圖書館知識管理理念的實踐方式

何文英

摘要:圖書館知識管理就是要實現(xiàn)以人為本的管理理念,使人力資本管理成為圖書館知識管理的核心。在圖書館知識管理的實踐基礎(chǔ)上,從深化與促進知識交流與共享、創(chuàng)造適宜的圖書館知識管理環(huán)境、將圖書館的知識資源融入到服務(wù)和管理過程是圖書館知識管理的內(nèi)涵。

關(guān)鍵詞:圖書館;知識管理;實踐方式

中圖分類號:G25文獻標(biāo)志碼:A文章編號:1673-291X(2009)14-0199-03

一、圖書館知識管理的概念

什么是知識管理,目前尚無統(tǒng)一的認(rèn)識和界定,但知識管理以信息為基礎(chǔ)、以人為中心、以創(chuàng)新為目標(biāo)的基本觀點卻是毋庸置疑的。基于此,筆者認(rèn)為,圖書館知識管理的內(nèi)容也相應(yīng)表現(xiàn)為信息資源管理、人力資源管理和知識創(chuàng)新管理三個方面。人力資源管理是圖書館知識管理的核心內(nèi)容;知識創(chuàng)新是圖書館知識管理的最終目標(biāo);信息技術(shù)是圖書館知識管理的工具。當(dāng)前,圖書館界對知識管理進行了廣泛的研究,并將其作為一種管理理念不斷應(yīng)用到圖書館的日常管理工作中。知識管理理論在圖書館管理中的應(yīng)用,從管理角度來說能夠提升圖書館的管理思想;從技術(shù)角度來說,能夠優(yōu)化管理工具。在傳統(tǒng)觀念中,圖書館工作的實質(zhì)一直被認(rèn)為是文獻的收藏與提供利用。隨著波普爾“世界3”理論的誕生以及“知識說”的興起,人們逐漸認(rèn)識到圖書情報工作的知識化特征。彭修義先生首次提出了“圖書館工作與情報工作其實是同一性質(zhì)的工作,都是關(guān)于知識的搜集、整理、研究、運用與傳遞的工作”。在以后的知識交流論及知識組織論中均有大量論述贊同這一觀點。其中,最有代表性的結(jié)論就是“圖書館內(nèi)部活動的實質(zhì)是知識組織”。我國圖書館學(xué)基礎(chǔ)理論研究的專家黃宗忠教授也極力推崇“圖書館員從事的工作本質(zhì)上是知識管理”這一論斷。知識管理是對信息、技術(shù),即知識的管理與對人的管理的統(tǒng)一,它搭建了一個信息與信息、信息與活動、信息與人的橋梁,形成了一個龐大的知識網(wǎng)絡(luò),以實現(xiàn)知識共享、知識創(chuàng)新、知識擴散和知識增值。

二、圖書館知識管理的實踐基礎(chǔ)

圖書館的知識傳播不僅豐富和擴展了人類的知識總量,而且發(fā)展了圖書館的社會功能,使其從早期的“藏書樓閣”模式發(fā)展成為今天的數(shù)字圖書館,從而為不同學(xué)科、不同文化背景、不同地域、不同時空狀態(tài)下人們的知識交流搭建起傳播的途徑和交流的平臺。同時,也在不斷地將客觀知識與主觀知識有機地組織在一起,最大限度地提供利用。這一發(fā)展過程不僅體現(xiàn)了對知識的管理,而且體現(xiàn)了對人的管理。知識只有在人際交流的過程中才能創(chuàng)新,其目的是把信息與信息、信息與活動、信息與人連結(jié)起來,實現(xiàn)知識(包括顯性知識和隱性知識)的共享和創(chuàng)新。

在圖書情報領(lǐng)域一般認(rèn)為,知識是人類社會實踐經(jīng)驗的概括和總結(jié),是人的主觀世界對客觀世界的反映與認(rèn)識的結(jié)晶。而圖書館主要關(guān)注的是客觀知識的組織,表現(xiàn)為對文獻的搜集、分類、標(biāo)引、著錄、排序和流通利用的過程。

所謂文獻搜集,是以文獻所含知識內(nèi)容作為文獻甄選的標(biāo)準(zhǔn)。分類是按照文獻的知識內(nèi)容所屬學(xué)科,予以標(biāo)識,使其有一個屬分明晰、層次清楚的序列;分類法本身就是一種知識組織體系,圖書分類法是人們進行知識管理的前提。主題標(biāo)引是用規(guī)范化的詞表來表征文獻中的知識主題,使知識主題按主題字順得到標(biāo)識;著錄是揭示和報導(dǎo)文獻中的知識信息,并使其在目錄組織系統(tǒng)內(nèi)得到序列化的反映;排序則是以分類標(biāo)識以及其他有關(guān)標(biāo)識系統(tǒng),如字順等為依據(jù),使知識按學(xué)科體系得到組織;而文獻的流通利用則是為滿足讀者的知識需求,編制各種檢索工具并提供相關(guān)服務(wù)的過程。

