電子文件管理問(wèn)題的思考

秦鐵軍 梅雪偉 王 欣

電子政務(wù)是近年來(lái)社會(huì)信惠化過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的一個(gè)突出成果。這項(xiàng)成果看起來(lái)似乎是純技術(shù)性的,然而,在21世紀(jì)一開(kāi)始,它給人們思維與生存方式帶來(lái)的卻是一場(chǎng)翻天覆地的革命、這對(duì)習(xí)慣于傳統(tǒng)思維模式和工作方法的檔案人員,在紙質(zhì)檔案環(huán)境一下子進(jìn)入到電子檔案環(huán)境的急劇變革中,面對(duì)的不單是新舊觀念的激烈碰撞,更要面對(duì)電子檔案管理的理論與實(shí)踐的雙重困惑。如何解決電子政務(wù)中電子文件的管理問(wèn)題迫在眉睫。

由于電子政務(wù)是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的產(chǎn)物。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)等高新技術(shù)共同編織出一張籠罩全球、具有超強(qiáng)功能的網(wǎng)絡(luò),將人類“網(wǎng)羅”進(jìn)一個(gè)前所未有的數(shù)字化世界。在這樣一個(gè)所謂的“賽博空間”,誰(shuí)都得換一種方式思維、換一種方法工作。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代賦予檔案工作更新的內(nèi)涵和空前的拓展機(jī)遇。檔案工作者的管理對(duì)象從有形實(shí)體擴(kuò)展至數(shù)字代碼,工作環(huán)境從現(xiàn)實(shí)空間擴(kuò)展至虛擬空間;因此,管理方式也必將從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)換為網(wǎng)絡(luò)模式。

要求檔案工作者要深刻理解電子政務(wù)中“虛擬現(xiàn)實(shí)”的內(nèi)涵。“虛擬文件”并不是“來(lái)無(wú)影去無(wú)蹤”的管理對(duì)象,“虛擬環(huán)境”也不是“虛無(wú)縹緲”的空間。電于文件應(yīng)當(dāng)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件具有相同的本質(zhì),都是社會(huì)記憶的載體,只不過(guò)在載體形式上有著根本的區(qū)別。可以說(shuō),電子文件是數(shù)字化的“物質(zhì)載體”,它的管理也一定有規(guī)律可尋的。不要因?yàn)槲覀冇萌庋劭床坏剿?或者現(xiàn)在還沒(méi)有掌握它的規(guī)律,就困惑,就茫然。事實(shí)上,電子文件的產(chǎn)生與過(guò)去的甲骨、竹簡(jiǎn)、鐘鼎和紙質(zhì)文件在其本身功能和管理目標(biāo)上,都是有相同之處的。只不過(guò)前者是文件所記載的信息與其載體是依附在一起的,并且是看得見(jiàn)摸得著的。而后者是信息與載體可以分離,并需要機(jī)器設(shè)備才能解讀。現(xiàn)代的高科技把有形變成了無(wú)形,把現(xiàn)實(shí)變成了虛幻,這是科技進(jìn)步的結(jié)果。正如科學(xué)家約翰·皮林(Jean Perrin)所說(shuō)的“科學(xué)是以簡(jiǎn)單的無(wú)形代替復(fù)雜的有形”。

我們要正確認(rèn)識(shí)電子文件的電子證據(jù)問(wèn)題。過(guò)去之所以人們對(duì)紙質(zhì)文件堅(jiān)信不移,其根本原因是人們對(duì)所謂“原件”堅(jiān)信不移。長(zhǎng)期以來(lái),在許多人的意識(shí)中,“原件”是一經(jīng)生成,無(wú)論是載體還是附著其上的信息內(nèi)容及各種標(biāo)記都未曾改變的原始的文件。原始性使得文件在現(xiàn)行工作中具有特殊的憑證、依據(jù)作用,最可靠、最具權(quán)威性,是公認(rèn)的法律證據(jù)。

