大型國有企業信息化項目實施特點

王 昕 王靜怡

摘要:針對大型國有企業固有特點,提出信息化項目建設的實施原則和方法步驟,重點分析企業特點與項目建設的關系,以及信息化項目的開發和實施的八個步驟,有助于開發方與應用方溝通合作,使得系統更加合理與完善。

關鍵詞:國有企業信息化建設軟件系統開發

前言

中辦國辦《2006—2020年國家信息化發展戰略》的出臺在大型國有企業中掀起了一輪信息化建設的高潮。需要注意的是:我國國情決定了大型國有企業有著獨特的經營特點和企業文化,因此,信息化項目實施人員必須充分尊重這個事實,采取針對性的策略,才能保證項目順利完成。

一、大型國有企業的經營特點及相應對策

1.1 信息系統建設必須嚴格遵守企業上級單位要求

大型國有企業,特別是如交通、能源等集團型企業,其管理模式大多是自上而下多層集中式管理,一般分為:總公司-大區域公司-省級公司-市級公司-縣級公司五層金字塔架構。處于塔尖的上級單位對下級單位的關鍵事務(如人事、財務、物資等)擁有絕對控制權。所以,對于軟件開發商而言,如與某企業簽署了軟件開發合同,并不意味著只要關心該企業的需求就可以了,還必須時刻關注業主上級單位(如總公司)的管理需求變化,隨時調整開發方向。否則,一旦軟件系統與上級規定發生沖突,下級單位必然讓步,系統開發工作就會擱置甚至中止。

例如國內某著名軟件公司承接了江蘇省一家大型國企的管理系統開發項目。項目已實施近兩年,反映良好,但卻于今年年初中止。原因是該國企的上級單位于去年推出了信息化總體發展規劃,而該軟件公司沒有相應調整軟件開發內容(因為如調整將加大成本),反而加快開發速度企圖造成木已成舟的現實。結果最后由于與上級單位矛盾過多,修改系統代價過大造成項目終止。

1.2 信息系統開發周期不能太長

在大型國有企業開發信息系統,即使系統整體還不完善,也要盡可能早出亮點,早見成效。具體地講,最好在半年內出亮點,三年內完成開發,否則項目失敗概率很大,原因如下:

首先,信息化建設是“一把手工程”。應用單位高層領導的支持力度對于軟件開發和實施的成敗具有決定性的影響。而大型國有企業領導班子任期一般為三年。如果系統開發時間過長,企業領導班子發生人員變化,不同領導管理思路不盡相同,對軟件系統的支持力度也有較大差異。如果新任領導不重視本項目,則系統開發會出現資源調動困難,基層配合不足的情況,從而影響項目進度,工期一拖再托,直至中止。所以,軟件系統的開發周期絕對不能超過一任領導的任期。

另外,開發實施軟件系統,不僅要取得公司高層的支持,還要盡快得到一般員工的理解和配合。首先投入精力開發的系統功能模塊可以是次要功能模塊,但一定是普通員工使用頻率較高的。作為亮點并首先投入使用的功能模塊最好在3個月到半年的時間內就實現。

例如廣西某公司曾經開發財務系統,重點是預算管理模塊。但是考慮到其需求復雜,開發難度長,開發小組決定先開發相對簡單且的出差包銷功能模塊,事實證明,報銷模塊的開發大大方便了常常使用這一功能的全體公司員工,對于宣傳軟件系統起到了很好的作用。

1.3 不要試圖通過信息化項目改變企業文化

大型國有企業通常有著獨特的企業文化,特別基礎產業(如供水供電等),經營特點帶有公共服務性質,其企業文化必須體現社會職能。這些企業文化的存在有其必要性和合理性,不可能因為信息化系統的使用而改變。軟件廠商(特別是國外大型軟件廠商)必須了解企業文化,將軟件設計思想與企業文化相統一,而不是企圖改變企業文化來適應軟件產品。

