淺談疾病預防控制機構業務檔案管理

杜廣宇

疾病預防控制機構業務檔案是疾病預防控制工作長期積累的資料,對開展疫情的預測預報、流行病學分析、制訂公共衛生實施監督監測方案,更可能為若干年后發現或分析疫情流行規律提供依據。筆者認為加強疾病預防控制機構業務檔案管理,能有效地利用信息資源,廣泛開展信息交流,使業務檔案發揮其利用價值,有助于疾病預防控制事業的發展。那么,業務檔案采取何種管理方式,才能保證其信息共享,筆者認為有如下幾方面。

一、對疾病預防控制機構業務檔案實行分級管理

疾病預防控制機構業務檔案的劃分范圍,應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則,將那些反映主要業務工作總體水平的資料以及基礎監督監測且有一定學術價值,保管時限長的資料確定為中心級檔案,以確保中心業務檔案能反映和概括本機構業務活動及工作水平。包括:(1)將疾病預防控制業務檔案納入中心檔案管理體系,由中心辦公室統一領導、檔案室組織實施。(2)將業務檔案分為中心、科兩級。對業務活動中形成的大量疾病防治、監測資料,可分為中心級檔案和科級檔案兩個層次。中心檔案:凡劃歸中心管理的業務檔案,由各科負責立卷,定期交中心檔案室歸檔,統一保管和提供利用。科室檔案:凡劃歸科級管理檔案,由各科室收集整理立卷,指定專人負責保管,提供利用。

二、疾病預防控制機構業務檔案范圍的確定

1.中心檔案范圍:(1)業務工作法規、標準及技術方法的研究檔案,如有關證書、研究報告等。(2)年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學生常見病等疾病防治方案、流行病學分析、疫情流行趨勢預測、不明原因疾病的調查分析等。(3)年度或跨年度疾病監測總結分析。(4)重大事故、重大疫情、暴發疫情、中毒調查處理的有關資料,包括調查報告及現場調查分析總結。(5)專題調查:包括調查設計、調查報告或總結、統計匯總資料。(6)各項業務工作的統計月報、年報。(7)中、省、市級刊物上發表的業務論文。

2.科級檔案范圍:對轄區內疾病預防控制機構所提供的報表、總結等資料。因疾病流行規律,防治措施來自于長期、大量的日常性監測工作的積累,不僅對當年的疫情分析有用,更可能是若干年發現或分析疫情流行規律,不少資料需要逐年加以補充。這些資料的保管周期不易確定,可隨需而定。因此,這些一般性、經常性業務活動形成的資料應作為科級檔案保管。科級業務檔案可有以下幾方面:(1)疾病監測報告,包括流行病學調查原始資料、調查方案;(2)基層常規報表,包括月報、季報、年報等;(3)重大暴發疫情的處理資料;(4)疾病監測原始記錄、督導檢查記錄及總結。

三、加強疾病預防控制機構業務檔案的管理途徑

業務檔案不僅反映本單位業務工作全貌和工作水平,為疾疾預防控制工作的正確決策提供有力的依據,同時由于業務檔案范圍明確,要求各科業務人員不能滯留在一般性工作小結,而是要在大量的監督監測資料上做進一步加工,形成分析報告,促進提高業務工作水平。

疾病預防控制業務連續性很強。在開展疫情的分析、預測預報,制定公共衛生實施監督監測的過程中,都需要掌握對比前年度的監督監測數據,預防醫學研究更需要比較長年度的相關數據作為依據,做出針對性的統計分析。因此,疾病預防控制中心實行業務檔案分級管理有助于業務工作的開展。

1.建立管理網絡是通過中心、科室的管理而實現的。由主管中心主任牽頭、各科長參加的全中心檔案管理委員會,負責業務檔案工作的領導、規劃的總體要求,制定業務檔案的各項管理制度,除管理中心業務檔案外,還要指導科級業務檔案管理,以保證業務檔案的完整性,提高信息利用價值。

2.建立切實可行的業務檔案管理制度。對種類繁多、形式各異的業務檔案,要實行科學規范的管理,建立切合實際的管理制度。在制定業務檔案歸檔范圍和歸檔制度時,應注意結合科室主要業務活動,確定符合業務實際的中心級和科級業務檔案的范圍,提出統一的立卷要求,以確保業務檔案的規范。嚴格科級檔案的保管及利用制度,任何人不得將檔案據為己有。

3.加強對兼職檔案員的培訓和指導。各科兼職檔案人員不但要熟悉本科業務,還要熟悉檔案管理知識,定期舉辦檔案業務培訓講座,將檔案管理業務學習列入兼職人員繼續教育學習內容,進行學分評定,以提高檔案業務學習的積極性。□

(編輯/永安實習編輯/原野)