淺談煤炭企業降低采購成本的策略與方法

摘要：降低采購成本是提高企業經濟效益的有效方法之一。降低采購成本就要聯系煤炭企業的實際，建立必要的規章制度，采取集權采購，利用價值分析和價格杠桿以及現代化采購手段，從而有效地降低采購成本。

關鍵詞：煤炭企業；采購成本；集權采購

中圖分類號：F406 文獻標識碼：A

文章編號：1674-1145（2009）03-0015-02

控制采購成本對于一個企業的經營業績至關重要。采購成本下降不僅體現在企業現金流出的減少，而且直接體現在商品成本的下降、利潤的增加，以及企業競爭力的增強。采購成本控制應從系統性出發，關注企業采購的內部成本控制與外部成本控制，關注采購的顯性成本控制與隱性成本控制，從全方位對采購成本加以關注。在激烈的市場競爭中，采購成本控制已成為企業發展與生存的關鍵。采購是企業生產經營活動的起點，也是企業產品成本控制的關鍵所在，控制采購成本，有效地避免無效成本支出，無疑能提高企業的經濟效益。那么，煤炭企業在物資采購過程中，怎樣降低采購成本呢？

一、建立采購制度，降低采購成本

俗話說：“沒有規矩，不成方圓。”采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道。如果企業不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床，滋長腐敗的發生。降低采購成本必須建立嚴格的采購制度。實踐證明，建立嚴格的采購制度，不僅能規范企業的采購活動，提高效率，杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為，有效地降低采購成本。采購制度應規定采購的申請、授權人的批準權限、商品采購的流程、相關部門的責任和關系、各種商品采購的規定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規定比價采購的物資要向供應商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應商，并把所選的供應商及其報價填在申請表上，以供財務部門或內部審計部門核查。建立供應商檔案和準入制度。對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。制度一經建立，就要嚴格執行，按章辦事，從而有效地降低采購成本。

二、采取集中采購，降低采購成本

實踐證明，實行集中采購是降低采購成本的有效方法之一。我們峰峰集團自2003年實行物供體制改革后，實現了“三集中”管理，即集團公司所屬各礦廠所需的物資由物資供銷分公司集中采購、集中儲備、集中配送，收到了良好的經濟效益和社會效益，年降低采購成本上億元。進行集中采購，這里有兩層含義：一是集中需求量。供應部門將各礦、廠在一定時間內的需求量進行整合，力求達到供貨商的最小批量要求，或將較小批量整合成較大批量，以求爭取到更優惠的價格；二是集中向某個供貨商采購。這種方案更適用于標準品的采購或面向產品較齊全的分銷商采購。由于分銷商的經營模式較生產廠家更為靈活，他們往往代理較多的產品線，而其要求的最小訂貨量也較生產廠家更低，因此在很多時候向一至兩家產品線較全的代理商集中采購是小批量采購的一種上佳選擇。在物資采購過程中，將各新聞單位的需求集中起來，采購部門便可用較大的采購量作為砝碼得到較好的數量折扣價格。規格標準化后，可取得供應商標準品的優惠價格，庫存量可以相對降低。費用的支出也會因采購統一作業而減少，采購部便可以有更多的時間將資源用在開發新的供應商。另外，還可與其他煤炭企業進行聯合，實行聯合采購，實現更大意義上的集中采購，從而，降低采購成本。2005年以來，我們通過與開灤、淮南等集團公司聯合，對煤礦用的支護鋼材進行聯合采購，由于提高了采購批量，從而降低了采購成本，每噸鋼材平均降低50

多元，取得了良好的經濟效益。

三、利用價值分析，降低采購成本

利用價值分析也是降低成本的重要方法之一。首先要學會運用價值鏈分析方法。價值鏈分析將采購視為互為聯系的活動的集合體，通過分析各項活動的成本，使成本與其相關活動緊密聯系在一起。價值鏈分析包括：一是內部價值鏈分析。內部價值鏈分析就是不僅要注意生產過程，而且要關注生產之前和之后的作業，以找出它們之間的內在聯系，最終達到降低產品成本的目的。二是外部價值鏈分析。即與供應商和顧客之間的關系分析。供應商不僅生產著采購用于價值鏈的一種產品或服務，而且在其他方面也影響著采購，如供應商發貨頻繁可以降低采購的庫存需求。顧客也有其價值鏈，如那些訂量少、事先不確定的顧客成本比那些訂貨量大，事先確定的顧客成本要高。另外，采用提供較佳付款條件的供應商；運用不同的議價技巧；選擇具價格優勢的運輸公司或考慮改變運輸方式等也可達到降低成本的目的。要建立價格檔案和價格評價體系。企業采購部門要對所有采購商品建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出詳細地說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由有關部門組成價格評審組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。建立商品的標準采購價格并對采購人員根據工作業績進行獎懲。對重點監控的材料應根據市場的變化和產品標準成本定期制定標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格，標準采購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，并提出獎懲措施，對完成降低采購成本任務的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務的采購人員，分析原因，確定對其獎懲的措施。價格的上漲并不是采購人員所能控制的，為了避免價格上漲遭受沖擊，采購可采取一些措施，如簽定價格保障合約；漲價前多備庫存等。降低采購成本的主要目的是在于找出并減少不必要的成本部分，并且在不影響產品質量的前提下，將成本做最有效的分配利用。任何與此原則相違背的決定，都是不足為取的。

四、利用信息管理，降低采購成本

利用信息管理系統來降低采購成本。在信息社會，如果沒有一套高效的信息管理系統，降低采購成本是相當困難的。由此言之，采購首先要建立起高效信息管理系統。在此基礎上可以采用的方法有：一是利用電子數據交換系統進行市場交易，縮短交易時間。建立電子化采購制度可以降低采購管理費用，縮短采購周期，提高存貨運營效率，不僅可以降低企業的采購成本，簡化傳統的采購過程，使繁雜的管理變得輕松簡單，使企業的采購環節井然有序，與供應商的交流更加多樣化，提高采購效率與效益。二是利用國際互聯網收集和發布信息，達到降低采購成本的目的。在降低采購成本的過程中，還要善于通過資源共享來降低采購成本。資源可以分為共享和非共享資源兩大類。對于共享資源，產品的成本與分攤資源費用的產品數量有關，分享這類資源的產品數量越多，分攤到單位產品中的成本就越低。例如，采購固定資產就是典型的共享資源，除了固定資產以外，還有資源的采購費用，信息使用費用，信息傳播費用，建立和使用銷售渠道的費用，交易費用，經驗的共享。增加使用這些共享資源的規模和頻率，可以降低成本。另外，利用信息化管理系統，還可大大提高工作效率，減少供應部門人員，減少費用支出，從而降低采購總成本。

綜上所述，任何可以節省費用的手段都應該是采購值得考慮的對象，但必須是合情，合理，更要合法，有利于供應商的互利雙贏。

作者簡介：林長付（1964-），男，河北永年人，冀中能源峰峰集團物資供銷分公司副經理，經濟師，研究方向：煤炭企業物資供應。