從知識活動的角度看,圖書館業(yè)務(wù)工作中的分類、編目、標(biāo)引、檢索、咨詢其實正是知識創(chuàng)造的基礎(chǔ)與前期準(zhǔn)備。傳統(tǒng)圖書館管理的中心是對文獻資源的管理,是一種對編碼知識,即顯性知識的管理,而實現(xiàn)對圖書館隱性知識的挖掘和管理,則是今天數(shù)字圖書館發(fā)展的需要。

圖書館的知識管理就是要實現(xiàn)以人為本的管理思想,使人力資本管理成為圖書館知識管理的核心,圖書館的工作重心由“書本位”向“人本位”轉(zhuǎn)移,業(yè)務(wù)中心由第二線向第一線轉(zhuǎn)移,直接的目標(biāo)就是知識服務(wù)與知識創(chuàng)新。

長期以來,圖書館的服務(wù)一直只停留在文獻(信息)資源的物理層面上,這種狀態(tài)既沒能滿足用戶深層次的需求,也沒能提高圖書館學(xué)、情報學(xué)的學(xué)科地位。傳統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式與服務(wù)體制正面臨著信息環(huán)境與知識經(jīng)濟的強大沖擊與嚴(yán)重挑戰(zhàn)。因此,隨著知識時代的來臨,圖書館的導(dǎo)向與定位也必須隨之提高一個層次,即以信息、知識的搜尋、組織、分析、重組能力為基礎(chǔ),根據(jù)用戶的問題和環(huán)境,融入到為用戶解決問題的過程之中,提供能夠有效支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。與“知識服務(wù)”概念相仿,也有人提出了“知識導(dǎo)航”或“知識領(lǐng)航”等新概念。在知識時代,傳統(tǒng)的圖書館服務(wù)只是知識服務(wù)的一部分,并被逐步納入到知識服務(wù)體系中,而知識服務(wù)則是圖書館服務(wù)的內(nèi)涵與層次的深化。

三、圖書館知識管理的內(nèi)涵

圖書館知識管理目標(biāo)的實現(xiàn),其核心內(nèi)容就是進行知識資源的開發(fā),即挖掘和辨識所有與圖書館服務(wù)有關(guān)的知識。例如,從用戶信息的分析可以獲得有關(guān)需求動向和用戶個性需求的知識,從而調(diào)整圖書館服務(wù)的內(nèi)容和方式。

(一)深化與促進知識交流與共享

無論是知識創(chuàng)新還是管理創(chuàng)新,其實質(zhì)都是新知識的創(chuàng)造,也是圖書館知識資源的積累。知識管理要求館員樹立知識交流與共享的意識,主動、自覺地參加到知識交流與共享中。讓館員在輕松的環(huán)境下交流經(jīng)驗和體會,讓館員把頭腦中的隱形知識表述出來,以形成一個共享的知識庫。另外,創(chuàng)造館員參加知識交流會議的機會,定期聘請館內(nèi)外專家講解圖書館發(fā)展的新動向、最新的業(yè)務(wù)技術(shù)和管理技術(shù),并將其整理成規(guī)范的文檔,使之成為圖書館內(nèi)部可共享的知識,從而擴大圖書館的知識資源。

很多圖書館已經(jīng)發(fā)展了自己獨特的知識空間。全體工作人員可以通過圖書館的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)獲得本館內(nèi)部文件、報告、會議記錄、統(tǒng)計分析、政策和程序、操作手冊、成功的經(jīng)驗、失敗的教訓(xùn)、內(nèi)部通告、圖書館新聞、員工活動、培訓(xùn)和員工發(fā)展機會,等等。大學(xué)圖書館也可以開發(fā)大學(xué)內(nèi)的知識空間。圖書館的館員和用戶擁有大量的專家們所具有的知識。這種專門知識應(yīng)該編入目錄和索引,并且不斷地更新,使其通過圖書館創(chuàng)建并維護的電子數(shù)據(jù)庫可以檢索到。

建立知識共享平臺。在圖書館的網(wǎng)站上建立知識庫,其內(nèi)容包括先進工作經(jīng)驗和技能,崗位技能和評價方法等,允許每位員工都能便捷地訪問知識庫,鼓勵每位員工提出意見和建議,及時更新陳舊知識。在知識經(jīng)濟時代,學(xué)習(xí)和工作已顯現(xiàn)出融為一體的趨向,學(xué)習(xí)也是工作的核心內(nèi)容。

(二)創(chuàng)造適宜的圖書館知識管理環(huán)境

一是要盡可能地運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段,尤其是信息高科技手段,建立起各種形式的知識網(wǎng)絡(luò),為知識交流與共享創(chuàng)造基本條件;二是盡可能地通過各種方式,營造鼓勵知識交流與共享的氛圍,建立促進知識轉(zhuǎn)化的激勵機制,把信息和存在于人腦中的難以編碼化的知識聯(lián)系起來,以保證圖書館創(chuàng)新活動的不斷進行。

