信息化管理提高企業(yè)競爭力

周 平

摘要:當前信息化管理已廣泛應(yīng)用于各類企業(yè),對企業(yè)的組織、經(jīng)營和管理都產(chǎn)生了深遠的影響。信息化管理在企業(yè)中的作用是巨大的,它可以改進組織結(jié)構(gòu),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,加強技術(shù)創(chuàng)新,促進產(chǎn)品多樣化,降低企業(yè)成本,提高企業(yè)競爭力。但信息化管理在應(yīng)用過程中也存在一些問題,只有正確處理好幾個關(guān)系,才能發(fā)揮信息化管理在企業(yè)中的作用,提高企業(yè)競爭力,確保企業(yè)贏得持續(xù)發(fā)展之路。

關(guān)鍵詞:企業(yè)信息化管理競爭力

隨著全球信息化時代的到來,信息資源已成為現(xiàn)代社會的戰(zhàn)略資源,它成為一個國家、一個地區(qū)現(xiàn)代化水平和綜合實力的重要標志。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟的快速發(fā)展時期,企業(yè)將會越來越多地面對許多必須解決的信息決策問題。決策方法的信息化與科學(xué)性越來越受到企業(yè)的高度關(guān)注。信息化管理越來越得到企業(yè)和社會的廣泛應(yīng)用,它對提高企業(yè)市場競爭力起到了巨大的推動作用。

一、信息化管理是企業(yè)發(fā)展的需要

1、企業(yè)決策的需要。信息是物質(zhì)存在和運動狀態(tài)的反映,普遍存在與自然界以及人類社會活動中,隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展,社會對信息及信息處理與利用的關(guān)注度越來越高。在世界經(jīng)濟高速發(fā)展的今天,企業(yè)將面臨著許多嚴峻的挑戰(zhàn)。決策過程涉及的問題復(fù)雜多變,決策方法研究已經(jīng)成為一個多層次、多方位的體系。決策不僅僅需要對大量有關(guān)信息進行分析、篩選、判斷,從而進行創(chuàng)造性的方位擬定、評價、選擇和實施,而且決策還需要快速、準確、全面的信息支持。

2、市場競爭的需求。加入世貿(mào)組織后,交往更廣泛,全球各個地區(qū)都可能有貿(mào)易伙伴和客戶,要求企業(yè)能夠很快提供大量信息。這就要求我們能夠在外界環(huán)境不斷變動的情況下,最迅速快捷的提供大量的信息,為決策者提供決策的依據(jù),因此信息化管理是極其重要的。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該在這些方面更新觀念,強化改革意識,堅定管理模式變革的決心。

二、信息化管理在企業(yè)中的作用

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及,企業(yè)的生存的競爭環(huán)境發(fā)生了根本的變化。企業(yè)要想在市場競爭中立于不敗之地,必須要進行信息化建設(shè),所以信息化管理就成為企業(yè)獲取競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵所在。信息化管理在企業(yè)中由于信息技術(shù)的大量采用,改進和強化了企業(yè)資金流、人員流、物資流及信息流的集成管理,對企業(yè)原先的管理模式和經(jīng)營思想產(chǎn)生了強烈沖擊,帶來了根本性的變革。信息化管理使企業(yè)管理方法不斷創(chuàng)新,企業(yè)競爭力不斷提高,從而使更具生命力,獲得更多的效益。

1、改進組織結(jié)構(gòu),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)存在多層次、多等級、機構(gòu)臃腫、缺乏活力、橫向溝通困難、信息傳遞失真、對外反應(yīng)遲鈍等弊端。20世紀90年代以后,隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,用戶需求及社會環(huán)境的變化,使企業(yè)面臨日益復(fù)雜的市場環(huán)境,傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式已不再適應(yīng)。而信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,從根本上改變了企業(yè)收集、處理和利用信息的途徑和方式,從而導(dǎo)致企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的巨大變革,業(yè)務(wù)流程的調(diào)整優(yōu)化。原有的寶塔型結(jié)構(gòu)被精簡、高效、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化、網(wǎng)絡(luò)化結(jié)構(gòu)所取代。這種組織結(jié)構(gòu)不僅使信息溝通暢通及時,市場信息與決策層之間的反饋更加迅速,提高了企業(yè)對市場的快速反應(yīng)能力,而且極大地調(diào)動了組織成員的積極性和潛在能力,加強了互相之間的溝通和交流,從而使企業(yè)能更好的適應(yīng)激烈競爭的市場環(huán)境。