前幾年,SAP公司曾向浙江某市電力公司做財務模塊介紹,SAP專家反復強調SAP的預算控制如何嚴密,如何杜絕非預算項目以提高企業效益,并一再建議進行企業流程重組以適應SAP產品要求。然而,該電力公司關心的不僅有企業效益,更有安全生產。比如,該公司要保證在緊急情況(如臺風造成大面積停電)下,生產部門可以快速調動資金物資進行緊急搶修,甚至可以不經審批流程,待搶修結束后再補報手續。而SAP專家依然強調系統的成熟性而不愿修改。最終在該項目開始建設時,該公司被排除在考慮范圍之外。其實,相信以SAP的實力,緊急事務處理功能必然能夠開發完成,但是,它不愿適應反而是企圖改變企業固有的企業文化,最終失去合同。當然,并不是說固有的企業文化就比SAP的要好,但是,改變企業文化是整個管理體制的問題,靠信息化是無能為力的。

除此之外,信息化項目的實施,還需要諸如信息標準統一,業務流程規范,培訓教育等方面內容,其他專業文獻上已有相關內容,此處不再贅述。

二、大型國有企業實施信息化方法步驟。

筆者結合理論知識和實踐經驗,將信息化項目的開發和實施總結為八個步驟:系統規劃,業務分析,系統設計,開發配置,運行準備,知識轉移,系統上線,持續優化。

2.1、實施步驟與對應活動任務關系圖

下圖描述了各實施步驟和所對應的活動任務之間的對應關系。

2.2、分階段實施步驟詳細說明

2.2.1系統規劃

項目啟動。為項目合同簽訂到甲乙雙方項目組成立之前的階段,需要將項目的目標、工作方式、時間安排等相關信息在甲方內部中高層及部門業務骨干中進行傳達。

成立項目實施組。項目實施組應具有層次性和合理性,對于大型實施項目注重構建一把手把關的組織架構。

制訂項目實施方案。項目實施方案是軟件項目實施的綜合性綱領文件,闡述項目實施的總體需求、實施目標、實施標準、規范和采用的實施技術以及工作組織、計劃、人力資源、環境和項目資源等問題的規劃,最后闡述項目實施的里程碑、可交付成果和驗收等一系列有關項目實施的規劃。

制訂實施工作計劃。工作計劃是項目實施方案中項目管理部分的核心指導文件,包括總體工作計劃和階段工作計劃。

制訂項目管理制度

2.2.2業務分析

業務咨詢。在業務分析階段強調業務專家的重要性,對于重大的或有爭議業務流程和業務規則的決策問題,通過成立的業務咨詢專家組進行支持和咨詢。

需求調研。業務調研與分析是實施項目的開始,其目的是根據項目的范圍、邊界、需求等描述展開調研,將項目目標范圍分解成一個個可操作、可控制、需解決的業務問題。業務定制要求針對實施企業的管理現狀、發展戰略和實際需求,進行詳細的業務調研分析,并編寫調研分析報告。本階段亦預示著項目實施工作的實質性開展,主要工作包括:業務咨詢、業務藍圖和框架定制、需求調研、需求分析等針對企業具體業務和現狀的調研分析工作。

需求分析。根據項目雙方認可的《業務調研報告》,分析項目應實現的系統功能,包括業務性功能和應達到的性能、安全級別、可靠性要求。盡可能詳細識別企業的主要業務流程如信息流、資金流、物資流,以分析系統應實現的功能;需求分析活動的成果要求編寫成《業務需求分析報告》。該報告應與企業的業務人員和相關領導達成共識。

2.2.3系統設計

業務設計。該階段工作目標是如何將業務需求轉換成業務設計方案。根據《業務調研報告》和《業務需求分析報告》等成果,分析企業的管理對象、業務流程、管理業務、管理關系等解決方案中企業業務模型描述的具體方案。該階段要求編寫全面詳細的《系統概要設計》和《系統詳細設計》文檔,并且使其處于受控狀態,作為項目驗收的主要文檔之一。

