淺談會計檔案管理工作規范化

王秋華

摘要:會計檔案作為國家檔案的重要組成部分,在經濟建設中起著舉足輕重的作用,為國家制定宏觀經濟政策和單位制定經濟決策奠定了史料基礎。為更好的規范會計檔案管理,提高會計檔案管理領域的領導者和工作者的認識,總桔經驗,更新觀念,大力協作,推進會計檔案管理工作規范化的進程。

關鍵詞:會計檔案管理工作 規范化

所謂會計檔案就是指記錄和反映單位經濟業務的會計憑證、會計帳簿、財務報告等會計核算專業資料,是經濟活動最基本、最完整、最真實的記錄,它具有重要的史料和證據作用。會計檔案管理是指單位對自身的會計專業核算資料整理成冊,并按照相關的法律法規加以保管處理的規范行為。

為完善會計檔案管理制度,提高會計檔案管理水平,規范會計檔案管理活動,加強會計檔案管理工作,財政部和國家檔案局于1998年8月發布了新的《會計檔案管理辦法》,1999年新頒布的《會計法》也對會計檔案管理工作作了進一步強調。如何更好地貫徹執行《會計檔案管理辦法》及《會計法》的有關規定,切實加強會計檔案管理工作,充分發揮會計檔案在社會主義市場經濟建設中的作用,這需要單位領導的重視,及廣大會計工作者和檔案工作者進一步提高認識,使會計檔案真正成為推動社會發展、規范經濟活動的重要工具。

(一)會計檔案管理工作有關原則和要求

我國法律對會計檔案管理有一些相關規定,如我國《刑法》有明確條款涉及到會計核算資料的造假、隱匿、故意銷毀、偽造和變造行為,這些實質上都與會計檔案管理有關。故我國會計檔案管理應符合以下原則和要求:

1.合法性。會計檔案管理的合法性是指單位管理或委托管理的會計檔案由符合法律法規規定的會計核算資料構成,會計檔案的整理歸檔、保管處理符合相關法律法規的規定。

2.完整性。會計檔案管理的完整性是指任何獨立核算的單位都必須將其全部會計資料加以整理,入檔保管。完整性包括兩個方面:一是每個單位都應該將會計核算資料加以保管。按照《會計法》的規定,每個單位應設置會計機構或在有關機構中設置會計人員:不具備條件的,應委托具有資質的會計中介代理機構代理記賬。據此規定,每個單位都應提供會計核算資料并形成會計檔案加以管理。二是每個單位的會計檔案應包含所有的會計核算資料。

3.客觀性。會計檔案管理的客觀性是指各單位管理或委托管理的會計檔案必須是真實發生的經濟業務所形成的會計核算資料,不能偽造、變造或隱匿會計核算資料。

4.期限性。會計檔案管理的期限性是指會計檔案管理工作長期存在。為更好地維護國家經濟秩序、維護法律的尊嚴,對單位記錄和反映其經濟業務的不同內容會計核算資料必須按《會計檔案管理辦法》規定的期限保管,以備查閱、使用。

《會計法》規定,對會計檔案管理不善,造成毀損、滅失的,應承擔法律責任。《會計檔案管理辦法》對會計檔案管理作了比較全面細致的規定,主要有以下幾個方面:①會計檔案的保管期限規定。會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。屬于永久保管的會計核算資料僅有8種,屬于定期保管的會計核算資料有31種,按最低保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。②會計檔案的銷毀制度規定。對銷毀的申報程序、參加人員、銷毀地點作了規定。③會計檔案保管的規定。會計檔案由專門機構或專人保管,以明確責任。⑤特殊情形下會計檔案管理的規定。這里的特殊情形包括:單位撤消、解散、破產、合并、分立以及存在未結清會計事項等。

(二)規范會計檔案管理有待加強的幾個方面

為確保經濟業務記錄的完整與安全打擊和防范違法行為,促進社會和諧發展,必須從以下幾個方面完善會計檔案管理。

1.加強和完善有關會計檔案管理的立法

目前我國有關會計檔案管理的法律規定還不完善和缺乏強制效力。《會計法》僅僅在第42條作出了規定,《會計檔案管理辦法》雖然對會計檔案管理作出了詳細全面的規定,但其僅僅是一個部門規章,不具有法律上的強制效力。為達到會計檔案管理的強制效力,改進單位會計檔案管理工作,應該將“會計檔案管理”專門作為一章規定于《會計法》中,同時廢止《會計檔案管理辦法》。

2.會計檔案最低保管期限的修改

隨著社會經濟的發展,社會經濟效率的提高,會計檔案包涵的信息資料巨增,《會計檔案管理辦法》中規定的會計檔案最低保管期限對民事糾紛當事人來說顯得太短。同時根據我國《刑法》規定,對經濟領域的刑事犯罪嫌疑人進行追訴的最長期限為20年。在司法實踐中,最低保管期限為10年和15年的會計檔案規定顯然限制了對犯罪的查證,因而為保證國家經濟安全,保護當事人的合法權益,打擊經濟犯罪與職務犯罪,應將這兩類會計檔案的最低保管期限延長為20年。

3.增加會計檔案管理檢查制度

由于沒有嚴格的會計檔案管理檢查制度,現在有許多單位在發現問題時往往查不到相關會計檔案。雖然《會計法》等法律法規規定了內部會計監督與內部審計制度,但內部監督不具備超然獨立性,一般的會計監督可以做到,涉及高層主管的會計監督往往效果不佳。為保證會計檔案的合法、完整、客觀,做到長期有效的管理,應將會計檔案管理檢查制度寫進相關的法律法規中。

4.加快會計電子檔案管理的規定

隨著社會科技的進步,計算機在財務工作中的大范圍使用,磁性介質保存會計信息的現象將會越來越多。然而目前采用的會計檔案保管方法沒有多大改變,仍以紙質檔案為主。電子檔案雖然保管但沒有相關規定,實踐中,僅僅是部分單位在保管紙質檔案的同時將電子檔案備份,既浪費人力、物力,又增加了管理成本,因此應盡快立法規范會計電子檔案的管理,以達到法律的適用性。