試論檔案工作中的保密

劉文英

絕密檔案是黨和國家的核心秘密,它關系到黨和國家的安全,關系到國家的政治活動、軍事活動和經濟發(fā)展的成敗,關系到四化建設的進程。因此,為確保國家核心秘密的安全,必須管理好絕密檔案。

絕密檔案應與非絕密檔案分別保管。要設保險柜、保險鎖、防盜器,從保管條件上確保絕密檔案的安全。

提高絕密檔案管理人員的素質,絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特點。他們對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。因此,檔案保密工作好與壞,檔案管理人員的素質是個關鍵。絕密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識,不僅要有嚴謹的工作作風,經手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,而且要防止“無形”存儲在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的秘密,這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合,往往一句話,說者無意,聽者有心。在不知不覺中就泄露了秘密,所以檔案人員無論在什么場合,都應做到守口如瓶,萬無一失,把保守國家秘密作為自己的神圣職責和應盡的義務。

加強絕密檔案的日常管理,絕密檔案的調閱、移出、銷毀等應嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理,必須經指定領導人審批、認真履行登記、簽字手續(xù),任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查、發(fā)現失密、泄密問題,應及時查明原因,進行補救。

正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用,根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保有價值,準確地制定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內,如被泄露,將對國家的安全和利益造成們危害來確定的,要表示該國家秘密事項在其確定的期限內,受國家有關保密法律、法規(guī)的保護,產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定,除有特殊規(guī)定外,絕密級事項不超過30年,機密級事項不超過20年,秘密級事項不超過10年。

檔案管理人員的職責,就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務,也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不亂。不壞,就是使檔案保管得完好無損,不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已破損的檔案要及時搶救。不丟,就是保證檔案絕對安全。不散,就是要求檔案的保管相對集中。不亂,就是要求檔案的保管工作有條不紊,檔案排架整齊規(guī)范,有規(guī)可循,有目可查。

檔案在保管過程中,其密級不是一成不變的,而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。基本變化是升密、降密、解密。其中升密是極少數的,也是暫時的;大多數的,總的趨勢是降密,直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化;二是密級文件作用的變化,原來的密級文件指導作用與現在工作不相適應,已失去了指導作用;三是保密時限的變化。

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施,它能有效地發(fā)現并制止糾正檔案利用過程中不利于保密的各種不良行為,從而做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。具體來說,檔案利用監(jiān)督可以從以下幾方面實施:

1.制度建設。

2.隊伍建設。

3.監(jiān)督措施。

保守國家機密是每個公民應盡的義務,更是檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中,檔案管理人員十分重視檔案保密,工作盡心盡職,但由于在傳統(tǒng)的保密理念影響下,檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現象。由此產生一些弊端,大批檔案得不到充分的利用,甚至有些有價值的檔案長期被速之高閣,變成一文不值的廢紙,造成檔案浪費;領導不能及時全面地了解情況,有效地利用檔案;檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現出來。上述情況說明,檔案部門改變傳統(tǒng)的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,切實完善工作職能,為領導決策服務勢在必行。機密的檔案應該保密,但保密的目的之一是為了利用,是有時間、地點、范圍限制的作用,保而不用只會失去保的意義,失去檔案的價值。當然,利用必須是在保密基礎上的利用,無限制地利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。所以,對檔案工作來說,保密與利用兩者都十分重要,決不可偏頗。

作為檔案開放中的保密工作,審查工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務是科學而準確地區(qū)分、制定檔案的開放與控制使用范圍。對這項工作可以分三步進行:一是初審;二是中審;三是終審。

保密檔案具有等級的,其劃分等級是根據《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級,就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的,一旦秘密保管期限屆滿,便失去了它的保密價值,要定期解密,應當遵循保密法的有關規(guī)定,即:國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的,原確定密級和保密期限的機關,單位或者上級機關應當及時解密。

開放檔案要做好開放的基礎工作,即:1.提高開放檔案案卷的內在質量;2.建立健全檔號,要適應開放后檢索與管理的要求;3.編制檢索工具;4.準備好副本。對珍貴、重要的檔案,應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制,搞好檔案副本。□ (編輯/穆楊)