淺談企業管理中的非正式組織

屈曉靜

【摘要】隨著經濟的發展、社會的進步,非正式組織逐漸受到人們的重視。只有對非正式組織有了更進一步的認識,管理者才能夠在管理工作當中,更加有效地發揮非正式組織的積極作用,使非正式組織能夠與正式組織完美地結合,切實彌補正式組織的不足,從而實現組織的總體目標。文章分析非正式組織的概念、差異、產生原因和它的積極、消極作用,并就對非正式組織的管理提出建議。

【關鍵詞】管理;非正式;組織

【Abstract】With the development of the economy and theprogress of the society, the informal organizations wereconcerned gradually by the people. If the administratorsknow the informal organizations well, they can takeadvantage of the informal organizations.and making theformal organizations connect with the informal organizations perfectly, making up the shortcomings of theformal organizations, in order to realize the wholetarget. This author analyzed the definition of the informalorganizations, and its advantages and disadvantages .Provided some advice to the informal organizations.

【Key words】administration;informal;organization

非正式組織的研究最早開始于20世紀30年代梅奧等人所做的“霍桑實驗”。在他們的“銀行路線房間(Banking Wiring Room)”試驗中,發現:非正式組織中所形成的規范能夠將工人的產量維持在一定的水平,不會過高也不會過低。我們可以看出,著力于愉悅工作環境和“SE作擴展(工作穩定)”等目標的非正式組織標準被證明比管理者以報酬為中心的激勵控制體系更為有力。從此以后,非正式組織的研究激起了很多國內外學者的研究興趣。

切斯特?I?巴納德,在《管理人員的職能》一書中指出“ 正式組織是從非正式組織發展來的,也是非正式組織所必需的,但是當正式組織開始運轉時,它們產生并且需要非正式組織”。從中我們得知正式組織和非正式組織是同一現象的相互依存的兩個方面,二者缺一不可。

1. 非正式組織產生的原因

非正式組織是伴隨著正式組織的運轉而形成的。正式組織中的某些成員,由于某種原因在平時相處中會形成一些共同接受并遵循的行為規范,從而使原來松散、隨機形成的群體漸漸變成趨向固定的非正式組織。一般來說,形成非正式組織的原因可以歸納為人的社會性、追求共性、自我表現的要求、為了在正式組織中得到更大的發展和逃避單調、乏味的組織生活等幾種。(一)志向性因素 , 即員工在企業生產經營活動中 , 由于共同的工作或工作中的聯系而產生相似的態度和價值觀。工作上經常互相幫助,為完成某一目標而協力合作,是構成非正式組織的條件之一。(二)社交性因素,即企業員工因各種社會關系的紐帶而形成非正式組織 , 如“師徒關系”、“學友關系”、“戰友關系”、“老鄉關系”等。由于相同的生活習慣、語言文化、等一些客觀因素,企業中的這些員工相互關系往往較他人更加密切。(三)需求性因素,即員工出于希望相互間建立良好人際關系并在相互適合對方個性基礎上而發展聯系進而形成非正式組織。

2. 非正式組織的特點

(一)自發形成,具有較強凝聚力。非正式組織的形成是由于在一定時期內一些人有某種共同的利益,共同的信念和觀點,或者有相同的社會背景,類似的生活經歷,或相同志趣愛好而自發結合在一起的。它以心理相容為基礎,以個人感情為紐帶,成員間相互依賴,凝聚力較強,有時甚至為實現目標而達到非理智的地步。(二)形式靈活,具有廣泛滲透力。從組成形式看,非正式組織可分為權威型、利益型、愛好型等,其形式多種多樣,結構較松散,合則聚,不合則散,其覆蓋面又比較廣,可滲透到社會的不同部門和不同行業。(三)信息溝通靈活,傳播速度快。非正式組織成員之間交往頻繁,信息傳遞快,成員對信息反映往往具有很大相似性。但也往往存在成員看問題的片面性和信息傳遞的失真性,使非正組織成為“小道消息”和“小報告”的傳播媒介。(四)自發形成非制度化行為規范。盡管非正式組織沒有嚴密的組織形式和嚴明的紀律 , 但它一經形成,便自發產生一套有效的不成文規范和獎懲辦法,以此調節成員的行為,影響成員的心理。(五)以個人權威進行領導。非正式組織的領導人物是在其形成發展中依靠個人威信等而自然涌現的,往往具有某些才能,如人品好、技術高、號召力強、成員擁戴程度高。

