檔案信息電子化管理現狀分析

董舒雯

在各種信息資源中,檔案以其獨具的與人類社會各種活動中所載信息的原始性、真實性等特殊性質而占據著獨特的地位,作為各行各業都離不開的檔案工作,用電子化管理檔案信息是歷史發展的必然趨勢。

一、檔案信息電子化的特點

1.可充分利用和發揮現有計算機的潛能,提高利用率。目前,大多數基層檔案館、室對計算機的應用單一,開發功能簡單,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,利用的低效率造成人力、物力財力和時間的極大浪費,使現代化設備不能物盡其用。

2.縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是:選題——選材——編輯——出版,這條“慢工出細活”的工作方式,即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長,造成信息失效,嚴重影響了檔案信息的應用加價值。檔案信息電化,編者可直接利用機讀形式的檔案,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文獻。

3.檔案信息電子化,可一次投入,多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費,但目前乃至今后一個相當長的時期內,期望國家給檔案部門撥較多經費進行信息編輯是不現實的,依靠自身解決也不是件容易的事,解決不好,檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4.檔案信息電子化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部們,就擴大了社會影響,拓寬了服務范圍,檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5.檔案信息電子化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。“信息高速公路”在我國己經進入起步階段,但檔案事業要注意這方面發展動向,超前拿出對策,使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求,使現在的勞動電子化,為將來“信息高速公路”中完善檔案信息打下基礎。

二、實現檔案信息電子化存在的問題

1.軟件沒有信息管理功能缺乏通用性各檔案部門使用的計算機軟件不能互用,沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果制約了檔案信息電子化的進程。

2.在我國數據交換的機讀目錄檔案系統至今還沒有得到完善,檔案信息系統和網絡建設形式各行其是層次不一規范性開發性服務性共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求。

3.標準化規范化工作有待提高,檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化,但由于歷史原因館室收藏檔案業務基礎差案卷質量不高特別是各類檔案的著錄細則相容性不強系統軟件移植性差,檔案自動化工作尚無統一標準僅著眼于某一個館或某個專業系 統元法全面實施推廣統一標準這也制約了檔案信息工作電子化。

4.檔案的技術標準組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮,越來越多的歸檔文件資料是磁盤光盤現行的檔案整理分類方法著錄標準及有關規定所不能完全適應。

5.電子檔案在其形成存貯和共享利用等各個環節中都會存在各種類型和各種層次的安全問題,在網絡環境下數字檔案信息化應用過程中存在的安全隱患問題表現在數字檔案網絡化、應用基礎環境、技術方案應用系統和設備故障,這四方面無論哪一方面存在問題都會導致數據完全丟失或者系統無法保持原有的有序的存貯狀態,這樣所造成的危害和損失都是非常大的。

6.檔案信息管理人員的素質有待提高,實現檔案信息電子化首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術 水平不能僅僅滿足于一般的計算機操作。

三、對檔案信息電子化存在問題的思考

1.實行檔案信息館藏傳遞網絡化。實行檔案信息館藏數字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化、信息共享化的巨大優勢,激發了檔案建設電子檔案館的熱情。電子檔案館是一項龐大而又復雜的系統工程,而且需要巨額資金和高新技術作保證。在目前我國檔案界,許多人都覺得建設數字檔案館所面臨的主要困難不僅僅是資金不足,其實數字檔案館建設還處在探索階段,除了存在資金不足的難題外還有許多難題,其中既有技術因素也有非技術因素,要實事求是地分析現狀逐步解決我國檔案信息管理工程的數據壓縮,數據組織、數據檢索、海量信息存儲與調配等技術和應用軟件中存在的問題。

2.搞好電子文件的收集歸檔工作。電子檔案館的檔案信息資源設有兩個方面:一方面是對館藏檔案的數字化處理;另一方面是做好電子文件的收集歸檔,對于后者它是今后電子檔案館建設的基礎,做好電子文件的收集歸檔工作就成為電子檔案館建設的重要前提和步驟。因此從現在起就要做好電子文件的歸檔管理工作,要對本地區各部門目前己經形成的應當歸檔的電子文件,進行全面系統地調查和了解并進行收集歸檔,還應采取相應的管理手段和技術措施,以保證歸檔文件的真實完整和有效,如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作,就很容易使這些電子文件丟失或失真,做好電子文件的收集歸檔工作,不僅為數字檔案館建設提供豐富的檔案信息資源,而且還可以減少檔案信息數字化的重復勞動。

3.做好電子文件的應急措施。要求系統在設計之初應充分考慮到系統的安全應急措施,數據的異地備份等硬備份管理策略,同時要在網絡的基礎建設,升級人文策略系統權限等方面加強安全管理,保證檔案電子數據的真實性穩定性。

4.加強電子系統人員的培養。要有一批信息電子系統的骨干力量,他們的素質水平直接影響電子信息化水平的提高,檔案人員要做好電子文件的管理,既要懂得計算機技術,又要懂得進一步深化發展了的檔案學理論原則和經過改革的檔案管理方法與技術,只有這樣才能為加快實現檔案數字化網絡建設提供充足的技術支持,在管理上還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力,例如引入競爭機制對某些項目實行項目管理,在保證完成檔案建設的前提下開展對社會有償服務等。□(編輯/丹桔)