再論圖書館編目工作管理

李澤文

關鍵詞：圖書館；編目工作；目標管理；定額管理

摘 要：通過圖書館編目工作的涵義和作用，對我國圖書館編目工作的現狀、圖書館編目工作管理的主要模式等方面進行了闡述，其中重點介紹了圖書館編目工作目標管理和定額管理。

中圖分類號：G251文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2009）01-0065-02

1 圖書館編目工作的涵義和作用

1.1 圖書館編目工作的涵義

圖書館編目工作是指對館藏文獻的加工、整理工作。它是以一定的目的和使用對象，按照相應的方法及其規則為各類型文獻編制目錄的工作。它包括編制各種出版發行目錄、讀書目錄、藏書目錄、書目數據庫等。

編目工作的主要任務是對文獻的形式特征和內容特征進行描述和揭示。它在整個圖書館工作流程中，具有承前啟后的紐帶作用，在圖書館傳遞知識的職能中則是聯系文獻與讀者的媒介。它所要解決的主要問題，一般包括確定工作機構及其任務、選擇科學的編目方法、協調編目工作各個環節及其與其他業務活動的關系等。編目工作的任務一般包括以下幾個方面的內容。

（1）擬定目錄制度。這是編目工作的根據；

（2）接收文獻。一般從采購部門接收的新書，復本和多卷集、連續出版物；

（3）文獻分類；

（4）文獻著錄和標引；

（5）目錄組織。將不同性質的款目分別組織到有關目錄中；

（6）圖書加工；

（7）將已編目書籍及時移交書庫；

（8）指導讀者使用目錄，宣傳目錄使用方法；

（9）制定編目工作計劃；

（10）協助其他工作部門解決目錄使用中存在的問題。

其中（3）和（4）這兩項任務是編目工作的中心工作。

1.2 編目工作在整個圖書館工作中的作用

1.2.1 編目工作是文獻資源建設的基礎

編目工作在對文獻分類、主題標引的基礎上,對文獻的外形及內容特征按照一定的規則進行書目描述,繼而形成款目,再對所描述的款目依次編排,形成目錄體系的過程。編目工作使進入圖書館的無文獻轉化成既便于讀者充分利用又能對館藏文獻進行科學管理的有序文獻集合,是圖書館順利開展各項業務、提高文獻信息服務效率的重要保證。

1.2.2 編目工作是圖書館自動化建設的一個重要環節

隨著編目工作自動化、網絡化的實現,使得文獻編目工作更為簡單高效。大部分的圖書館編目數據來源主要依托國家圖書館進行網絡編目數據下載或利用中國高等教育文獻保障體系開展聯合編目以及從其他圖書館套錄數據和數據商加工等多種渠道。這些編目數據，通過互聯網,利用Z39.50客戶端軟件,下載并套錄后經過適量的修改,加上索書號及本館館藏信息等,成為本館的編目數據。我國編目工作史上,無論是手工編目還是計算機編目,規范控制一直是個薄弱環節,而且很多中小型圖書館根本沒有開展過此項工作。如今,在聯機編目環境下，憑借協作力量和網絡支持，開展聯機規范控制工作將是改變現狀的一個契機。

2 我國圖書館編目工作現狀分析

20世紀80年代以來，我國引進了發達國家的最新科技成果，編目工作開始向標準化、自動化、網絡化方向邁進。1998年以前，我國圖書館的計算機編目主要處于微機脫機編目階段，1998年2月，隨著國內首家實用化的聯機編目機構——廣東省文獻編目中心的建成，我國圖書館的計算機編目工作進入聯機套錄編目階段。套錄編目即指編目員在為一種圖書編目之前，先對從外部獲取的由書商提供的編目數據、網上數據和光盤數據進行必要的編輯加工，之后轉換為本館書目數據庫記錄的過程。由于套錄編目可以大大提高編目數據質量，彌補編目員自己著錄時對信息收集不完整的缺憾，因此現已成為我國計算機編目的主要工作方式。套錄編目數據并非就能直接利用，還必須對源記錄與所編圖書進行核對，其中大部分數據需要做不同程度的編輯修改，保留適用的，增加必要的，剔除無用的，使之成為與所編圖書信息完全相符的、適合本館使用的新記錄。因為聯機套錄編目的書目數據格式具有規范化、標準化以及兼容性和互換性的特征，所以日漸成為圖書館最重要的編目手段。