3. 非正式和正式組織的區別

非正式的接觸和相互作用為正式組織的產生創造了必要條件。正式組織的建立必然需要一個事前的接觸以及相應的準備過程,當非正式的聯系達到一定階段,協作意愿促使人們彼此達成共識,必然會促成正式組織的建立。反過來,這也為非正式組織繼續存活提供了相應的生存環境。二者相互依存缺一不可。但是,二者也存在著明顯的差異。

正式組織是為有效地實現共同目標而規定成員之間的相互關系和職責范圍的組織體系。它的組織結構,成員的權利和義務,均由管理部門規定,組織中的各種活動必須遵循有關規章和制度。非正式組織是不確定的而且沒有固定結構的分支機構,是由無意識的社會過程產生的,可把它看成是一種沒有固定形態的、密度經常變化的集合體。

正式組織是一種技術-經濟系統,而非正式組織是一種社會系統;正式組織的關系是工作關系,而非正式組織的關系是社會關系;正式組織講求效率的邏輯,而非正式組織則推崇感情的邏輯;在正式組織中,管理依賴的是職權,而在非正式組織中管理更多地依賴于領袖個人的人格魅力。

事實上,正式組織效率的邏輯與非正式組織感情的邏輯二者之間是可以存在彼此融合的。一般而言,集體的行動比單純的個人努力更有利于共同利益的實現,人們為了共同的利益才會去遵守特定的行為準則,而感情的邏輯恰恰有助于降低人際互動過程中的協調成本,低成本地達成目標。因此,尋求正式組織效率的邏輯同非正式組織感情的邏輯的有效協調,就能實現正式組織和非正式組織的有機結合。

4. 非正式組織和企業管理的關系

在任何組織或社會的構成中,非正式組織的存在既具有客觀性,又具有必然性,其作用對正式組織來講是一把雙刃劍:當非正式組織的組織結構和行為取向與正式組織保持一致或基本一致時,非正式組織往往能發揮積極的作用,有助于營造良好融洽的領導關系。當非正式組織不配合正式組織的工作時,特別是非正式組織的領導行為與正式組織的領導行為發生嚴重沖突時,非正式組織就會產生消極作用,破壞既有的良好領導關系,或者激化矛盾,最終阻礙組織目標的實現。

4.1 非正式組織對企業管理的積極影響。

當非正式組織的目標與組織目標一致時,對組織起到積極的促進作用時,往往會給組織帶來很多好處。而且,這樣的非正式組織內部越具有凝聚力,主要表現在:一是彌補員工的情感和社交需要。在企業中,非正式組織通過富有感情色彩的個性化交往,不僅可以增進員工間的交流和溝通,加深職工的安全感、歸屬感,而且可以使員工在激烈競爭中承受的壓力和產生的挫折感在此得到緩解和撫慰。人們在非正式組織中傳遞著各種各樣的信息,了解周圍發生的事情,傾訴自己的感情。二是緩解矛盾,增強企業凝聚力和向心力。當個人與組織發生矛盾時,通過其“核心人物”出面做工作而化解矛盾,增強團結。此外,非正式組織成員的構成不受部門和級別限制,能給人提供心理認同等條件,有助于強化個人協作意愿,產生合作精神,培養個人對組織的忠誠。三是擴大信息交流,完善意見溝通。一般說來,非正式組織覆蓋社會的各個領域,可彌補正規信息收集渠道的不足。對于一些有爭議的問題、意見等,非正式組織通常可以通過“明星式”或“全通道式”的溝通渠道來交換意見,觀察反應,為最后決策尋求支持。四是促進企業發揮功效。非正式組織的存在(當管理者得到非正式組織的支持和配合時)不僅可以減輕管理者的負擔,彌補管理者管理能力的不足,而且能在重要決策推行之前為管理者評估該決策可行性提供條件。同時,監督管理者謹慎工作,發揮效用。五是非正式組織使組織成員增強工作滿意感和穩定性。非正式組織往往比正式組織更能使員工產生一種歸屬感和安全感.因此,非正式組織為成員提供在正式組織中很難得到的心理需要的滿足,創造一種更加和諧、融洽的人際關系,提高成員的相互合作精神。

