高校圖書館圖書采購招標(biāo)評(píng)價(jià)指標(biāo)研究

姜　巍　毛忠行

關(guān)鍵詞：文獻(xiàn)資源建設(shè)；圖書采購；招標(biāo)

摘 要：將高校圖書館圖書采購評(píng)標(biāo)指數(shù)分解為表達(dá)書商折扣的經(jīng)濟(jì)標(biāo)和反映書商服務(wù)的綜合標(biāo)，并進(jìn)行了分析、研究，為在圖書采購招標(biāo)中選擇綜合實(shí)力強(qiáng)、能夠?yàn)閳D書館建立良好藏書體系的書商，提出了具有可操作性解決方案。

中圖分類號(hào)：G256文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2009）01-0020-03

目前，高校圖書館均在圖書采購中實(shí)行公開招標(biāo)，但由于圖書采購與物資采購、工程招標(biāo)的特點(diǎn)不一樣，因此對(duì)于書商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)有著不同的選取，從而影響到圖書館藏書質(zhì)量和藏書結(jié)構(gòu)。科學(xué)地選擇書商是高質(zhì)量完成圖書采購的重要前提。本文擬對(duì)圖書采購招標(biāo)中評(píng)價(jià)指標(biāo)（即對(duì)書商的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)）進(jìn)行研究、探討，以期對(duì)實(shí)踐有所裨益。

1 在圖書采購評(píng)標(biāo)過程中需要明確的問題

1.1 明確圖書采購招標(biāo)主導(dǎo)權(quán)

在圖書采購招標(biāo)中，招標(biāo)機(jī)構(gòu)一般是高校的招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組，招標(biāo)工作的運(yùn)行、評(píng)標(biāo)委員會(huì)的組成、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等都是由他們決定的，圖書館難以獲得主導(dǎo)權(quán)。由于他們對(duì)圖書館的基本業(yè)務(wù)和圖書出版發(fā)行的情況不了解，往往將圖書館采購與學(xué)校的物資采購和工程建設(shè)招標(biāo)等同起來，對(duì)于圖書采購業(yè)務(wù)的簡單化認(rèn)識(shí)使他們?nèi)菀變H僅關(guān)注折扣。圖書館應(yīng)該主動(dòng)參與到采購招標(biāo)中去，向評(píng)標(biāo)人員介紹圖書館業(yè)務(wù)工作、圖書出版發(fā)行的特點(diǎn)，以及會(huì)對(duì)圖書館藏書建設(shè)的影響等，從而引導(dǎo)選擇符合圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的書商。圖書館不是去“操縱”招標(biāo)，而是去引導(dǎo)招標(biāo)。

1.2 選擇合適的評(píng)標(biāo)方法

《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》規(guī)定，貨物服務(wù)招標(biāo)采購的評(píng)標(biāo)方法分為最低價(jià)評(píng)標(biāo)法、綜合評(píng)分法和性價(jià)比法。很顯然，由于圖書采購的特點(diǎn)不同于一般商品采購，主要涉及供貨品種、到貨時(shí)間、訂到率、訂全率、價(jià)格優(yōu)惠及圖書專業(yè)數(shù)據(jù)、加工服務(wù)等內(nèi)容，因此，圖書采購招標(biāo)的評(píng)標(biāo)方法應(yīng)選用綜合評(píng)標(biāo)法，既要考慮書商給予的圖書折扣，也要考慮書商所能提供服務(wù)的水平，實(shí)行綜合評(píng)分高者中標(biāo)的原則。