2、加強技術(shù)創(chuàng)新,促進產(chǎn)品多樣化。由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展,使全球信息獲得前所未有的跨地域、跨國界流動。信息的流動創(chuàng)造了無限商機,特別是隨著電子商務(wù)在企業(yè)經(jīng)營中的應(yīng)用,縮短了企業(yè)與消費者之間的距離,極大地提高了企業(yè)獲取新思路、新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品的效率,給企業(yè)提供了更多開拓市場的機會,使企業(yè)與供應(yīng)商及消費者建立起快速高效的關(guān)系,從而提高了企業(yè)把握市場的水平和能力,使企業(yè)能迅速將消費者的需求變化及時反饋到?jīng)Q策層促進企業(yè)針對消費者需求進行研究和開發(fā)活動,及時調(diào)整和改變經(jīng)營戰(zhàn)略,向市場提供多樣化的產(chǎn)品和服務(wù),以獲取較強的競爭優(yōu)勢。現(xiàn)在,具有經(jīng)濟規(guī)模的而制造業(yè)生產(chǎn)線可根據(jù)顧客要求,提供更快捷便宜的多樣化產(chǎn)品。信息技術(shù)不僅創(chuàng)造了這種大規(guī)模生產(chǎn)的獨特需求市場,而且促進了企業(yè)更高層次上的技術(shù)和產(chǎn)品創(chuàng)新。

3、降低企業(yè)成本,提高企業(yè)競爭力。信息技術(shù)的應(yīng)用范圍可涉及一個企業(yè)的所有經(jīng)濟活動,它可以直接影響企業(yè)經(jīng)營過程中的任何一個環(huán)節(jié),改變成本結(jié)構(gòu)。計算機輔助設(shè)計和制造技術(shù)不僅可使企業(yè)降低新產(chǎn)品的設(shè)計成本和生產(chǎn)成本,而且還可以大幅度降低對現(xiàn)有產(chǎn)品進行修改或增加新功能的成本。柔性制造技術(shù)對庫存管理的替代效應(yīng),使企業(yè)減少了庫存量,降低了管理成本。信息技術(shù)的應(yīng)用尤其是迅速發(fā)展的電子商務(wù)大大降低了企業(yè)的交易成本,從而形成成本優(yōu)勢。信息化企業(yè)成本的下降,使企業(yè)能以低信息成本實現(xiàn)共享管理成本,并隨著管理規(guī)模的擴大形成規(guī)模管理小英,從而改變了企業(yè)的競爭方式,給企業(yè)提供了新的競爭空間,使企業(yè)獲取更多的競爭優(yōu)勢。

三、如何加強企業(yè)信息化管理

1、提高認識,統(tǒng)籌安排,合理的運用信息化管理手段。企業(yè)應(yīng)該充分認識到,企業(yè)信息化是一個企業(yè)提高運作效率、改善服務(wù)水平和降低運營成本的手段,是規(guī)范企業(yè)管理、加速信息傳遞、增強企業(yè)的競爭力、提高經(jīng)濟效益的保證安全持續(xù)發(fā)展的途徑。在認識到信息化建設(shè)重要性的同時,還要根據(jù)企業(yè)情況,明確信息化要解決哪個層面的問題;明確信息化針對管理的哪個范圍;明確引進信息技術(shù)與企業(yè)的對接問題。這就是搞好信息化建設(shè)工作要注意到的問題:即規(guī)劃是前提,建設(shè)是基礎(chǔ),人才是關(guān)鍵,管理是保證,應(yīng)用是核心。

2、因企制宜,選用適合企業(yè)發(fā)展的信息化管理模式。目前市場上有名目繁多的管理軟件,比如OA、ERP、CRM、HR、BI以及財務(wù)軟件,企業(yè)在信息化管理模式的選擇中應(yīng)結(jié)合自身實際,單純追求技術(shù)的先進和實用性都是不可取的,應(yīng)該在追求先進性的同時強調(diào)實用性,選用適合自身的軟件。大型企業(yè)的信息平臺主要考慮軟件的適應(yīng)性、開放性和先進性;中型企業(yè)注重軟件的柔性和廠商的服務(wù);小型企業(yè)選型往往本著實用、夠用的原則,重點解決業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息化問題。

3、引進專業(yè)技術(shù)人才或采用第三方咨詢,為信息化管理提供技術(shù)保障。信息化管理不是簡單的上上網(wǎng)或者購置幾臺計算機硬件、運用一些基本的應(yīng)用軟件就實現(xiàn)了信息化。信息化管理屬于知識密集型的產(chǎn)業(yè),需要高素質(zhì)的人來操作,并經(jīng)過調(diào)查研究企業(yè)的生產(chǎn)問題、市場問題、庫存問題等,然后進行深度的分析,選用適用的軟件,這樣的信息化建設(shè)才具有可操作性。因此,企業(yè)引入信息化管理系統(tǒng)之前,應(yīng)向?qū)I(yè)人士咨詢,除了價錢之外,最主要的就是所需的時間及顧問人員的素質(zhì)。或者企業(yè)可以根據(jù)自身情況,采用選擇第三方咨詢,應(yīng)用第三方的技術(shù)力量、人才力量,這樣不僅能解決人才的短缺問題,又能夠依據(jù)第三方的工作經(jīng)驗,縮短實施的周期,少走彎路,達到應(yīng)有的效果。

