會計電算化研究

臧瑞英

摘 要:主要論述了會計電算化在現代財務管理應用中出現的問題,針對財會專業人員運用軟件的能力欠缺、管理能力薄弱、會計制度落后、發展的局限性以及存在的安全隱患等問題,采取有力措施。在實施會計電算化的過程中,初始化的工作尤為關鍵,初始化不恰當所導致的后果會在今后的具體工作中逐漸地顯現出來。初始化的工作較復雜,單位的財務人員應與軟件公司的項目實施人員交流協作,充分發揮電算化的特點,注意實施的關鍵點,避免一些常犯的錯誤,高質量地完成初始化工作,起到事半功倍的作用。

關鍵詞:會計電算化;問題;對策

中圖分類號:F230文獻標識碼:A文章編號:16723198(2009)22019901お

1 目前會計電算化應用中存在的問題

1.1 財會專業人員運用軟件能力欠缺

在手工會計核算形式下,從原始憑證的分析處理開始,一直到財務報表的生成和財務報表的分析,都由財務會計人員完成。在電算化會計方式下,只是原始憑證的分析和輸入由會計人員直接處理,會計報表的生成以及一部分財務數據的分析都由計算機自動生成。財會人員的工作顯得較機械、簡單,沒有將財務管理的作用發揮出來。其中存在的問題是對財務軟件的應用方法掌握的不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。

1.2 注重賬務處理,忽視管理功能

在項目的具體實施工作之前,單位的會計電算化實施項目的主管人員應該與電算化軟件公司的實施人員做好溝通、協商的工作,會計電算化的運用和發展可以極大地發揮計算機的計算功能,將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來。單位的會計主管人員對于本單位的會計管理工作比較熟悉,清楚實施會計電算化項目要實現哪些功能,達到何種管理的目的。但是,處于項目實施階段時,單位的會計主管人員對于電算化軟件如何實現某項具體的功能,如何才能達到自己需要的管理目標,還處于摸索的階段。軟件公司的項目實施人員對于自己公司的軟件的具體功能,功能之間的細小的差別設置了如指掌。但是,對于實施單位的具體業務卻不太熟悉,不清楚實施單位需要實現哪些具體的管理目標,哪些功能對單位的會計核算重要,哪些功能對該單位的會計核算無足輕重,單位要實現功能是否具備了客觀的條件。然而,我國實行會計電算化的單位中卻存在只注重賬務處理,忽視管理功能的現象。財務軟件在單位運用中財務分析、成本核算等管理模塊基本不用,失去會計電算化減輕會計人員的繁重工作,充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能。

1.3 會計制度的修改落后于會計電算化的發展

現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的,應用會計電算化后,從記賬方法、賬務處理程序到會計工作的組織、內部控制的方式和會計檔案的保存介質和方法等都發生了變化,因此必須根據會計電算化的特點,對財務會計制度做出相應的修改,單位只加強了軟件的運用,忽略了會計制度的建設。

1.4 會計軟件發展的局限性

由于財務軟件的開發未能實行統一的標準,再加之單位使用的財務軟件是各自向軟件開發商購買的,甚至有的軟件開發商還別出心裁地搞出各自的特色,結果使會計電算化所用財務軟件比較混亂,就是同一行業的不同單位使用的財務軟件也不盡相同。不同的財務軟件的數據接口、使用方法的不一樣,導致了報表匯總、數據查詢、數據傳輸的不方便。

1.5 會計電算化系統存在安全隱患

隨著網絡經濟時代的到來,在給企業帶來無限商機的同時,也給企業帶來隱患,會計電算化系統下,會計信息通在傳輸過程就可能出現安全問題。此外,由于會計數據主要是保存在計算機的磁盤或U盤,一旦磁介質受熱、受潮、折損等原因出現損壞,保存的會計數據將會丟失,勢必嚴重地影響到單位的會計工作。

2 針對會計電算化存在的問題提出的對策

2.1 加強會計人才的培訓,適應會計電算化的要求

會計電算化要求財務人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能,還應對計算機和財務管理知識有比較深刻的了解。會計電算化的發展為會計人員將其精力主要投向財務會計管理工作,以降低成本和風險,提高資金使用效益提供了充分的條件。因此在會計電算化進程中,應注意培養“會計-計算機-管理”型的復合型人才,以促進會計電算化的正常發展。

2.2 加強會計軟件向財務管理方面過渡

現行的單位會計軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡,但要真正充分發揮會計電算化的優勢,為單位管理服

務,必須將其納入管理信息系統,提高會計軟件功能,增加

具有管理型功能的模塊。在研制會計電算化系統時,加強對手工系統的研究與分析,將手工電算化結合起來,找到最佳的人機結合方式,即以最小的成本,重新確定業務的處理流程。

2.3 完善制度,規范管理

依據會計電算化的特點,制訂崗位責任管理、操作管理、維護管理、機房管理、檔案管理、財務管理和計算機病毒的防治等制度,成立專家小組,具體包括:委托方、軟件設計人員、會計師、系統使用者、信息安全工程師等組成,為全面開展工作做好準備。落實任務,明確基本事項,確定具體要完成的工作。提出具體要求,包括:明確給出系統的規模、系統應能完成哪些工作、系統工作的步驟和方法、新系統應達到何種質量水平以及具體的質量控制指標、計劃進度等。收集、整理數據資料,包括:會計業務分工、業務量、業務處理方法、各類報表、輸出結果的時間、數據儲存要求等。

2.4 建立統一的會計電算化協議

會計主管部門提供一個適合大多數單位情況的會計電算化協議,各單位遵照執行,使各單位有共同的工作方式。建立統一通用的財務軟件協議,使得會計電算化系統有一個標準的對內對外接口。即使不同系統下的數據也可以直接使用,這樣可降低對操作員的要求,也可最大限度地實現系統與系統之間的數據共享。

2.5 加強風險控制,保證信息安全

實現會計電算化,必然解決信息安全問題。由于電子數據高度集中,高度依賴電腦,且受電腦病毒入侵、人為操作失誤、機器故障、非法毀損等因素影響,數據很容易被破壞,因此,會計電算化必然加強信息安全管理,一方面制定各種嚴格的管理制度,加強風險控制,加強管理;另一方面加強對員工的信息安全教育,嚴禁未經受權人員上機操作;不能連接與業務無關的終端,禁止與互連網連接;采用先進的加密技術,安裝“防火墻”,嚴防電腦病毒入侵,防止人為非法破壞數據。實踐證明,嚴格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。總之,會計電算化的初始工作是一項技術性較強的,涉及方面較廣泛的,內容較復雜的工作。只有在會計電算化的初始工作中注意上面所提到的問題,高質量地完成初始化工作,才能避免在今后的工作中走不必要的彎路,才能最大地發揮軟件的功能。

參考文獻

[1]@胡世強.現代財務總監[M].成都:西南財經大學出版社,2005.

[2]@毛一梅,谷堅.新編會計電算化[M].上海:中國立信出版社,2005.