1.3 圖書采購的特殊性

圖書采購的特殊性，首先表現(xiàn)在圖書采購的不確定性，圖書的出版發(fā)行是一個(gè)有序的、漫長的過程，招標(biāo)時(shí)只是對(duì)圖書作宏觀的、概括性的描述，而無法用一種規(guī)范的、明確的語言來規(guī)定所提供圖書的具體細(xì)節(jié)，包括書名、作者、出版社、出版時(shí)間等信息；其次表現(xiàn)在對(duì)中標(biāo)書商實(shí)現(xiàn)合同約定的不確定性，圖書采購的完成必須依賴于中標(biāo)書商的采購實(shí)力、圖書配送速度等因素，選擇一個(gè)具有強(qiáng)大業(yè)務(wù)能力、能按圖書館采購要求提供相關(guān)服務(wù)的中標(biāo)書商無疑是圖書采購順利實(shí)現(xiàn)的一個(gè)基礎(chǔ)條件；最后表現(xiàn)在圖書采購過程中監(jiān)督的不確定性，由于圖書折扣、圖書出版發(fā)行、書商供貨能力及服務(wù)水平等無法進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查、監(jiān)督，給圖書采購造成了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 中標(biāo)書商數(shù)與圖書采購合同期限

首先，盡量避免只選擇一家書商，以保證有全面的圖書來源，避免造成個(gè)別專業(yè)的缺口，達(dá)到分散購書風(fēng)險(xiǎn)的目的。購書經(jīng)費(fèi)在100萬以下，選一主一輔書商為宜，100萬以上，可根據(jù)書商的供書能力和代理出版社的多少，優(yōu)選數(shù)家書商。其次，是否設(shè)置標(biāo)段，或者說標(biāo)段如何設(shè)置，要根據(jù)購書經(jīng)費(fèi)來確定，可按圖書類目分為社科圖書、自科圖書，也可按出版社劃分標(biāo)段。最后，關(guān)于圖書采購期限，由于圖書（特別是專業(yè)圖書）出版情況比較復(fù)雜，圖書出版品種、出版時(shí)間往往無法掌握，同時(shí)考慮到減少書商的短期行為，可適當(dāng)延長合同期限，以2~3年較為適宜。

1.5 購書經(jīng)費(fèi)與招標(biāo)金額

目前，圖書采購的招標(biāo)一般都采用一個(gè)標(biāo)的選取多家書商，再根據(jù)不同書商的特色及服務(wù)，分解購書經(jīng)費(fèi)，決定采購的數(shù)量。但對(duì)于高校圖書館來說，這仍是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，由于圖書招標(biāo)采購采取的是圖書預(yù)訂為主、現(xiàn)場采購為輔的方式，所以有時(shí)讀者急需的教學(xué)參考書、考研用書、科研用書，或者一些暢銷書、熱門書、考試資料、計(jì)算機(jī)類的圖書和一些會(huì)議文獻(xiàn)、內(nèi)部資料等無法及時(shí)購入，影響到了讀者的閱讀。因此，可考慮預(yù)留一部分經(jīng)費(fèi)作為零散采購，或者可規(guī)定5萬元以下的自購金額，不必通過招標(biāo)，從而給圖書館一定的圖書采購自主權(quán)。

1.6 書商折扣與圖書館所需服務(wù)的平衡

圖書折扣是許多圖書館在招標(biāo)時(shí)非常看重的一個(gè)指標(biāo)。通過采購招標(biāo)獲得較好的購書折扣是招標(biāo)的目標(biāo)，它可使圖書館有限的資金發(fā)揮最大的作用。圖書館尋求的是滿足多層次讀者需求，優(yōu)惠的價(jià)格不是圖書館采購的最終目的。如果圖書館沒有獲得所需的圖書資源，讀者不能借閱到所需的圖書的話，就是再優(yōu)惠的價(jià)格，意義也不大。因此，圖書采購招標(biāo)必須明確高折扣率并不是圖書館選擇書商的惟一標(biāo)準(zhǔn)，制定書商為圖書館提供相關(guān)服務(wù)的內(nèi)容和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，找到書商所能給予的最大優(yōu)惠條件與書商所能提供的最好服務(wù)的平衡點(diǎn)，盡可能選擇資信優(yōu)良、服務(wù)質(zhì)量好的書商，為圖書館提供高質(zhì)量的藏書和高水平的服務(wù)。不要因過分地強(qiáng)調(diào)折扣，使中標(biāo)書商提供的服務(wù)大打折扣，造成圖書質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量和圖書訂到率等方面的問題，從而嚴(yán)重影響圖書館的正常采訪工作和文獻(xiàn)資源建設(shè)。