4.2 非正式組織對企業管理的消極影響。

雖然非正式組織會帶來一些好處,但也通常會給組織帶來一些潛在的問題。例如,非正式組織的存在能夠促進溝通,有助于在員工中間傳遞一些有用的信息,但也常常成為小道消息、流言蜚語傳遞的途徑;非正式組織可能會接納、排斥某些員工,導致他們的不滿意。一是抵制變革,壓制冒尖。受社會歷史文化影響 , 尋求維持現狀是群體中人們的一種普遍心理。當企業面臨改革時,往往會影響人員崗位的調整,進而遭到非正式組織成員的抵制,造成企業創新的惰性。同時,非正式組織往往會千方百計地壓制個人努力,勞動模范經常遭受打擊,正是我們日常生活中的例子。二是目標沖突,角色矛盾。 當企業目標與非正式組織目標不一致或損害其利益時 ,成員間較強的凝聚力往往會促使他們群起而攻之,影響企業目標的貫徹實施。通常個人既屬于某個正式組織 , 又隸屬于一個或某些非正式組織,容易產生角色任務的沖突,從而降低組織活動的效率。三是非正式組織常常導致成員的從眾行為。在非正式組織中員工不由自主地就會做出與這個組織中大多數人一致的行為,他們在非正式組織中的卷入程度越高,就越容易從眾。從眾是由群體規范和群體壓力造成的。如果群體成員不遵守群體規范,他將受到各種各樣的制裁,例如,其他群體成員可能會孤立他,或者干擾他的工作,或者嘲笑奚落他等。

5. 對非正式組織的管理策略

非正式組織的存在是一個客觀現象,由于非正式組織具有正負兩方面的作用,所以管理者不能采取簡單的禁止或取締態度,而應該對它加以妥善的管理。管理者應因勢利導,善于最大限度地發揮非正式組織的積極作用而克服其消極作用。具體地說,作為正式組織的管理者,應該做到如下幾個方面:首先,在管理中要謹防非正式組織的“緊密化”。 一般來說,松散的非正式組織對于企業或部門的發展是有利的,能提升人性化管理,改善員工間關系,創造輕松融洽的工作氛圍,激發員工的創造性。而當非正式組織逐漸演變成緊密型結構時,員工內部及員工和管理者之間的工作關系緊張,存在安于現狀、消極怠工的現象,并且員工普遍缺乏創新意識,工作效率不斷下降,從而無法實現管理目標。當非正式組織在內部形成后,管理人員需要定期對非正式組織的緊密程度進行考察評估,根據評估結果做出相應的決策,謹防非正式組織的緊密化。其次,讓管理層融入非正式組織。 由于骨干員工所具有的一些特點,如創新意識和獨立性較強,因此非正式組織對他們的行為方式和工作表現往往會產生很大的影響。這時,管理人員就要對骨干員工進行適當的引導,使他們融入到某些松散的非正式組織中,或者弱化緊密型非正式組織對骨干員工的影響。管理人員可以成為非正式組織的成員,融入到非正式組織中,施展個人影響,逐漸使非正式組織的行為和利益與正式組織管理目標保持一致。第三,關注中層的管理方式。在企業管理中,有的管理人員為強化自己的管理職能,通過采用籠絡員工的方式來培育自己的親信,增強管理效力,客觀上已形成了非正式組織。這類部門,營造了不好的人員關系和工作氛圍,結果是企業或部門員工缺少創新精神,工作效率低下,優秀人才逐漸流失,不再有建設性的意見和建議,員工要么刻意奉承,要么被約束。因此,企業領導要定期評估企業內部中層經理們的管理方式,防止管理行為中所滋生的非正式組織。

6. 結語

21世紀,是一個以知識和信息化為基礎的全面競爭時代。在這個時代,組織面臨環境的不確定性也在一步步地增大。傳統的以正式組織為載體的溝通方式已越來越不能滿足人們的需要,非正式的溝通方式已越來越受到人們的重視。為實現組織目標而改變或是增強非正式的標準逐漸被認為是管理者的主要職責。組織管理者應該追求非正式組織與正式組織最完美的結合,從而更好地為正式組織做出積極的貢獻。

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收稿日期:2009-09-23