匯文系統３．５版在編目模塊中的應用

馬超君

【摘 要】本文闡述了匯文系統3.5版在編目工作中的應用，從編目模塊的應用、使用匯文編目模塊應注意的問題以及有待改善之處3個方面的談了使用匯文Libsys3.5系統的體會，并提出了一些改進建議。

【關鍵詞】匯文系統 編目模塊 圖書編目

武警上海政治學院圖書館從2008年開始引進匯文系統，使用1年多的時間里，我館MARC著錄的速度和正確率都有明顯提高，深刻體會到匯文系統為我館的各項工作帶來的便利，下面就編目模塊談一下使用匯文系統的體會。

1 匯文系統編目模塊的應用

1.1各種編目數據均能適應

匯文編目模塊能夠有效地處理各種編目數據，包括CN-MARC以及US-MARC。各類型MARC均按照原格式存放、編輯，并且在必要時可互相轉換，除了對常見的中外文普通書刊編目外，還能對視聽資料、光盤等進行編目。

1.2復本合并

圖書編目時，會經常對復本進行合并著錄。復本合并是在編目查重時發現有相同的圖書，為了防止一書兩種記錄的現象而將兩個記錄實施合并。復本合并不僅要合并業務窗口，同時要合并MARC記錄。操作時，先打開兩個記錄，必須置于瀏覽狀態，在視圖中選擇橫向平鋪，點擊右鍵將工具欄條拖到另一個MARC記錄的相應位置，并將不用的MARC記錄刪除。

1.3一般保存與審校存盤

匯文系統的正常編目需要一般保存和審校存盤(待編、已編、審校)，要求相當嚴格。編目后首先要對MARC記錄進行一般保存，一般保存后的MARC記錄狀態是已編。在MARC字段檢查無誤后才能審校存盤，正常編目的圖書只有經過審校存盤才能進行典藏。一般保存適用于回溯編目，但有時會出現“經過檢測MARC存在錯誤，不能存盤”的現象。其解決辦法是在系統設置中取消“普通保存是否檢測MARC正確性”這一選項，再次保存即可。

1.4快捷鍵的使用

匯文系統還提供了很多快捷鍵。以提高編目速度。例如：Fl是字段提示幫助快捷鍵。同時在分配索書號窗口里也是種次號自動生成快捷鍵：F2是自動生成拼音字段快捷鍵。

1.5正常編目與回溯編目

匯文系統適用正常編目和回溯編目。一般情況下，圖書必須經過采訪環節，通過送編交接才能正常編目。正常編目的圖書必須分配索書號，經過典藏環節確定每本書的狀態、是否送交等事項?；厮菥幠?，適用圖書回溯建庫。此類書不必經過采訪和典藏兩個環節，因為回溯的圖書均有索書號，只需錄入原有的索書號即可。

2 編目中容易出現的問題及注意事項

(1)編目數據時，最好嚴格遵循“采訪——編目——典藏”這一正規工作流程，盡量不在回溯狀態下編輯記錄。根據筆者的經驗．凡在回溯狀態下編輯的數據，統計工作比較麻煩。

(2)發現多余或無效的MARC數據須及時刪除，以免日積月累，書目數據庫變得龐大、繁雜，影響檢索效率。同時應注意，只有在無下掛財產號、索書號的情況下MARC才可以刪除。

(3)種次號建立要嚴格把關。在編目過程中，經常會在設置完最大種次號后，由于合并記錄等情況，使某些原先設定好的種次號間出現斷號現象。遇到這種情況，應及時將此分類號下的“最大種次號”刪除，這樣便于提醒編目人員在下次著錄數據碰到此分類號時將空號及時補上。

(4)修改已審校存盤的MARC記錄的索書號時，必須在編輯狀態下點開“分配索書號”窗口進行修改，否則索書號字段無法自動更正。

(5)回溯編目中，在查到書時一定要點擊“回溯一添加”功能鍵，然后添加相應的數據?；厮菥幠拷Y束，取消回溯功能鍵。

(6)復本合并時，應從低級記錄向高級記錄合并或平級向平級合并，否則合并操作就不能成功。

3 匯文模塊改進建議

3.1提供“回收站”功能，對誤刪的數據可以恢復。

為確保數據安全，須提供被刪除記錄的恢復功能，即類似于回收站的功能，以備在對數據刪除后隨時可以進行補救。

3.2改進撤銷功能鍵

編目模塊中有撤銷功能鍵。但只能在編輯狀態下撤銷前一次的刪除、復制、剪切等操作的結果。應增強撤銷功能，對任何狀態下前一步或前幾步的誤操作均能撤銷。

3.3錯誤信息提示自動顯示功能

希望匯文系統錯誤信息提示能夠明確詳細些。例如增加索書號時遇索書號重復，系統都會提示錯誤信息“主鍵唯一沖突”。此時只得退出索書號分配窗口，通過圖書檢索窗口查看檢索結果，手工找到沖突原因，再重新打開索書號窗口，分配正確的索書號，這樣既費時又費力。應設計為沖突書目記錄能自動顯示，使編目員能夠方便的修改索書號。

3.4完善編目模塊的統計功能

編目模塊的統計功能雖然使用方便，但是此模塊下統計出的工作量數據只是單一工號的數據。根據編目部的實際需要，應該可以統計所有編目員的工作量情況，以便通過數據統計，發現問題，適時調整工作進度。

3.5書標打印靈活性不足

匯文系統書標打印對于采用回溯建庫方式編目加工的圖書，無法進行批打印。這樣個別處理打印書標比較麻煩，而且書標打印輸出時都是從整張的開始位置打印。但在實際工作中，每批書標到最后一頁大部分都很難用完，有的甚至只有了兩三個書標，造成了很大浪費。應在書標打印輸出設置處增加一項設置輸出位置選項，讓書標從書標紙的某個特定位置開始打印，以減少浪費。

3.6索書號查重設置有待改進

該系統索書號查重設置欠缺。同一類目同一著者的2種圖書，一種是單本，一種是上下冊，匯文系統不做區分查重處理，容易造成異書同號。建議該系統在更新版本時對這一問題加以考慮。

與國內其它圖書館集成管理系統比較而言，匯文文獻信息服務系統較為成熟、穩定，具有較好的適應性，適合大中型圖書館使用。但在各個模塊功能方面還需不斷反復推敲和精雕細刻，汲取國內外最新技術，在多媒體檢索技術、海量信息存儲管理、個性化和自動化服務等諸方面進行新的探索和研究，盡早構筑新型的適應數字圖書館運作機制的系統模型。

參考文獻：

[1]匯文系統用戶手冊．

[2]錢紅紅.匯文系統圖書編目流程與工作環節優[J].圖書情報，2005，(5).

[3]席冬娜.匯文Libsys3.5系統編目模塊應用體會[J].農業圖書情報學刊，2008，(9).