2 經(jīng)濟(jì)標(biāo)分析

圖書采購評(píng)標(biāo)指標(biāo)可以分成兩部分：關(guān)于圖書折扣的經(jīng)濟(jì)標(biāo)和關(guān)于書商服務(wù)的綜合標(biāo)，各書商總評(píng)分為100分，經(jīng)濟(jì)標(biāo)和綜合標(biāo)各為50分。

2.1 經(jīng)濟(jì)標(biāo)的計(jì)算方法

取各書商折扣的平均值為最優(yōu)折扣率，投標(biāo)折扣率每高于最優(yōu)折扣率0.5個(gè)點(diǎn)扣2分，低0.5個(gè)點(diǎn)扣1分。例如經(jīng)統(tǒng)計(jì)平均扣率為27，與平均扣率相同書商的經(jīng)濟(jì)標(biāo)可得50分；書商甲的扣率為28，他的經(jīng)濟(jì)標(biāo)得分為：50—(28-27)/0.5×1=48分；書商乙的扣率為26，他的經(jīng)濟(jì)標(biāo)得分為：50—（27-26）/0.5×2=46分。

2.2 說明

（1）圖書采購的評(píng)標(biāo)顯然不能簡單地取最低折扣，但不同的計(jì)算方法效果是相差很大的。通常的做法是根據(jù)各投標(biāo)人的平均折扣作為參考基準(zhǔn)，再根據(jù)與平均折扣相比，折扣每增加或減少0.5%，得分加減若干分。由于投標(biāo)人投標(biāo)的自由，無法事先限定其投標(biāo)的折扣，通過擴(kuò)大高低分差，可以起到遏止惡意報(bào)價(jià)的作用。（2）在投標(biāo)競爭公開、日益激烈、圖書市場日趨成熟的情況下，各書商的投標(biāo)折扣有下降趨同的現(xiàn)象，而服務(wù)的差別相對(duì)較大，因此實(shí)際上服務(wù)分值對(duì)中標(biāo)影響更大。圖書采購利用招標(biāo)的方式將圖書扣率提高，從而節(jié)約了圖書館的購書經(jīng)費(fèi)，但是折扣越高往往對(duì)圖書訂到期率、訂全率的影響越大，很容易造成圖書館訂貨量與到貨量的失衡。對(duì)高校圖書館來說，折扣和服務(wù)都很重要，沒有服務(wù)質(zhì)量的折扣毫無意義。

3 綜合標(biāo)分析

綜合標(biāo)是對(duì)書商的資信、服務(wù)水平進(jìn)行的綜合評(píng)價(jià)，總分為50分。打分的依據(jù)是：⑴書商在標(biāo)書中承諾和相關(guān)證明；⑵評(píng)標(biāo)小組對(duì)書商實(shí)際考察、向其他高校圖書館征詢的結(jié)果，它的采信度高于書商的承諾；⑶對(duì)書商相關(guān)服務(wù)實(shí)際操作的現(xiàn)場考核，包括網(wǎng)站情況、預(yù)訂目錄的制作、編目數(shù)據(jù)的著錄、圖書個(gè)別加工等項(xiàng)目；⑷評(píng)標(biāo)專家對(duì)書商的印象。綜合標(biāo)可分解為如下內(nèi)容。