四、企業(yè)信息化管理應(yīng)注意的問題

進入現(xiàn)代信息技術(shù)社會,信息化管理已成為企業(yè)迎接新經(jīng)濟的挑戰(zhàn),無論是型企業(yè)還是數(shù)以萬計的中小企業(yè),都必須用現(xiàn)代信息技術(shù)的思維方式和管理理念去經(jīng)營管理,但也不能盲目跟隨和迷信。在當前,企業(yè)信息化管理還應(yīng)該要處理好以下幾個問題。

1、基礎(chǔ)管理與信息化管理的關(guān)系。目前一部分企業(yè)為了趕潮流,過分的依賴電子商務(wù)和信息化,而對企業(yè)的基礎(chǔ)管理,特別是對如何使自己企業(yè)實行數(shù)字化管理,以便更快更好地與網(wǎng)絡(luò)化、信息化接軌缺乏耐心和明智的決策,只指望一夜之間就能實現(xiàn)信息化管理。事實上,加入電子商務(wù),實行信息化管理的目的是企業(yè)為了用更少的投入獲得最大的效益,信息化管理是企業(yè)為達到其經(jīng)營目的而采取的一個重要工具和手段。因此,作為企業(yè)必須處理好基礎(chǔ)管理與信息化管理的關(guān)系。首先,必須改變企業(yè)的傳統(tǒng)管理模式,要將多層次從上到下的金字塔型的管理系統(tǒng)進行扁平化、網(wǎng)絡(luò)化,重新設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)處理流程,使企業(yè)內(nèi)部的信息傳輸更便捷、更高效,實現(xiàn)信息資源的共享,改變傳統(tǒng)的一層一層的管理模式,使管理者與各部門、員工之間的交流和溝通更方便,從而提高管理效率,降低管理成本。其次,必須徹底改變傳統(tǒng)管理的思維方式,從企業(yè)組織的整體出發(fā),在重新設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)的整體業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上,建立每道工序和每個員工的信息化基礎(chǔ),并達到規(guī)范化、標準化的要求。這樣,在新的管理思想基礎(chǔ)上建立起來的信息化管理才能使企業(yè)真正走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化。

2、管理軟件的引進與自行開發(fā)的關(guān)系。作為一個企業(yè),面對激烈的市場競爭,必然希望從管理技術(shù)手段上搶占制高點,一獲取競爭優(yōu)勢。而目前的現(xiàn)實是我國90%以上的企業(yè)是中小企業(yè),企業(yè)基礎(chǔ)管理薄弱、部門崗位職責不清、內(nèi)部控制不嚴、業(yè)務(wù)流程不暢,部門之間自行其是,信息采錄傳輸速度慢、時效差,運用信息進行決策與管理的能力受到限制。為此我們應(yīng)當在引進先進的管理軟件的同時,積極進行適應(yīng)于企業(yè)發(fā)展的管理軟件的自行開發(fā),逐步擁有自主版權(quán)的管理軟件。

3、信息化管理人才的培養(yǎng)與引進的關(guān)系。隨著知識經(jīng)濟的不斷發(fā)展,從事知識工作的知識工人也將不斷增加。企業(yè)管理者應(yīng)把知識工人看做是企業(yè)走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化、不斷發(fā)展壯大的共同管理者,把擁有知識工人看作是企業(yè)的一份“資產(chǎn)”,使他們在工作崗位上不斷創(chuàng)新,以推動企業(yè)發(fā)展。在企業(yè)信息化管理中,信息化管理人才應(yīng)該堅持自己培養(yǎng)與引進相結(jié)合。首先,企業(yè)必須要立足自身人才的發(fā)掘和培養(yǎng)。每個企業(yè)都有一群熟悉本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理情況的員工,他們對自己業(yè)務(wù)的熟悉是他們積極參與企業(yè)信息化管理的優(yōu)勢所在,但是他們往往缺乏新的理論和知識,缺乏信息化管理所需要的技術(shù),因此,加強對他們的培訓(xùn),特別是進行創(chuàng)新意識的培訓(xùn),使新的信息理論知識、創(chuàng)新思想與已有的自身業(yè)務(wù)能力相結(jié)合,對整個的生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)的流程進行創(chuàng)新優(yōu)化,則必將能起到意想不到的效益提高。其次,引進業(yè)內(nèi)更高層次的專家,對企業(yè)的發(fā)展也是必不可少的。專家們在自己研究的某一方面的知識和技能畢竟不是企業(yè)自身所能培養(yǎng)出來的。因此,引進專家為企業(yè)信息化管理進行出謀劃策、技術(shù)指導(dǎo)、培訓(xùn)員工將是企業(yè)管理效益的重要途徑。將引進專家與加強培訓(xùn)相結(jié)合,是企業(yè)不斷走向成功的重要手段。

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作者簡介:周平(1988-),女,山東人,學(xué)生,北京化工大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院,專業(yè)信息管理與信息系統(tǒng)。