淺談油田檔案管理計算機系統的應用

(陜西延長石油油田公司陜西延安716000)

摘要隨著計算機網絡的廣泛應用，辦公自動化得到了快速發展和完善。油田企業傳統的手工檔案管理已經日趨顯現其弊端。建設數字檔案館是油田檔案工作發展的必由之路。根據企業油田油井檔案的實際工作需要而設計的計算機檔案管理系統，其數據庫系統以Oracle 數據庫為基礎構架，屬于C/S 結構，為網絡版，也可單機使用。

關鍵詞檔案管理；企業檔案；油田檔案；計算機網絡

一、油田檔案計算機管理目標及內容

檔案是國家機關、團體及企事業單位在從事生產活動過程中，形成的具有一定價值的材料或實物。為了提高檔案管理工作效率、提高檔案查找的準確率，采用一套規劃嚴謹、科學、規范的計算機軟件系統來進行管理已經成為我國的一些檔案管理部門的必要措施。

隨著計算機網絡進一步的發展，數字信息將滲透到我們生活的各個領域，在企業建設數字檔案館是檔案工作發展的必由之路，也是今后發展的目標。

油田檔案管理系統的目標是實現檔案收集的數字化、檔案保管的數字化、檔案利用的數字化，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，利用計算機網絡技術實現檔案資源的共享。

油田數字檔案工作系統的主要內容包括：

數字檔案的收集。數字檔案的收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。由于油田內部局域網建設已達成熟階段，所以數字文件歸檔將是一種很便捷的方式。只需各部門資料處理人員將形成的電子文件通過局域網再轉發一份到檔案館即可。

數字檔案的保管。檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器以及光、磁盤存儲，極小空間可存放大量的數字文件。同時，防止信息丟失、被非法更改等，尤其是在網絡環境中，更應注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲管理等問題。

數字檔案的利用。油田內部管理局域網的成熟運用，通過油田內部局域網開展電子檢索服務。在各采油廠、各部門之間互傳、互換信息；聯機建立用戶使用情況文檔。

實現檔案數據的統計、檢索、借閱等功能，提高了檔案整理、編目和保管水平，提高了工作效率，完全符合現代檔案管理信息化的需要。

二、油田檔案管理系統設計的背景及作用

在手工管理檔案時主要存在的缺點是：檢索工具少，無法提供高效、快速的利用；檔案在查閱過程中，丟失、損壞現象嚴重；無法多人同時利用檔案，重復利用率低。

現有的很多企業檔案工作事實上是計算機管理模式，工作對象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計算機的作用只是輔助人工管理檔案實體，而不是處理檔案數據。這樣做使檔案工作計算機輔助管理發展失去了外在的動力。

油田檔案管理系統是以檔案工作的基本理論為指導，結合計算機管理的特點開發而成的，其作用如下：

一是具有強大的查詢檢索功能，方便快捷。

二是使用檔案管理系統后，原始檔案的使用率下降，使得檔案保存時間大大延長，而且通過使用真空壓縮技術降低檔案的占用空間、倉儲、管理費用。

三是取代了檔案管理人員大量繁重的手工操作，使檔案管理更加科學化、規范化、人性化。

四是對于數字檔案館的建設具有推動作用，同時提高檔案的現實利用價值。

將保存的所有油田檔案進行逐一排查、記錄，并集中將檔案號、井號以及其它信息分廠、分區逐級錄入數據庫，采用基本信息數據庫(VFP)管理檔案，查檔速度比人工管理方便、快捷。

為實現油田檔案電子化，我們根據企業油田油井檔案的實際工作需要，設計了計算機檔案管理系統。該數據庫系統以Oracle 數據庫為基礎構架，屬于C/S 結構，為網絡版，也可單機使用。

