加強學校檔案管理　強化主動服務意識

摘要：檔案法的頒布實施，使檔案工作走上了一個更加良好的新局面，做好檔案工作主要的是深化檔案管理，提高檔案的服務意識，才能體現檔案的自身價值。

關鍵詞：檔案管理；服務意識；主動服務；群體意識

中圖分類號：G648文獻標識碼：A文章編號：1009-2374（2009）09-0075-02

檔案是歷史的見證,是人類智慧的結晶,是黨和國家寶貴的文化財富。我院是一所高等醫學院校，以其學制長、專業門類多、學科分類細、檔案資料學術價值高等諸多因素而顯示出其特色，所以搞好檔案資料的收集、整理、管理和利用等系列服務工作是十分重要的。從黨的十一屆三中全會以來，隨著黨的工作重點轉移，檔案管理部門逐步由封閉型向半開放型和開放型轉化，為四化建設服務方面做了大量工作，取得了顯著成績。特別是檔案法的頒布實施，使檔案工作走上了依法治檔的軌道，為檔案工作創造了良好的條件，檔案工作應該有一個更加良好的局面。如何開創檔案工作新局面呢？我認為當前應該把注意力放在深化檔案管理和強化主動服務意識上來。

一、加強領導，增強檔案的群體意識

增強檔案意識，是做好檔案工作的前提條件。為了切實增強全院各處、系、部的檔案員意識，領導意識和全員檔案意識，從三個方面開展宣傳工作：（1）檔案管理在機關工作中的重要地位和作用使大家認識到檔案工作不是可有可無，而是作用重大的一項工作，是傳遞、貯存信息的重要工具和手段；（2）檔案管理與機關職能部門工作的關系，使大家認識到檔案工作與機關職能部門工作之間是一種相互服務，相互促進的統一關系；（3）檔案管理的基礎知識。辦公室積極采取學習文件，業務輔導、參加培訓等形式，特別是對兼職檔案員講解檔案工作業務知識，使大家對檔案管理比較熟悉。通過一系列的工作，全院各處、系、部的檔案工作有了明顯的提高，主要表現在以下四個方面：

1．在管理領導上，由過去只是分管領導重視變為領導群體重視，做到了書記親自抓，分管院長、主任具體抓，其他領導積極主動配合抓。學院成立了以主管檔案院長為組長的各處、系、部檔案領導小組，有效地保證了檔案工作的日常管理和達標升級的順利開展。

2．在管理力量上，由過去只是辦公室專門管理轉變為以院長辦公室為主體，有關職能部門配合的網絡管理體系。各職能處、系、部室配備了兼職檔案員，形成了檔案管理為處、系、部提供服務，各處、系、部主動支持搞好檔案管理的局面。

3．在管理內容上，由過去只重視文書檔案轉變為有人事、財務、基建、科技、教學、臨床教學等全面管理綜合檔案，做到了全院檔案資料按標準統一收集、整理，按規定要求統一管理。我院從1965年至2007年綜合檔案室存有各類檔案、資料共 8267卷（冊），其中文書檔案5436卷，會計113，教學1671卷，科研186卷，基建794卷，外事、聲像、照片67卷。

4．在管理設置上，由過去比較簡陋的條件轉變為基本符合國家規定標準要求。各處、系、部都根據院里的實際，按照有關規定和要求，積極支持和配置了檔案管理設施，使學院綜合檔案室都已形成了一定的模式，做到專人專室和專柜。為了使檔案有較好的管理條件，對檔案庫房進行了更新；由過去簡單的木質檔案柜、架一律改為按國家標準要求的檔案柜、檔案裝具、檢索工具柜等，除此之外還配有溫濕計，照相機、復印機、滅火器、電腦、掃描儀、去濕機等等設備及安全報警裝置。并在1994年我院就實現了檔案微機管理。2007年全院又更新為網絡版管理系統。

5．在管理利用上，強化服務功能。檔案管理的目的在于應用，在于為教學中心工作搞好服務。近年來，根據國家教育、湖北省高等教育發展規劃精神，結合學校辦學實際和醫學教育發展趨勢，科學制定了“十一五”發展規劃，明確辦學指導思想和辦學定位：力爭經過15年的努力，到2020年把學校建設成為省內一流、國內知名、國際知曉，2～3個專業進入國內同類醫科院校領先行列的教學型醫科大學。那么，學校的基本建設、教學評估、審報碩士授予權等等的檔案管理工作也大有作為。近年來隨著我院招生規模的不斷擴大，基本建設也在不斷加速，諸多項目工作都涉及到檔案作為查找依據。鑒于此情況，綜合檔案室及時調整思路，主動為重點項目搞好服務，保證了各重點項目工作的順利進行。如在勤政樓、老圖書館的舊房改造時，就是依據基建檔案資料才得以找準各個持撐基礎點的，更是工程質量和進度大大提高、提前。目前，基建檔案的利用率越來越高，為我院重點項目建設的服務功能也越來越強，更進一步為我院基本建設又好又快地發展奠定基礎。