系統流程設計。企業業務流程是一個有機的整體,需要進行系統設計,特別要設計在實施項目時引起變革的業務流程,以使其適應新系統的運行。

構架設計。設計適合于企業運行的系統框架。要依據甲方的業務特征設計而成,包括適合于企業運行的管理對象架構、管理業務和業務單元架構、業務流程架構以及子系統架構,適合于企業資源安全需求的系統安全設計方案以及信息輸入輸出的設計方案等。

差異報告。根據《業務設計方案》,雙方討論確定乙方現有的軟件系統可以滿足哪些甲方需求;哪些部分滿足,需要對系統進行修改;哪些完全不能實現甲方需求,需要重新開發。

2.2.4開發配置

系統定制。設置系統的基本參數、基本數據、信息表現、安全策略等系統參數和數據。

定制開發。通過配置參數和自定義的方式來使系統滿足部分管理需求。在應用方案確定之后,軟件供應商項目組會應立刻展開客戶化開發工作組織開發和測試,最終提交客戶測試和驗收。

業務配置。根據《業務設計方案》,設置管理對象及其屬性數據、管理業務、業務單元和其數據項目等等,配置企業的管理業務、管理關系,最終形成多個功能模塊。

流程配置。根據《企業流程設計方案》,在系統中設置業務流程,包括跨部門業務流程設置,方便集團企業跨部門業務的處理。

演示運行。配置完成的系統已經實現了企業的需求和業務功能,為擴大新系統的影響力,讓企業的相關領導和業務人員了解認識新系統,進行系統的演示。

2.2.5運行準備

數據整理、錄入,及模擬運行

當系統初始化完畢后,為了企業工作的穩妥性和適應新的工作環境,新系統進入一段模擬運行時期。在模擬運行期間,及時解決系統暴露出的任何問題,包括技術、業務、人員和制度等相關方面的問題。

2.2.6知識轉移

應用培訓。應用培訓是培訓中的重中之重,本活動的成功對系統應用有較大的影響。培訓活動應嚴格執行考核標準,針對不同崗位的業務人員和不同的子系統分別進行規劃,既有整體的業務流程和整體業務培訓,又有針對不同子系統、不同崗位的操作培訓。

2.2.7系統上線

數據效驗。組織業務人員、實施人員和有關領導對系統的正確性進行進一步的核查,檢查系統設置、期初數據、業務流程、數據類型、編碼體系等工作的正確性。

系統測試。系統測試是對應用方案的真實模擬,通過錄入靜態數據和準備的好的測試業務數據,把解決方案展現在業主面前,供其進行各種流程的操作,對發現的軟件錯誤及時協調修改。

系統切換及驗收

文檔移交。項目成果的移交在本活動進行再次核實或確認,對具體的成果移交要有明確的規定,要求按照項目總體計劃和階段工作計劃進行。

2.2.8持續優化

技術支持。在系統上線成功后,利用乙方的技術支持和客戶服務網絡,提供全面的技術支持,確保系統的可用性。

需求變更。企業業務在有限范圍內發生變化時,提供相關的系統實施或開發服務。

改進優化。在系統應用的過程中,發現的系統缺陷和不符合企業用戶的業務情況、使用習慣的系統功能,經過優化流程將得到改進。

三、結束語

與國有大型企業合作進行信息化的建設往往需要開發方與應用方信息化實施人員的充分溝通與尊重,遵循企業固有的經營特點、企業文化與業務需求,進行項目規劃、實施、調整與改進,可以說這是一個動態的過程。同時在信息化實施過程中,要求雙方都嚴格遵守系統開發運行的客觀步驟,采取針對性的策略,才能保證信息系統化項目順利完成。

參考文獻:

[1]鄭人杰、殷人昆、陶永雷 ,《實用軟件工程》(第二版) 清華大學出版社(1997).