三、油田檔案計算機管理系統的設計與實現

1、檔案計算機管理系統軟件的設計

建立計算機檔案管理系統，該系統軟件的設計主要有以下幾個功能模塊：

(1)程序登陸模塊：進行軟件使用者身份、權限等各種安全保護。

(2)普通查詢模塊：油田檔案資料各類條件組合查詢信息；對資料所屬采油廠、區塊、單井檔案號進行精確、模糊定位以及圖片查詢。

(3)系統維護模塊：對使用人員進行密碼、級別等信息設定。

(4)數據庫模塊：單位、技術、類別、文化、圖片、項目刪除信息維護；數據庫轉換(Oracle- Vfp)功能，將數據轉換格式存入到磁盤。

(5)基本信息模塊：將油田油井各類檔案基本信息、圖片進行輸入、修改、刪除、保存。

(6)圖片信息模塊：經過多條件組合查詢，鎖定具體井號信息；所屬采油廠、檔案號模糊查詢定位。并將測井、古井各類圖件信息圖片進行處理。

(7)分類信息模塊：原始記錄、詳細信息、類別查詢、檔案轉遞等分類信息批量顯示。

(8)統計信息模塊：對油井各類條件組合查詢信息進行統計以及報表輸出；對采油廠編號、油井井號、檔案號進行模糊定位以及圖片查詢。

(9)幫助模塊：針對軟件的使用以及功能進行簡單說明。

2、油田油井檔案計算機管理工作程序及應用

(1)檔案人員接收檔案后將基本信息通過程序輸入數據庫中保存。

(2)將檔案涉及到的具有重要參考價值的可視化信息掃描成圖片，對應基本信息保存到計算機中。

(3)將檔案材料的物理位置輸入數據庫。

(4)采油廠、公司各部門需要統計、查閱、調出檔案時，根據程序的多種組合查詢條件檢索到相應資料，并且打印出來。若需要原始材料，則定位到具體物理位置提取相關檔案進行查閱。

通過應用油田檔案系統，將公司各采油廠(部)各類油井的各種信息逐一錄入數據庫中，油井重要材料通過掃描成可視化圖片保存在計算機中，前端應用程序系統直接從網上數據庫提取數據進行處理，實現油井檔案從基本信息的處理、圖片信息的處理，充分利用油井資料，對提高勘探開發效益將起到積極的推動作用。

四、建立和完善油田檔案計算機管理系統的目的及意義

通過應用油田檔案計算機管理系統，充分利用各類檔案資料創造最大的價值，已成為油田檔案管理的重要工作內容。

1、建立油田檔案計算機管理系統，通過快速反饋準確的數據信息，使企業領導和技術決策部門及時掌握相關方面的各廠，各區塊，各類油井工程、地質資料，使油井資料效能得到有效發揮。

2、油田檔案管理電子化的應用，實現了快速、多途徑的全文檢索，減輕了檔案員的勞動強度，同時使檔案人員從繁重、緩慢的手工檢索中解脫出來，更多地關注油田檔案信息資源的建設、開發與服務。

3、建立油田檔案計算機管理系統有利于保持文件的歷史原貌。很多原始的很難長時間保存的文稿、圖片，隨著時間的推移會變黃、老化，通過電子化存入計算機中，可以永久性保留。

4、建立油田檔案計算機管理系統有利于提高檔案管理的工作質量，全方位提高檔案工作的質量和效益，使油田檔案管理更加科學、高效。

5、建立油田檔案計算機管理系統，不但解決了手工管理的不利因素，還提高了信息采集的迅速性和準確性。為不同單位及相關領導在油田各類資料的使用上提供及時、可靠的依據。

五、結論

1、隨著計算機網絡的廣泛應用，建立油田檔案計算機管理系統是實現數字化油田的重要方面，也是提高企業管理效率的重要內容，對單位改善管理和降低成本，提高內部管理的效率和效能至關重要。

2、通過油田檔案計算機管理系統，能充分利用現有基礎資料，加強基礎信息的分析對比，有利于提高檔案管理的工作質量，減少文件管理不善等問題，使油田檔案管理更加科學、高效。

參考文獻

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作者簡介

張曉萍，女，陜西延川人，現供職于陜西延長石油集團油田公司勘探部．