3 圖書館編目工作管理模式

隨著我國圖書館編目工作的發展，編目工作管理模式也得到了飛速的發展，出現了很多管理模式和類型，最有代表性的有：編目工作質量管理、編目工作定額管理、編目工作組織管理、編目工作目標管理以及編目工作定量管理和目標管理相結合等方式。本文重點就編目工作目標管理和定額管理展開討論。

3.1 圖書館編目工作的目標管理

現代文獻編目工作是腦力勞動、技術勞動和創造性勞動相結合的工作。編目工作目標管理是在注重成效的前提下,館領導與編目員共同制定一段時期內的總目標和各級子目標,并按進度和質量要求,加以控制實施的全過程。它是一個動態系統,編目工作目標管理的全過程包括目標體系的建立、目標實施和目標成果的評價,實施目標管理是保證編目質量、提高編目效率的有效選擇。

3.1.1 目標管理的涵義和特征

目標管理,簡稱MBO,是以泰勒的科學管理和行為科學理論為基礎形成的一套科學的管理制度,1954年由美國管理學家彼德.杜拉克在《管理的實踐》一書中首先提出的。他認為:在目標管理過程中,無論組織還是個人，都要以“自我控制”為主,努力實現既定的工作。目標管理是指圍繞確定目標和實現目標開展的一系列管理活動,被稱為“管理中的管理”。它是以重視成果的思想為指導,共同確定一定時期的總目標,通過層層分解、自我控制、自我管理手段來達到目標的一種科學管理方法。其特征主要表現在：

第一，目標管理是全面的綜合的管理體系。它用系統的方法,把許多關鍵的管理活動綜合起來,有效地實現組織目標和個人目標。目標管理強調事先的目標預先控制,事中的管理者自我控制,事后的成果評價。

第二，目標管理是重視人的管理。在管理行為上以人為中心，用自我控制的管理，代替壓制性的管理,發揮員工的主觀能動作用,促進員工盡最大努力把工作做好。

第三，目標管理是整體性的管理。它把總目標逐級分解,各分目標以總目標為依據,方向一致，相互合作，共同努力。用總目標來指導分目標，用分目標來保證總目標。

第四，目標管理是注重成果的管理。“成果第一”,目標管理注重的是管理預期達到的成果,而不是管理的具體過程,員工承擔為自身設置的目標責任,并對照預先設立的目標來全面考核。

3.1.2 圖書館編目工作目標管理的必要性

第一，目標管理是考核管理效率和成果的標準

目標管理以目標作為整個管理活動的出發點和終結點。目標管理適用于圖書館編目工作的各工作流程及環節,既提高了圖書館的宏觀管理水平,也提高了編目員的工作積極性。在管理中,編目員通過自我控制,進行自主管理；通過自我分析和檢查進行自我調節,不僅提高和完善了編目員的專業知識及技能,而且編目效率與質量得到了有效的提高,同時促使了館內規章制度的健全與完善。

第二，有助于圖書館整體形象和服務水平的提升。

圖書館發展的真正意義在于館藏文獻信息資源得到充分的揭示和利用。隨著社會科技的飛速發展、文獻的日益增多，讀者的信息需求不斷增長，通過書目了解文獻內容的要求日顯強烈。文獻編目工作既是圖書館最基礎性的業務工作，也是文獻與讀者聯系的橋梁，編目工作的質量和數量將直接影響到閱覽、流通等部門的服務質量，影響到館藏數據庫的建設及文獻資源的開發與利用。對編目工作實施目標管理，將有效地提升圖書館整體形象和服務水平。

