工程項目預算控制存在的問題及完善措施

黃秋萍

摘要:工程項目預算是工程價值的貨幣表現,是以貨幣形式反映的工程項目施工活動中耗用的費用總和。工程項目資金管理一般采用預算控制模式,其運作方式是:以預算控制為主,建立嚴密的預算監控體系,按預算限額對立項、承諾和資金支付進行管理,以實際投資金額與預算差異衡量項目管理成績與效果,對超預算部分進行糾正和改進,以實現預算控制目標。這種管理模式能通過預算執行情況發現資金使用中存在的問題,及時將信息反饋到有關資金控制部門,以便盡快采取措施予以糾正,并根據預算范圍有效控制工程總投資。采用預算控制模式進行資金控制,需科學制定項目預算,建立信息管理系統和配套的預算責任中心制度、考核制度。本文擬考察工程項目預算控制中存在的問題,探討改善工程項目預算控制的措施。

關鍵詞:工程項目預算;問題;完善措施

一、工程項目預算控制中存在的問題

由于客觀條件和管理水平的限制,項目預算管理工作存在以下問題:

(一)預算編制欠準確預算編制不準確的原因較多,如由于設計過程中數據不斷改動,待項目設計完成,許多數據與初始數據有較大出入,而預算主要依據設計人員的初步概算編制。施工技術的發展、外部因素的變化也是造成預算執行與預算編制出入較大的重要原因,施工單位應根據工程實際進展對預算進行適當調整。

(二)信息管理系統不完善信息管理系統的運用水平是預算管理實際操作水平的標志。及時反映預算執行情況,分析資金投入與預算的差異,是預算控制的主要內容。雖然一般項目管理都建立了信息記錄與報告系統,但往往報告形式不一、水平不一,未做到及時輸入、數據共享,各部門信息時有重復,信息變化未及時修正,難以及時、高效地反映預算執行的真實情況,為分析和決策服務,信息管理系統在某種意義上變成了“檔案”系統。

(三)未建立預算控制責任中心由于僅依據工程項目編制預算,未細化預算控制內容,定量劃分各預算控制中心責任,各部門預算控制任務不明確,也未建立有效的評價與獎懲制度,對工作成效顯著的人員未予以鼓勵,對因失誤或責任心不強造成的損失也未進行適當的懲處,難以調動各部門與預算控制人員的責任感和積極性。

(四)招評標程序與制度不健全主要表現在:

1.缺乏評標標準。有些評標過程中缺乏具體評標標準,對技術水平、經濟效益的評價主觀隨意性較強。

2.招標方式不合理。由于種種原因,許多工程項目采取議標方式招標,缺乏公平性和競爭性,不利于資金控制。雖然現場存在復雜實體或功能接口的項目采用議標方式更有利于減少費用,但一般項目還是采用競爭性招標方式更有利于投資控制。

(五)合同執行不力主要原因在于以下方面:

1.設計。設計數據的變動、圖紙的修改、技術方案的變動將導致大量的設計變更,這種現象在工程項目施工前期比較突出。由于設計力量不足,工程進度要求緊,往往詳細設計還未完成便開始招投標活動及施工,不可避免地出現施工過程中不斷修改設計的現象,由此導致合同變更。

2.地質勘探。招標前未做好地質勘探工作,施工時的地質條件與合同說明的地質條件不同,施工條件發生變化,從而導致合同變更。

二、工程項目預算控制的完善措施

預算控制側重于事后反映和反饋控制,投資控制側重于事前和事中控制,包括設計、招投標、施工管理、變更處理全過程,特別是變更處理,是投資失控最重要、最直接的原因。為避免預算失控,必須研究招評標過程和變更處理中存在的問題和導致投資失控的原因,從根本上控制投資增加。

(一)加強變更控制隨著工程項目的進行,合同變更將逐步增加。如何控制變更,將變更費用降到最低,是預算控制中的關鍵環節。變更處理應采取前饋式控制方法,事先采取控制措施,盡可能減少以至避免變更。主要措施有:

1.優化設計。設計費用在全部投資中所占比例極小,但對投資的影響卻很關鍵。應引入競爭性設計招標機制,選擇技術上滿足要求、投資上最為節省的設計方案。同時,還應落實勘探設計單位責任制,對優質設計予以獎勵。設計管理人員應對設計圖紙、方案嚴格審查把關,優化工程項目設計,保證基礎設計數據的完整性、準確性。技術管理部門務必與設計方反復討論、協商,對設計方案反復審查,選擇最佳設計方案。預算管理部門應對各種方案進行經濟—技術分析比較。

2.加強招評標管理。工程項目設計應盡量采取競爭性招標形式,并成立招評標小組。評標前對項目概算有初步了解,對投資控制做到心中有數,最好能制定出標底和評標標準;然后分析承包商報價,比較工程項目的質、量、價,選取最優承包商和施工方案;通過談判爭取最有利的合同條款,以維護自身利益,減少變更損失。

(二)合理制定預算控制目標控制是為了確保目標的實現,系統若沒有目標,就不需要也無法進行控制,脫離實際的目標是無法起到控制作用的。所以,預算編制是預算控制的重要環節,預算編制的準確性建立在設計完善的基礎上,應加強設計概算與標底制作。

1.設計概算。設計概算由設計方根據項目設計的工程量和材料設備價格編制,包括工程總概算和各單項工程綜合概算,是工程項目預算編制的重要依據。設計概算應記入有關設計承包合同,并以此作為對設計方獎懲的重要依據。

2.標底制作。工程項目管理者必須事先做好投資估算,即確定標底。標底制作是編制三級預算的基礎,不能參考投標者的報價來制定,因為可能所有投標者的報價都比實際高出很多,招標方如果不能做到心中有數,很難對投標者的報價進行檢驗和評價。標底制作是預算控制中重要且必不可少的環節,必須予以重視。標底的制作應由預算管理機構聯合設計方、施工方共同完成。為便于詢價,使標底更為準確,預算管理機構應建立價格數據庫。

參考文獻:

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