二、抓管理，健全制度，努力提高檔案管理水平

檔案管理是一門融技術和政策性于一體的學科。因此，我們在堅持標準上下功夫，在規范管理上花力氣，積極創造條件向檔案管理規范化、系統化、科學化方向邁進。（1）建立健全各種檔案管理制度和登記簿。檔案管理制度是實施檔案有效管理的保證，為了使檔案管理真正落到實處，學院建立健全了檔案的管理制度、保密制度、利用制度、安全保衛制度等。為了杜絕檔案資料在收集、整理和開展利用中的差錯發生，我們還建立了檔案借閱登記簿、收發文登記簿、三密文件登記等；（2）按照升級標準，實行檔案管理“四統一”。根據《湖北省機關檔案管理升級標準》的要求，按章行事，毫不含糊。如在檔案分類整理中，嚴格按照規定標準進行認真整理。學院檔案管理實現了管理制度、檔案裝具、案卷排列、封面書寫“四統一”；（3）規范了管理程序。為了更好地深化檔案管理工作，規范管理及操作程序，我們堅持平時立卷，按照有關要求和規定，實行分類歸檔；（4）文件資料的傳遞上，一律按文件的輕重緩急，區別對待，分類處理。為了查找方便，還設立了案卷分類一覽表，基本做到了收發傳遞快，資料收集全，整理裝訂美觀，查找文件準。

三、擺正檔案工作位置，解決自身認識問題，以實際行動提高自身社會地位

檔案工作屬于上層建筑的范疇，它是為教學基礎服務的。但是在實際工作中，時常聽到人們對領導不重視檔案工作和社會對之不公的埋怨聲。這固然不排除上述問題存在，但是也確有我們自身的認識問題。

我認為有三個認識問題亟待解決。首先是要擺正檔案工作的位置。檔案工作重點應轉變到服從并服務于四化建設上。不論過去還是現在，檔案工作都處于“服務”的位置上，那就不能把它強調到不適當的程度，過分要求領導像重視教學工作那樣去重視它，從而不恰當地去責怪領導。特別不應忽視自身認識上片面性的一面，應自覺擺正自己的位置。只有體諒領導的難處，才不至于產生對立情緒，產生負效應。其次是應從自身認識上去解決，有些分管檔案工作的領導并不十分了解檔案工作，要靠我們去多請示、多匯報、多做宣傳工作，讓領導盡快地熟悉檔案工作，認識其重要性，從而重視它，絕非埋怨所能解決問題的。第三點，也是最重要的一點，就是檔案作用發揮的如何決定著檔案工作社會地位的高低。如果你每天把主要精力花在嘴上埋怨領導不重視，埋怨社會對待不公，而不以實際行動主動為社會服務，為四化建設做出貢獻，也就沒有理由對社會提出種種要求。我們的著眼點應是主動服務多做貢獻去贏得重視，從而提高自身的社會地位。

四、為學院發展和社會需求服務做出更大的貢獻，必須強化主動服務意識

檔案工作在服務方式上客觀存在著被動服務和主動服務兩種并存的方式。所謂被動服務，就是通常所說的“等客上門”，被動地為利用者提供服務。這種方式有待于進一步深化，我們要在提高服務水平，在查準率、查全率和方便利用等方面下功夫。所謂主動服務，就是積極主動地為領導決策和社會各方面的利用者著想，積極努力創造各種服務的條件，主動提供多種服務。這種服務方式，正是我們現在工作的目標，也是當前必須強化的一種服務方式。為此，必須強化主動服務的觀念、強化信息觀念和效益觀念，做主動為學院發展和社會需求服務的熱心人。要用積極創造開發利用的物質條件，提高管理水平，主動為領導決策和教學各方面的利用提供多種服務，才能使之轉化為經濟效益和社會效益。

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作者簡介：肖永菊（1961－），女，湖北十堰人，鄖陽醫學院辦公室館員，研究方向：檔案管理。