第三，目標管理更能發揮人的自覺性和創造性。

在圖書館的編目工作中，以往人們只注重編目工作環境的改善和技術手段的提高，而忽視對編目人員的管理。如果編目人員只是被動地接受上級的指示和監督，按要求完成崗位任務，一些合理的意見和建議常常被忽視，使得工作缺乏主動性和創造性，其結果往往是工作環境、技術手段得到改善，但工作的質量和效率卻沒有顯著提高。目標管理注重“以人為本”，因此，在編目工作中，目標的制定不再由領導簡單地制定，而是讓職工積極參與、互相協商，使工作目標制定得切實可行且具有創新性。在實施目標管理的過程中，上下級之間是相互尊重、相互信任、相互支持的,只有在這樣的工作環境下,才能使編目員的工作自覺性和創造性得到更好的發揮,同時還能激發集體榮譽感,促進彼此的團結,從而形成集體的力量,圓滿地實現工作目標。

3.2 圖書館編目工作的定額管理

編目工作定額管理是指一個編目人員在一定時間內應完成的標準工作量。一般包括時間定額和數量定額兩種形式，編目工作定額是在一定條件下進行的，它包含著任務、人員、指標三個因素。編目工作定額管理對合理科學地組織人力、提高工作效率是一種必要的手段。可以提高工時利用率，明確每人在一定的單位時間內應完成的任務，打破平均主義弊端，對提高工效方面起到一定杠桿作用。

從編目工作的實際過程中看，不能以單純的數量指標為定額標準。應考慮其技術性與知識性，編目人員的文化水平高低不同，對某類文獻的熟悉程度不同，再加上各館在著錄方法、款目多少等方面也不盡相同，都會使編目工作的定額出現差別。因此，要根據本館實際情況，結合每個員工的文化、技能等多方面因素來確定定額標準，應考慮以下幾個問題。

第一，要區別工種性質、難易程度及客觀條件，合理組織勞動力，靈活掌握定額標準，使各個環節的工作量趨于平衡，保持上下工序的均衡勞動量。

第二，對不同水平的編目人員可有不相同的定額指標，制定出相應的定額等級。如編目員要分一級編目員定額、二級編目員定額等。

第三，定額管理要注意數量與質量相結合，不能只顧數量而忽視質量，也避免只講質量而不講效益，要在定額確定的情況下，建立相應的質量標準和健全檢查手段。

第四，定額標準的制定要實事求是，并有一定的伸縮性，使之能夠保證完成，防止指標的偏高偏低，使指標既積極又合理，能調動編目人員的積極性，同時要做好各方面的工作，使各工序之間既分工又合作，使編目工作順利進行。

總之，我國圖書館編目工作經過多年的發展已經取得了很大的進步，但影響編目工作效果和質量的因素仍然存在，在編目工作組織管理、目標管理、質量管理、定額管理等方面還存在著很多的不足，這就需要我們廣大的圖書館研究人員能立足本職，對圖書館編目工作及其管理模式進行有效的分析并深刻地認識加強圖書館編目工作管理的重要性和必要性。

參考文獻：

［1］ 陸婷.計算機編目定額管理中質量控制的探討［J］.情報理論與實踐，2007，（3）.

［2］ 陳霞佩.聯機規范控制系統的構建［J］.圖書館雜志，2004，（11）.

［3］ 林明.規范控制的發展歷程［J］.圖書館工作與研究，2001，（5）.

［4］ 程小瀾，丁紅.香港圖書館中文名稱規范數據庫的建設及經驗［J］.圖書情報工作，2002，（5）.

［5］ 田書格.國際書目規范控制新進展［J］.圖書情報工作，2000，（6）.

［6］ 曾海燕.建立文獻數據庫規范控制的探討［J］.現代圖書情報技術，1997，（1）.