圖書館知識管理理念的實踐方式

何文英

摘要:圖書館知識管理就是要實現以人為本的管理理念,使人力資本管理成為圖書館知識管理的核心。在圖書館知識管理的實踐基礎上,從深化與促進知識交流與共享、創造適宜的圖書館知識管理環境、將圖書館的知識資源融入到服務和管理過程是圖書館知識管理的內涵。

關鍵詞:圖書館;知識管理;實踐方式

中圖分類號:G25文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)14-0199-03

一、圖書館知識管理的概念

什么是知識管理,目前尚無統一的認識和界定,但知識管理以信息為基礎、以人為中心、以創新為目標的基本觀點卻是毋庸置疑的。基于此,筆者認為,圖書館知識管理的內容也相應表現為信息資源管理、人力資源管理和知識創新管理三個方面。人力資源管理是圖書館知識管理的核心內容;知識創新是圖書館知識管理的最終目標;信息技術是圖書館知識管理的工具。當前,圖書館界對知識管理進行了廣泛的研究,并將其作為一種管理理念不斷應用到圖書館的日常管理工作中。知識管理理論在圖書館管理中的應用,從管理角度來說能夠提升圖書館的管理思想;從技術角度來說,能夠優化管理工具。在傳統觀念中,圖書館工作的實質一直被認為是文獻的收藏與提供利用。隨著波普爾“世界3”理論的誕生以及“知識說”的興起,人們逐漸認識到圖書情報工作的知識化特征。彭修義先生首次提出了“圖書館工作與情報工作其實是同一性質的工作,都是關于知識的搜集、整理、研究、運用與傳遞的工作”。在以后的知識交流論及知識組織論中均有大量論述贊同這一觀點。其中,最有代表性的結論就是“圖書館內部活動的實質是知識組織”。我國圖書館學基礎理論研究的專家黃宗忠教授也極力推崇“圖書館員從事的工作本質上是知識管理”這一論斷。知識管理是對信息、技術,即知識的管理與對人的管理的統一,它搭建了一個信息與信息、信息與活動、信息與人的橋梁,形成了一個龐大的知識網絡,以實現知識共享、知識創新、知識擴散和知識增值。

二、圖書館知識管理的實踐基礎

圖書館的知識傳播不僅豐富和擴展了人類的知識總量,而且發展了圖書館的社會功能,使其從早期的“藏書樓閣”模式發展成為今天的數字圖書館,從而為不同學科、不同文化背景、不同地域、不同時空狀態下人們的知識交流搭建起傳播的途徑和交流的平臺。同時,也在不斷地將客觀知識與主觀知識有機地組織在一起,最大限度地提供利用。這一發展過程不僅體現了對知識的管理,而且體現了對人的管理。知識只有在人際交流的過程中才能創新,其目的是把信息與信息、信息與活動、信息與人連結起來,實現知識(包括顯性知識和隱性知識)的共享和創新。

在圖書情報領域一般認為,知識是人類社會實踐經驗的概括和總結,是人的主觀世界對客觀世界的反映與認識的結晶。而圖書館主要關注的是客觀知識的組織,表現為對文獻的搜集、分類、標引、著錄、排序和流通利用的過程。

所謂文獻搜集,是以文獻所含知識內容作為文獻甄選的標準。分類是按照文獻的知識內容所屬學科,予以標識,使其有一個屬分明晰、層次清楚的序列;分類法本身就是一種知識組織體系,圖書分類法是人們進行知識管理的前提。主題標引是用規范化的詞表來表征文獻中的知識主題,使知識主題按主題字順得到標識;著錄是揭示和報導文獻中的知識信息,并使其在目錄組織系統內得到序列化的反映;排序則是以分類標識以及其他有關標識系統,如字順等為依據,使知識按學科體系得到組織;而文獻的流通利用則是為滿足讀者的知識需求,編制各種檢索工具并提供相關服務的過程。

從知識活動的角度看,圖書館業務工作中的分類、編目、標引、檢索、咨詢其實正是知識創造的基礎與前期準備。傳統圖書館管理的中心是對文獻資源的管理,是一種對編碼知識,即顯性知識的管理,而實現對圖書館隱性知識的挖掘和管理,則是今天數字圖書館發展的需要。

圖書館的知識管理就是要實現以人為本的管理思想,使人力資本管理成為圖書館知識管理的核心,圖書館的工作重心由“書本位”向“人本位”轉移,業務中心由第二線向第一線轉移,直接的目標就是知識服務與知識創新。

長期以來,圖書館的服務一直只停留在文獻(信息)資源的物理層面上,這種狀態既沒能滿足用戶深層次的需求,也沒能提高圖書館學、情報學的學科地位。傳統的服務內容、服務方式與服務體制正面臨著信息環境與知識經濟的強大沖擊與嚴重挑戰。因此,隨著知識時代的來臨,圖書館的導向與定位也必須隨之提高一個層次,即以信息、知識的搜尋、組織、分析、重組能力為基礎,根據用戶的問題和環境,融入到為用戶解決問題的過程之中,提供能夠有效支持知識應用和知識創新的服務。與“知識服務”概念相仿,也有人提出了“知識導航”或“知識領航”等新概念。在知識時代,傳統的圖書館服務只是知識服務的一部分,并被逐步納入到知識服務體系中,而知識服務則是圖書館服務的內涵與層次的深化。

三、圖書館知識管理的內涵

圖書館知識管理目標的實現,其核心內容就是進行知識資源的開發,即挖掘和辨識所有與圖書館服務有關的知識。例如,從用戶信息的分析可以獲得有關需求動向和用戶個性需求的知識,從而調整圖書館服務的內容和方式。