3.1 企業(yè)基本情況（10分）

3.1.1 資質(zhì)證書、注冊資金（2分）

評(píng)分內(nèi)容：注冊資金滿200萬得滿分，每少20萬扣1分。

說明：⑴書商的資質(zhì)和誠信狀況是能否履行合同的前提。有實(shí)力的書商能夠較好地履行合同，可作為長期的合作伙伴，而沒有誠信的書商，其履行合同的能力值得懷疑，會(huì)造成圖書的訂到率、訂全率較低，編目數(shù)據(jù)質(zhì)量較差，因此，對(duì)書商資質(zhì)和誠信的要求是招標(biāo)要求中不可或缺的內(nèi)容。⑵招標(biāo)書中往往都對(duì)書商的注冊資金設(shè)定具體了要求，其目的是保證書商具有相當(dāng)?shù)慕?jīng)營實(shí)力，但問題實(shí)際上并不這么簡單，由于歷史原因，若干年對(duì)于注冊資金要求相對(duì)不高，書商中有一些是長期專門從事高校圖書館服務(wù)的，其工作經(jīng)驗(yàn)豐富、服務(wù)能力強(qiáng)、數(shù)據(jù)規(guī)范，由于體制原因無法增資，因此對(duì)于此類書商，應(yīng)適當(dāng)予以放寬，以免將優(yōu)秀書商攔在參與競爭的門外。考察書商的經(jīng)濟(jì)實(shí)力應(yīng)由會(huì)計(jì)事務(wù)所審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行出具的資信證明等作為主要判斷依據(jù)，并且是連續(xù)數(shù)年的數(shù)據(jù)，這樣才更為合理和權(quán)威。

3.1.2 訂戶情況（3分）

評(píng)分內(nèi)容：與本省高校圖書館合作滿10家得滿分，每少2家扣1分。

說明：高校圖書館在圖書采購上有很大的共同點(diǎn)，因此與書商有業(yè)務(wù)來往的高校圖書館越多，說明書商為高校圖書館服務(wù)的能力越強(qiáng)，可靠性越高。

3.1.3 出版社合作情況（5分）

評(píng)分內(nèi)容：與出版社合作滿50家，且包含圖書館所列重點(diǎn)出版社的得滿分，每少5家扣1分。

說明：高校圖書館對(duì)出版社的選擇上要求很高，一般來說，高校圖書館采購的專業(yè)圖書有80%以上來自于20%的的重點(diǎn)出版社，這是書商關(guān)注的重點(diǎn)，但為了保證圖書的訂到率、訂全率，書商也必須在中小出版社的業(yè)務(wù)聯(lián)系下功夫。

3.2 服務(wù)質(zhì)量及承諾（40分）

3.2.1 正版圖書保證（2分）

評(píng)分內(nèi)容：有承諾者滿分。

說明：書商必須承諾不能提供任何盜版圖書，圖書館一經(jīng)發(fā)現(xiàn)書商有提供盜版圖書的行為，除要求書商無條件調(diào)換外，還將對(duì)書商給予書價(jià)10倍的罰款，并承擔(dān)由此引發(fā)的一切法律責(zé)任，并將拒絕該書商參加下次圖書采購的招標(biāo)。

3.2.2 訂購書目到書率（10分）

評(píng)分內(nèi)容：現(xiàn)貨圖書到書率95%以上、預(yù)訂圖書年到書率90%以上得滿分，減5%扣2分。

說明：⑴圖書訂到率和到書期限是圖書采購的重要指標(biāo)，它體現(xiàn)了書商的綜合實(shí)力。有實(shí)力的書商信譽(yù)較好，到書快、訂到期率高，實(shí)力一般或較弱的書商到書慢、訂到率低。⑵根據(jù)圖書館采購計(jì)劃要求：書商的最低到書率3個(gè)月應(yīng)不低于70%，半年不低于85%,一年不低于90%。如有特殊情況(出版變更、不可測因素)應(yīng)作出合理說明和回告。⑶對(duì)于書商無法采購到的圖書，圖書館有權(quán)撤銷訂單，另覓其他采購渠道。

3.2.3 提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC數(shù)據(jù)（8分）

評(píng)分內(nèi)容：科學(xué)的內(nèi)部工作流程、較高的編目人員職業(yè)素質(zhì)、數(shù)量、符合國家標(biāo)準(zhǔn)和CALIS標(biāo)準(zhǔn)的編目數(shù)據(jù)，每點(diǎn)2分。

說明：⑴圖書館普遍要求書商提供圖書的CNMARC格式編目數(shù)據(jù)，以便于圖書館編目人員生成館藏書目數(shù)據(jù)庫，從而降低圖書館編目人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量與效率。這是考察書商綜合服務(wù)能力的很重要的一個(gè)指標(biāo)，也是影響圖書館為讀者服務(wù)的一個(gè)重要指標(biāo)。⑵科學(xué)的企業(yè)內(nèi)部工作流程、較高的編目人員職業(yè)素質(zhì)，是編制高質(zhì)量編目數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。

