對做好檔案保管工作的再認識

馮志紅 王秀蘭 關 巍

檔案保管工作是維護檔案的完整和安全的具體性工作,是檔案基礎業務工作的一個重要環節。其中心任務在于采取有效措施延長檔案壽命,保證檔案的安全。

一、熟悉館藏,練好基本功,是做好檔案保管工作的立足點

一般來說,熟悉館藏從內容上包括:館藏檔案基本內容、種類、檔案所屬歷史時間、起止年代、全宗數、檔案及資料卷(冊)數、檔案保管期限、開放檔案數;館藏檔案存放狀況、檔案占地面積、延長米數;現有檢索工具種類、數量、履蓋面、使用方法和利用效果等,了解這些是對保管工作人員的起碼要求。而館藏檔案包羅萬象,內容浩瀚而豐富,所以要想做一名合格的保管工作者,最大限度地挖掘館藏信息,只知曉上述幾方面是遠遠不夠的,還須進一步深入了解以下館藏內容:1.館藏檔案的整理狀況。即案卷、全宗的排列是否系統,保管期限劃分、價值鑒定是否得當。2.館藏檔案制成材料狀況,即檔案的損毀和修復情況。3.主要檔案全宗構成者情況。即立檔單位的職能、任務、歷史沿革、組織機構變遷、主要領導人等。4.館藏重要全宗及特色全宗檔案的主要內容、珍貴價值、反映的重大社會活動、重要歷史事件等。保管工作人員掌握了上述館藏內容,不但工作起來輕車熟路,手到卷來,還能為其他環節的工作提供準確的館藏數據、信息,為領導研究決策提供參考,從而更好地為利用工作服務。

二、加強庫房科學管理,是做好檔案保管工作的重要步驟

庫房管理是檔案保管工作的主要內容和經常任務。搞好庫房管理是維護檔案的完整與安全,延長檔案壽命的主導因素,是做好檔案保管工作的重要步驟。特別是近些年來,隨著我國經濟建設步伐的加快,檔案館藏數量逐年增加。新的大規模的檔案館庫相繼落成,檔案庫房數量增多,管理要求也相應提高。所以加強庫房科學管理顯得尤為突出和重要。

檔案庫房管理內容繁雜,可概括為行政管理、業務管理、技術管理三個方面。行政管理即以行政手段對庫房責任人進行的組織管理,對庫房管理各種制度的建立和奉行。首先,在人員的配備上,要設一名主管領導負責組織管理,再選拔那些責任心強、業務過硬的同志做庫房管理人員。然后對他們定崗定責,實行目標責任制管理,確定總的工作目標,并將目標分解到個人,使每個人都明確自己的職責和具體分工,最后還要對每個人的目標完成情況,定期考核評比,表揚先進、鞭策后進。

業務管理是指庫房管理中涉及檔案業務的管理。主要內容包括庫房編號、檔案裝具編號、全宗排列、檔案上架、檔案存放地索引的編制及代卷卡的填寫等。為了便于庫房的科學管理及館藏檔案的提供利用,庫房及庫內檔案架柜均要統一編號。編號方法既要符合要求,遵循規定,又要因地制宜,切合實際。檔案架柜的排列要做到整齊有序、橫豎成行、疏密適宜。全宗的排列要基本依照進館檔案的先后順序,同時要力求同類型、同系統的全宗相近排列,不同類型、不同載體的檔案分別保管。有些全宗排列還要留有一定空余,以便兼顧后續檔案。此外,為了便于保管工作人員切實掌握庫房檔案的存放位置和流動情況,還須編制檔案存放地索引和檔案代理卡(代卷卡)。

技術管理即借助一定的科技設備,對庫房及庫內檔案的技術防護和安全管理。主要包括防火、防盜、防干防濕、防高溫(溫濕度控制)、防塵、防光、防微生物及有害生物(蟲、鼠)等。

三、改善保管條件,逐步實現檔案管理現代化,是檔案保管工作發展的必由之路

伴隨著科技飛速發展和社會進步,檔案工作對物質條件和科學技術發展的依附性也日益突出。

檔案管理現代化,概括說就是應用以電子計算機技術為主的現代科學技術與設備,采用科學的管理方法管理檔案。檔案保管工作的任務是克服與限制損毀檔案的各種因素,最大限度地延長檔案的壽命。任務的實現離不開先進的設備條件和科學的技術手段。可見檔案保管工作相對于其他環節的檔案工作,對于先進設備和科學技術依賴程度更大。實踐也證明,檔案保管工作在檔案管理:現代化的進程中,得益最多,變革最突出。

檔案管理現代化是一個復雜的綜合性的系統工程,是一項長期的戰略任務,不可能一蹴而就。一要提高保管工作人員的現代化素質。現代化技術設備需要人來掌握和操作,檔案工作現代化,人的現代化要先行。二要改善檔案存貯環境。不失時機地爭取有關領導的支持,加大對檔案保管工作的投人。因地制宜地對檔案庫房進行更新改造,并使檔案裝具、卷皮、卷盒等檔案包裝材料逐步實現標:準化。特別是在館舍建設上,有條件的要:按照有關檔案庫房建筑標準,認真選址,嚴格設計,建造一個結構合理,堅固耐用,具有防火、防水、隔熱功能又能與先進設施相配套的現代化檔案庫房。三要引進先進技術設備,配備現代化的安全保管設施。四要加強對保管人員的組織協調和對檔案庫房的科學管理:概括地說就是要從現代化的管理思想出發,建立一個高效的管理機構,運用科學的管理方法、手段,保證檔案保管工作的安全、便利、有效。□

(編輯/李舶)