加強素養(yǎng)建設做好檔案開發(fā)利用的基礎工作

婁亞平

檔案作為一種重要的信息資源,全面真實地載錄著社會實踐各個領域的經驗和成果,為生產、建設、科研等活動提供憑證、依據(jù)和信息。在新形勢下檔案管理人員要不斷地提高自己的素養(yǎng),才能推動檔案工作的順利開展。

一、加強檔案工作人員素質建設

檔案人員素質的高低對檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)劣有著至關重要的影響。因此,提高檔案人員的素質,是搞好檔案開發(fā)利用工作的關鍵。

(一)應具務的基本素質

1.堅定的政治素質。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向,要熱愛祖國,熱愛社會主義,堅持四項基本原則,立場堅定,旗幟鮮明,必須有為檔案事業(yè)忠誠獻身的精神,有強烈的事業(yè)心和責任感,甘愿將個人的畢生精力獻給檔案事業(yè)。

2.優(yōu)良的思想品質。要干一行愛一行,能全身心地投入到本職工作中,能忠于職守,嚴守秘密,無私無畏地維護黨和國家的歷史真實。

3.扎實的工作作風,工作中要做到積極主動,熱情周到,把能為利用者解決問題看成是工作中最大的樂趣。

4.廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員,既要學習本專業(yè)知識,又要學習有關的科學文化知識,有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。

5.過硬的技術本領。面對知識經濟的挑戰(zhàn),檔案人員必須很好地學習掌握檔案業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務能力和技術水平,成為業(yè)務精通的行家里手。

6.良好的心理素質。良好的心理素質必須具備“四心”,即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作,干一行,愛一行,專一行,不能心猿意馬、這山看著那山高。“熱心”就是滿腔熱忱,誠心誠意地為他人服務,為社會服務,積極開發(fā)檔案信息資源,實現(xiàn)檔案的價值。

(二)應具備的六種意識

1.超前意識。檔案信息開發(fā)工作必須具有超前意識,領會領導意圖和工作需求,及時調整視角,找準檔案工作與服務對象的結合點,有針對性地進行收集、征集和整理,為利用者提供有效服務。

2.計劃意識。檔案工作者要充分掌握本地區(qū)、本單位的長、短期王作計劃和工作重點,圍繞中心工作確定檔案工作的開發(fā)項目。

3.參與意識。市場經濟打破了檔案部門因循守舊的工作模式,將檔案工作從與經濟工作涇渭分明的思維中解脫出來,為檔案部門參與經濟建設提供了有利的契機。檔案工作者要積極主動投入到經濟建設的主戰(zhàn)場,增進與其他工作部門的了解和聯(lián)系,以保證檔案信息開發(fā)項目服務到位。

4.跟蹤意識。檔案部門要為領導和各個工作部門服務,因此,要對領導和各個工作部門的工作進行跟蹤,及時了解領導工作意圖、各部門的工作安排及進展,選出適合工作需要的開發(fā)項目,以便及時提供檔案信息服務。

5.效益意識。檔案工作者要克服“坐、等、靠”思想,樹立起檔案開發(fā)利用創(chuàng)社會效益與經濟效益并舉的新觀念,把檔案信息開發(fā)工作真正提高到以創(chuàng)效益為中心的軌道上來。

6.公關意識。樹立良好的職業(yè)形象是公關活動的核心,在市場經濟環(huán)境下,檔案事業(yè)的好壞,在很大程度上取決于我們在利用者心目中的地位,檔案人的良好形象也是贏得上級領導和各部門以及社會公眾對檔案工作的理解與支持。確立自身應有地位的基礎。是拓寬和鞏固利用者市場,增強凝聚力,提高工作效益的重要保證。公關形象應該是美好的公眾形象,端莊秀美的形象能給自身帶來自信,清純標準的語音會給利用者帶來方便,提高檔案工作的吸引力,凝聚力。

二、做好基礎業(yè)務工作,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供有力的保障

開發(fā)檔案信息資源是一個系統(tǒng)的工程,檔案的接收、征集是存貯信息;檔案的鑒定是篩選信息;檔案的保管是維護信息;檔案的利用是傳遞信息。因此,要進行開發(fā)利用檔案信息資源,必須加強基礎業(yè)務工作。

1.首先要存貯檔案信息,增加檔案信息的存貯量。要使室藏檔案的內容不斷豐富,一是要搞好正常的檔案收集工作,努力做到嘴勤、腳勤、手勤,認真負責,積極主動,及時將各項工作活動中形成的有關文件材料、圖表等收集齊全完整,如文書檔案、科技檔案、報紙、雜志等應盡力收集完整。二是搞好外部檔案的征集工作,也就是將散失在個人手里和社會上與本單位有關,在相當一段時間內有一定潛在利用價值和參考價值的文件材料、經濟資料等,去粗取精,去偽存真,有針對性地征集。

2.篩選有價值的信息,悼念來的材料往往是零散的、無序的、不利于開發(fā)利用。檔案工作就要從浩瀚的信息中選出有保存價值的信息,依據(jù)一定的原則和方法,進行科學的分類,系統(tǒng)的組合排列,以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律,使其有序化,成為條理進然的有序信息,經過鑒定,用科學的方法加以妥善保管,為檔案信息的開發(fā)利用提供可靠的保證。

3.檔案信息資源要通過利用才能實現(xiàn)其自身價值。信息資源在利用同時,我們必須注意保護檔案資源的完整與安全,避免流失。因此,要建立健全檔案管理制度,如檔案員崗位責任制、檔案借閱制度、利用保管制度、銷毀制度等來加強檔案管理,以利于長遠利用。同時制訂科學的檢索體系,可以加快檔案的查找速度和準確度,為利用者提供快速、準確的服務。我們要下工夫編制完備適用,成龍配套的檢索工具,為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。

三、建立檔案系統(tǒng)部門計算機網絡,實現(xiàn)信息共享

近年來,隨著電子計算機的普遍應用,各種檔案管理軟件也相繼問世,極大地簡化了檔案管理程度,加快了檔案檢索查詢速度,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利契機。但是,單位信息資源畢竟有限,因此,建立檔案信息網絡,實現(xiàn)信息共享,必將大大促進檔案的開發(fā)與利用,促進我國各項建設事業(yè)的發(fā)展。

四、加強檔案的編研工作

檔案編研工作是對檔案信息進行系統(tǒng)化、精練化的加工過程,它把龐雜的、零散的檔案信息進行有機的組合和必要的考訂、加工,使其準確、系統(tǒng)、專業(yè)、它是檔案管理,尤其是提供利用,從形成到內容、從檔案實體到檔案信息的深化,是系統(tǒng)地發(fā)掘檔案的信息資源,主動有效地服務各項工作的重要手段。因此,檔案人員應重視檔案編研工作,搞好檔案編研工作,主動向領導及有關部門提供編研材料,促進檔案的開發(fā)利用。□

(編輯/劉佳)