(一)深化與促進知識交流與共享

無論是知識創新還是管理創新,其實質都是新知識的創造,也是圖書館知識資源的積累。知識管理要求館員樹立知識交流與共享的意識,主動、自覺地參加到知識交流與共享中。讓館員在輕松的環境下交流經驗和體會,讓館員把頭腦中的隱形知識表述出來,以形成一個共享的知識庫。另外,創造館員參加知識交流會議的機會,定期聘請館內外專家講解圖書館發展的新動向、最新的業務技術和管理技術,并將其整理成規范的文檔,使之成為圖書館內部可共享的知識,從而擴大圖書館的知識資源。

很多圖書館已經發展了自己獨特的知識空間。全體工作人員可以通過圖書館的內部網絡獲得本館內部文件、報告、會議記錄、統計分析、政策和程序、操作手冊、成功的經驗、失敗的教訓、內部通告、圖書館新聞、員工活動、培訓和員工發展機會,等等。大學圖書館也可以開發大學內的知識空間。圖書館的館員和用戶擁有大量的專家們所具有的知識。這種專門知識應該編入目錄和索引,并且不斷地更新,使其通過圖書館創建并維護的電子數據庫可以檢索到。

建立知識共享平臺。在圖書館的網站上建立知識庫,其內容包括先進工作經驗和技能,崗位技能和評價方法等,允許每位員工都能便捷地訪問知識庫,鼓勵每位員工提出意見和建議,及時更新陳舊知識。在知識經濟時代,學習和工作已顯現出融為一體的趨向,學習也是工作的核心內容。

(二)創造適宜的圖書館知識管理環境

一是要盡可能地運用現代化的技術手段,尤其是信息高科技手段,建立起各種形式的知識網絡,為知識交流與共享創造基本條件;二是盡可能地通過各種方式,營造鼓勵知識交流與共享的氛圍,建立促進知識轉化的激勵機制,把信息和存在于人腦中的難以編碼化的知識聯系起來,以保證圖書館創新活動的不斷進行。

通過校園網,圖書館的員工可以自由地獲取有關工作的各種信息,并將自己的意見、建議和請求遞交給各個相關組織,在相互交流和學習的過程中釋放出各自的隱形知識,創造出知識共享的氛圍,從而營造出一個學習的組織,學習的團隊。

(三)把圖書館的知識資源融入到服務和管理過程

加拉(P.galagan)提出,知識管理的主要程序是:創造新知識→利用從外部資源所獲得的知識→用文件、數據庫、軟件等形式來表現知識→把知識滲透到加工過程、產品或服務中→把現有的知識傳遍整個組織→在做決策時要使用到所有可能得到的知識→通過組織文化和獎勵來促進知識的成長→測量知識資產的價值和知識管理的效果。

圖書館知識管理的直接目的是知識創新,而圖書館知識創新是使圖書館的知識資源轉化為新的智力資源與新的組織管理方式等的過程,知識創新離不開圖書館的知識資源和服務過程。

知識資源的管理,首先,要發展與圖書館的使命和職能能夠保持一致的資源獲取策略,注意從擁有到獲取這種概念的改變。其次,要調查及分析使用者的需求。再次,要超越顯性知識,設法獲取隱形知識。圖書館應該作為知識篩選、過濾、重組、揭示、開發和傳播的窗口與中心,不論圖書館的這些資源是顯性的或是隱性的,現場的或遠距離的,以及各種不同載體形式的資源。圖書館要利用自己占有的信息資源(包括實體的、虛擬的),快速進行信息加工能力的優勢,利用網絡環境,對所占有的資源進行濃度分析與重組,提供信息增值服務。圖書館服務人員要掌握信息源,了解信息資源分布狀況以及信息網絡的分布,熟悉網上信息機構,更好地組織網上信息,為讀者服務。

網絡環境為圖書館的服務提供了得天獨厚的機會,原來意義的圖書館分工被打破。圖書館服務工作和信息服務人員將扮演“網上信息沖浪員”、“網上信息標引員”、“網上信息導航員”的角色,將會成為新型的圖書館服務人員。圖書館要通過知識服務,滿足知識社會的需求,提高服務的技術含量,擴大服務效果和服務能力,使人們在網絡和信息時代離不開圖書館的服務。

(四)圖書館知識管理創新的實施策略

圖書館作為一個原本就從事文獻與信息整序的“知識管理”領域,要不斷更新傳統的管理思想,積極吸收新的現代的“知識管理”思想,有利于進一步推動科技進步與科技創新步伐。“知識管理”應是中國圖書館管理變革的必然選擇。現代信息技術的發展使傳統圖書館正向現代化圖書館方向邁進。各項現代信息技術的使用對傳統圖書館的許多方面產生了深刻的影響,它將從根本上改變館藏結構、檢索手段、服務方式,也將對傳統圖書館的結構與功能帶來深刻的變革,并形成一套新的運行模式和管理方法。認清和把握現代化圖書館與知識管理的關系以及知識管理在圖書館中的作用,適時調整其原有結構,使其能更好地發揮圖書館的各項功能,是圖書館適應當今社會環境,跟上時代發展的根本。要做到這一點,圖書館應從以下幾個方面下工夫:更新管理觀念,樹立“以人為本”的管理理念;創建知識共享機制,營造共享文化氛圍;建立知識網絡,促進知識交流;加強人力資源培訓,營造學習型組織;構建新的組織機構,創立知識主管體制;深化服務層次,調整管理策略;以數字化圖書館為平臺,提供個性化服務;以虛擬社區為中心,提供知識交流服務;優化服務效益;加快現代信息技術在圖書館知識管理中的應用。只有建立一個能為信息公開交流提供完善基礎設施的網絡,才能極大地促進圖書館知識管理的實施。