3.2.4 物流送貨（2分）

評(píng)分內(nèi)容：企業(yè)有專門的車輛送貨滿分，通過貨運(yùn)公司的扣1分。

說明：圖書館對(duì)書商有嚴(yán)格的到書期限要求，書商必須具有高效率的物流配送保障，使訂到的圖書能盡快地送到圖書館指定的位置。

3.2.5 提供全面的電子訂購數(shù)據(jù)（5分）

評(píng)分內(nèi)容：有社科新書目、科技新書目、上海新書目（含高校教材目錄）及自己組織的新書書目，有完善的商務(wù)平臺(tái)可提供新書及暢銷書目信息，年供新書書目不低于10萬種。

說明：預(yù)訂書目是圖書采購的前提條件，公開發(fā)行的三目是獲得預(yù)訂信息非常重要的來源，當(dāng)然有實(shí)力的書商也可以編制最新圖書的預(yù)訂書目。書商的綜合實(shí)力越強(qiáng)，與其建立業(yè)務(wù)聯(lián)系的出版社就越多，獲取出版社出版信息就越新越全，編制的預(yù)訂目錄的使用價(jià)值就越高。對(duì)于高校圖書館來說：預(yù)訂目錄的重要性遠(yuǎn)大于現(xiàn)貨目錄。

3.2.6 省內(nèi)及周邊地區(qū)有專門書庫并能組織現(xiàn)采（2分）

評(píng)分內(nèi)容：每一方面各1分。

說明：綜合實(shí)力強(qiáng)的書商往往可以從眾多的出版社獲取大量的最新的出版信息，可以建立自己的現(xiàn)貨樣本庫，為圖書館進(jìn)行現(xiàn)采提供了極大的方便，從而提高了圖書采購的準(zhǔn)確性和適用性。

3.2.7 免費(fèi)上門提供新書的個(gè)別加工（5分）

評(píng)分內(nèi)容：包括：給圖書貼條形碼、磁條、蓋藏書章，不能提供，或不能上門提供的扣5分。

說明：在市場日益激烈的競爭中，書商的服務(wù)工作越做越好，粘磁條、蓋印章、貼條碼、貼書標(biāo)等圖書個(gè)別加工圖書館都交由書商去做了。圖書館節(jié)約了人力，提高工作效率。但圖書館必須對(duì)書商的加工服務(wù)進(jìn)行必要的檢查，以保證質(zhì)量。

3.2.8 驗(yàn)收及退書條件（3分）

評(píng)分內(nèi)容：非訂購圖書占購書量0.5%以上，扣除2分；有條件退書的扣1分，無條件退書不扣分。

說明：驗(yàn)收是圖書館對(duì)書商采購到的新書進(jìn)行檢查的環(huán)節(jié)，書商必須提供詳細(xì)清單，經(jīng)過圖書館核對(duì)清單與實(shí)際到書無誤后，方可支付書款。在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的有質(zhì)量問題的和非本館訂購的圖書，書商必須無條件退書。否則會(huì)影響到圖書館藏書質(zhì)量。

3.2.9 其他特色服務(wù)（3分）

評(píng)分內(nèi)容：書商承諾提供不在圖書館要求提供的其它特色服務(wù)，每提供一項(xiàng)加1分。

說明：書商提供的其他特色服務(wù)是指圖書采購招標(biāo)文件未要求書商而書商出于競爭考慮主動(dòng)提出的其他服務(wù)項(xiàng)目，如給圖書館提供活動(dòng)贊助、贈(zèng)書、舉辦學(xué)術(shù)講座、為老師購書提供優(yōu)惠折扣等。

4 事后監(jiān)督

為了確保書商能按約定提供相應(yīng)的服務(wù)，必須加強(qiáng)事后監(jiān)督，定期對(duì)圖書訂購和到書情況進(jìn)行考察，對(duì)于考察結(jié)果應(yīng)及時(shí)與書商溝通，并向相關(guān)監(jiān)督部門匯報(bào)。對(duì)于出現(xiàn)的問題要及時(shí)加以糾正，直至取消采購合同。

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