。重視人才培養與教育。人才問題是任何事業興衰成敗的關鍵。檔案信息資源整合是一項全新的事業,是未來機關電子化建設的基礎,需要一大批既懂信息化、電子政務知識,又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的專門人才。公務員的信息素質以及應用能力的高低,是政府信息化能否落實的關鍵。因此,加強公務員的教育與培訓,培養適應現代辦公與電子政務的綜合型人才,是政府和有關部門必須重視的問題。其次,為了適應電子檔案管理的需要,檔案人員應當進行專業結構、年齡結構、性別結構、人員數量等方面的調整,從而有效地進行檔案信息的綜合開發。目前檔案管理專業的人員非常少,這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利,要改變這種狀況,簡捷的辦法就是對有發展前途的年輕干部加大檔案管理業務培訓,以適應現代化、信息化管理的需要。

加快檔案信息化建設,要加強領導、提高認識。認真研究,合理規劃,爭取支持,加大投入,配備人才;要抓住機遇,努力把檔案信息化建設作為政府電子政務建設中的一個重要內容,逐步構建起各地檔案信息平臺,提高工作水平、工作效率,提升服務質量;要制定信息化建設的中期規劃和短期目標,爭取政府和上級部門的支持,加大投入,逐漸增配軟、硬件設施,打好工作基礎,使檔案工作的管理水平邁上一個新臺階,為社會創造更大的經濟效益和社會效益。

信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向,檔案信息是經濟發展的重要保證,在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代,檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行,我們必須加快檔案的現代化管理進程,逐步實現檔案的信息化建設。□

(編輯/丹桔)