試論檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

李冬梅 王洪偉

檔案工作是集政治性、服務(wù)性和科學(xué)性管理為一體的專業(yè)化工作,有本行業(yè)特點和要求,那么注意并努力實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是每個檔案工作者的奮斗目標(biāo),工作方向也是檢驗檔案工作情況的標(biāo)準(zhǔn)、尺度,因此,檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。

檔案工作過程一般包括收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定等項內(nèi)容。實踐證明,檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化必須按照以上內(nèi)容,建立健全一整套完備統(tǒng)一的管理制度,從而循序漸近,一環(huán)扣一環(huán)地開展工作,逐步形成切實可行的大家共同遵守的法規(guī),并堅持在實施中不應(yīng)付、不簡化、不走樣,才能實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身,檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時,也影響日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

1.公文用紙質(zhì)量要好,幅面盡寸要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)符合國家的有關(guān)規(guī)定,排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。

2.要注意檢查制發(fā)公文是否按程序簽發(fā)手續(xù) ,是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無日期等。

3.公文字跡要牢固清晰,不論是草擬公文、繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。

4.使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個問題:

1.要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能給以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,就會給檔案管理造成無序和混亂。

2.明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷方式。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點。在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等,而且有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗繁度,提高檔案利用的次序和效果。

3.在堅持“以我為主”歸檔原則前提下,要有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,抓住全電視教學(xué)的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合在一起,保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

三、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中,我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

四、健全文書檔案管理體系,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有力措施

文件的收集、整理,不只是幾個人的事,而是全體人員的共同責(zé)任,建立一個縱橫交織、組織嚴(yán)密的文秘檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,做到從縱向看,上下管有人抓,從橫向看,每個部門要有人承辦,全力配合,左右協(xié)作,并堅持依據(jù)有關(guān)法規(guī),以本部門的相關(guān)制度,實施經(jīng)常的檢查和定期的督辦。□

(編輯/丹桔)