對改進醫院檔案管理的思考

摘要：醫院檔案是醫院管理工作中的重要組成部分。文章從分析當前醫院檔案管理工作中存在的問題入手，分別從提高全員檔案意識、建立健全檔案管理制度、提升檔案管理人員素質、加強檔案的利用與開發、實現檔案管理現代化等方面提出了改進醫院檔案管理工作的有效途徑。

關鍵詞：醫院檔案管理；改進舉措；檔案管理人員素質

中圖分類號：R197文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）14-0093-02

醫院檔案是指醫院在建設和發展過程中所從事的管理、醫療、教學、科研、基建、財務等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。醫院檔案管理包括黨務、行政、醫療技術、儀器設備、聲像、財務、基建、人事檔案的管理，覆蓋醫院各部門的工作，是醫院管理工作中的重要組成部分。

一、當前醫院檔案管理工作中存在的問題

隨著時代的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被重視，但是，目前醫院檔案工作中存在不少問題。具體表現如下：

第一，一些部門和領導對檔案管理的重要性認識不足，“重醫療、輕檔案”的意識較為嚴重。一些科室認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性，對檔案工作重視程度不夠，更有甚者，為了圖方便，將不少應該向醫院綜合檔案室移交并進行集中統一保管的檔案資料，隨便存放在自己科室的柜子里，導致檔案材料的丟失或損壞。

第二，檔案管理制度不健全，管理效率不高。在醫院管理中，涉及檔案管理的制度、職責以及檢查考核制度仍不夠健全。由于管理制度不嚴、不健全，各科室保管的材料不能及時移交綜合檔案室，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，甚至出現遺失或損毀。

第三，檔案管理人員文化素質低，業務水平不高。在醫院人才培養中，一般只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的教育培訓卻沒有納入計劃，檔案管理水平停留在經驗上，服務方式和管理水平跟不上時代發展的要求，缺乏創新和活力。

第四，檔案工作硬件投入不足，現代化管理水平不高。由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，手工收集、檢

索居多，所以信息量小，不利于檔案資源的利用和開發。

二、改進醫院檔案管理工作的措施建議

由于醫院檔案工作具有廣泛性的特點，它涉及醫院的各個部門，融入了醫院全方位的信息，因此，良好的檔案管理是醫院科學管理的基礎。醫院要著力從以下幾方面入手，采取有效措施以更好地促進醫院檔案管理工作。

1．提升全員檔案意識。各級醫院要切實加強對檔案工作的領導，把它納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。同時，要通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作的重要性，從而使醫院的全體人員都充分認識檔案工作的重要性。檔案管理的工作人員要轉變“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”的消極落后思想意識，要解放思想，更新觀念，變封閉式管理為開放型管理，為上門查閱檔案的人員提供熱情的服務，主動為醫學、科研活動提供各種咨詢服務。

2．建立健全檔案管理制度。健全醫院檔案工作規章制度，制定檔案綜合管理辦法、檔案分類大綱、文件材料歸檔范圍及保管期限、綜合檔案室工作制度等一系列規定和辦法，主要有文書檔案、科技檔案、設備檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、聲像實物檔案的管理制度，以及查（借）閱、保密、統計利用、銷毀鑒定、庫房管理等制度。對檔案工作領導職責、各類人員的崗位職責等方面做出明確規定，使醫院檔案管理工作納入了制度化、規范化、標準化的軌道。

3．提高檔案管理人員素質。檔案人員的職業素質是檔案工作者應具備的基本知識和能力。檔案人員應具備熱愛檔案事業。政治素質好，業務精，責任心強，具有實干奉獻精神的人員，重視檔案人員素質的提高，醫院應將檔案人員的培養納入到醫院人才培養的計劃。通過多種形式給予智力投資，提供外出學習和培訓的機會，有效地提高他們的思想素質、專業知識和業務能力。檔案人員也要加強自身學習，除了掌握檔案管理方面的專業知識，還必須掌握其他各類相關學科知識。同時鼓勵工作人員積極參加學術交流活動，注重知識的更新。結合醫院管理與臨床實際發展的需要，有目的、有針對性地開展應用為主的檔案方面的研究和技術創新，不斷提高檔案工作人員的專業知識和管理水平。

4．加強檔案的利用與開發。醫院檔案作為歷史的真實記錄，其最終目的是作為信息資源在醫院的建設中發揮作用。檔案工作人員要確立以利用為中心的業務指導思想，提供全面、準確、關鍵性的檔案信息給利用者，積極開展多種檔案編研工作，科學地開發檔案信息資源，對檔案信息進行深層次開發和加工，為利用者提供多層次、多方面的信息。要主動從室藏檔案中挖掘有價值的信息，加強二次文獻和三次文獻的編研工作，努力開拓檔案利用的新途徑。

5．實現檔案管理現代化。第一，檔案設備要現代化。如檔案庫房的除濕設備、空調設備、滅火設備等，都是檔案現代化管理不可缺少的組成部分；第二，檔案管理要計算機化。利用計算機和計算機網絡進行檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查找調閱，其中最基本的就是要利用檔案管理軟件，將檔案內容分門別類地輸入計算機，形成檔案信息數據庫；第三，檔案載體要現代化。推廣使用感光材料、膠片、磁帶、磁盤、光盤等新型檔案載體，它們具有存儲容量大、攜帶方便、便于查找和存儲等優點；第四，要充分利用計算機網絡，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其他檔案機構聯網，共享檔案資源，還可以利用網絡進行檔案工作的宣傳等。當然，這里要注意檔案信息安全，樹立網絡安全意識，特別是不能將醫院的重要機密檔案信息存入網絡，否則會造成機密檔案被竊取或毀壞。

參考文獻

[1]楊海立，劉正芳．淺談如何做好新時期醫院檔案管理工作[J]．中醫藥管理雜志，2007，15(9)．

[2]陳忠海．檔案管理學[M]．鄭州：河南人民出版社，2006．

作者簡介：黃靜虹（1975- ），女（壯族），廣西欽州人，廣東省茂名市人民醫院助理館員，研究方向：檔案管理。