然而,電子文件已不再有“原件”的概念。這是因?yàn)?電子文件必須要機(jī)器來(lái)識(shí)讀,致使“眼見(jiàn)為實(shí)”失效。電子文件增刪容易且不留痕跡,“原件”狀態(tài)很難保留。電子文件可脫機(jī)保存在其他磁盤、光盤等載體上,或發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)上,“原件”已不具備實(shí)際意義。由于系統(tǒng)不斷升級(jí),讀取設(shè)備不斷更新,即使保存原件也是徒勞的;網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上電子文件的生成與傳輸實(shí)際上是數(shù)碼的邏輯組合,可以說(shuō)電子文件在產(chǎn)生一始和傳輸過(guò)程中,本來(lái)就不是什么原件。如電子郵件的傳輸就是先將信息拆散打包經(jīng)由不同的路徑傳送,然后在另一端重組整合。因此,實(shí)體文件的“原件”概念,事實(shí)上在電子文件中是不存在的。

但是,這不等于說(shuō)電子文件不具備原始性。對(duì)電子文件而言,重要的不是它的原件形態(tài),而是對(duì)復(fù)制件信息內(nèi)容原始性的認(rèn)證。這就是認(rèn)識(shí)電子文件證據(jù)性的出發(fā)點(diǎn),也是電子文件管理和保護(hù)的切入點(diǎn)。顯然,對(duì)電子文件的制作過(guò)程、生效程序和管理方法進(jìn)行有效的規(guī)范是非常必要的。目前,雖然也有了通過(guò)對(duì)產(chǎn)生電子文件的計(jì)算機(jī)做出規(guī)定、通過(guò)認(rèn)證信息提供者與記錄制作者的可靠性等方法判定電子文件的證據(jù)價(jià)值,但這畢竟是一種“頭痛醫(yī)頭,腳痛醫(yī)腳”的謹(jǐn)慎臨時(shí)應(yīng)對(duì)措施。電子政務(wù)要想從根本上解決這一問(wèn)題,需要圍繞電子文件的生命周期建立起一整套法律法規(guī)。

鑒于以上的認(rèn)識(shí),電子政務(wù)中電子文件的管理就要徹底改變過(guò)去傳.統(tǒng)檔案管理中滯后的文件管理觀念和方法。變“過(guò)去時(shí)”為“將來(lái)時(shí)”,把電子文件的管理延伸到電子文件產(chǎn)生之前。即所謂的“前端控制”。其核心內(nèi)容就是在電子文件產(chǎn)生之前,檔案工作者就要對(duì)系統(tǒng)建設(shè)提出建議。同時(shí),通過(guò)立法授權(quán)檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)有關(guān)單位按法定標(biāo)準(zhǔn)生成和傳輸電子文件。這樣就使系統(tǒng)在電子文件產(chǎn)生時(shí),甚至在文件產(chǎn)生之前就6B對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔范圍的劃定、文件價(jià)值的鑒定、信息保護(hù)形式的選擇以及其他有助于認(rèn)證電子文件憑證性的背景材料等有關(guān)記錄。目前,全球檔案界巳就電子檔案“前端控制”觀點(diǎn)達(dá)成了相當(dāng)廣泛的共識(shí);并且正在結(jié)合各國(guó)不同的國(guó)情和文化背景制定相應(yīng)的實(shí)施策略。

其實(shí),“前端控制”并非電子文件時(shí)代的產(chǎn)物,在紙質(zhì)檔案環(huán)境中就已經(jīng)出現(xiàn)了。如,“紙質(zhì)文件的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)”就是在文件未產(chǎn)生之前去控制文件載體的大小規(guī)格。而在電子文件環(huán)境中采用“前端控制”,對(duì)電子文件的管理具有至關(guān)重要的指導(dǎo)意義和新的內(nèi)涵。從系統(tǒng)論的觀點(diǎn)出發(fā),對(duì)電子文件的管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,使之在運(yùn)行中高度有序化、規(guī)范化,是電子文件管理的最佳途徑。這一網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的“前瞻策略”使得系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段成為電子文件整個(gè)生命周期的三個(gè)階段中(系統(tǒng)設(shè)計(jì)、電子文件形成、電子文件保存)最為重要的環(huán)節(jié)。在這一環(huán)節(jié)中,文件工作和檔案工作的要求一同被嵌人到系統(tǒng)軟件中去。今后只要電子文件一形成,電子文件的保管、歸檔、保護(hù)、檢索等一系列工作就按程序自動(dòng)完成。整個(gè)電子文件的生命周期自始至終處于高度有效的調(diào)控之中。這是電子文件管理的高級(jí)階段,是電子政務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)者、電子文件的生成者和利用者、電子文件的管理者和檔案工作者共同盼望的目標(biāo)。□

(編輯/丹桔)