通過校園網(wǎng),圖書館的員工可以自由地獲取有關(guān)工作的各種信息,并將自己的意見、建議和請求遞交給各個相關(guān)組織,在相互交流和學(xué)習(xí)的過程中釋放出各自的隱形知識,創(chuàng)造出知識共享的氛圍,從而營造出一個學(xué)習(xí)的組織,學(xué)習(xí)的團隊。

(三)把圖書館的知識資源融入到服務(wù)和管理過程

加拉(P.galagan)提出,知識管理的主要程序是:創(chuàng)造新知識→利用從外部資源所獲得的知識→用文件、數(shù)據(jù)庫、軟件等形式來表現(xiàn)知識→把知識滲透到加工過程、產(chǎn)品或服務(wù)中→把現(xiàn)有的知識傳遍整個組織→在做決策時要使用到所有可能得到的知識→通過組織文化和獎勵來促進知識的成長→測量知識資產(chǎn)的價值和知識管理的效果。

圖書館知識管理的直接目的是知識創(chuàng)新,而圖書館知識創(chuàng)新是使圖書館的知識資源轉(zhuǎn)化為新的智力資源與新的組織管理方式等的過程,知識創(chuàng)新離不開圖書館的知識資源和服務(wù)過程。

知識資源的管理,首先,要發(fā)展與圖書館的使命和職能能夠保持一致的資源獲取策略,注意從擁有到獲取這種概念的改變。其次,要調(diào)查及分析使用者的需求。再次,要超越顯性知識,設(shè)法獲取隱形知識。圖書館應(yīng)該作為知識篩選、過濾、重組、揭示、開發(fā)和傳播的窗口與中心,不論圖書館的這些資源是顯性的或是隱性的,現(xiàn)場的或遠(yuǎn)距離的,以及各種不同載體形式的資源。圖書館要利用自己占有的信息資源(包括實體的、虛擬的),快速進行信息加工能力的優(yōu)勢,利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,對所占有的資源進行濃度分析與重組,提供信息增值服務(wù)。圖書館服務(wù)人員要掌握信息源,了解信息資源分布狀況以及信息網(wǎng)絡(luò)的分布,熟悉網(wǎng)上信息機構(gòu),更好地組織網(wǎng)上信息,為讀者服務(wù)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為圖書館的服務(wù)提供了得天獨厚的機會,原來意義的圖書館分工被打破。圖書館服務(wù)工作和信息服務(wù)人員將扮演“網(wǎng)上信息沖浪員”、“網(wǎng)上信息標(biāo)引員”、“網(wǎng)上信息導(dǎo)航員”的角色,將會成為新型的圖書館服務(wù)人員。圖書館要通過知識服務(wù),滿足知識社會的需求,提高服務(wù)的技術(shù)含量,擴大服務(wù)效果和服務(wù)能力,使人們在網(wǎng)絡(luò)和信息時代離不開圖書館的服務(wù)。

(四)圖書館知識管理創(chuàng)新的實施策略

圖書館作為一個原本就從事文獻與信息整序的“知識管理”領(lǐng)域,要不斷更新傳統(tǒng)的管理思想,積極吸收新的現(xiàn)代的“知識管理”思想,有利于進一步推動科技進步與科技創(chuàng)新步伐。“知識管理”應(yīng)是中國圖書館管理變革的必然選擇。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使傳統(tǒng)圖書館正向現(xiàn)代化圖書館方向邁進。各項現(xiàn)代信息技術(shù)的使用對傳統(tǒng)圖書館的許多方面產(chǎn)生了深刻的影響,它將從根本上改變館藏結(jié)構(gòu)、檢索手段、服務(wù)方式,也將對傳統(tǒng)圖書館的結(jié)構(gòu)與功能帶來深刻的變革,并形成一套新的運行模式和管理方法。認(rèn)清和把握現(xiàn)代化圖書館與知識管理的關(guān)系以及知識管理在圖書館中的作用,適時調(diào)整其原有結(jié)構(gòu),使其能更好地發(fā)揮圖書館的各項功能,是圖書館適應(yīng)當(dāng)今社會環(huán)境,跟上時代發(fā)展的根本。要做到這一點,圖書館應(yīng)從以下幾個方面下工夫:更新管理觀念,樹立“以人為本”的管理理念;創(chuàng)建知識共享機制,營造共享文化氛圍;建立知識網(wǎng)絡(luò),促進知識交流;加強人力資源培訓(xùn),營造學(xué)習(xí)型組織;構(gòu)建新的組織機構(gòu),創(chuàng)立知識主管體制;深化服務(wù)層次,調(diào)整管理策略;以數(shù)字化圖書館為平臺,提供個性化服務(wù);以虛擬社區(qū)為中心,提供知識交流服務(wù);優(yōu)化服務(wù)效益;加快現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館知識管理中的應(yīng)用。只有建立一個能為信息公開交流提供完善基礎(chǔ)設(shè)施的網(wǎng)絡(luò),才能極大地促進圖書館知識管理的實施。