淺議高校院系資料室的發(fā)展和管理

那　偉

[摘要]高校專業(yè)資料室在知識不斷傳播發(fā)展的今天承擔(dān)著越來越重要的科研任務(wù)，它是一個院系學(xué)術(shù)科研發(fā)展的最前沿陣地。專業(yè)資料室的發(fā)展和管理狀況在很大程度上影響著高校的學(xué)術(shù)建設(shè)，因而也受到了越來越多的關(guān)注。本文分析了高校專業(yè)資料室的管理中需要的管理人員素質(zhì)需求和當(dāng)前形勢下高校專業(yè)資料室管理中存在的問題，并針對外國語學(xué)院管理實際提出相應(yīng)的解決辦法。

[關(guān)鍵詞]院系資料室 發(fā)展 管理 創(chuàng)新

從高校的圖書資源的收藏和管理層面上來看，各個高校都有圖書館和院系資料室的兩級資料管理機制，這兩級管理相互借鑒相互補充，從而更好的滿足教師和學(xué)生的需求。但兩種管理機制之間猶豫期自身的性質(zhì)不同存在許多差異，這兩種差異也導(dǎo)致了院系資料室必須創(chuàng)新管理模式，走出一條適應(yīng)自身狀況和發(fā)展的新思路。高校的院系資料室有其自身發(fā)展的特色和重點，要在自我分析的基礎(chǔ)上探討發(fā)展的自由之路。

一、圖書館管理與院系資料室管理“和而不同”

1.圖書館管理和院系資料室建設(shè)有相互補充的作用

圖書館是高校文字及數(shù)字資源的主要來源，其收藏的文獻資料具有廣泛性和普遍性，其收集內(nèi)容涵蓋了自然科學(xué)和人文科學(xué)的幾乎所有門類，其收集形式包括圖書、期刊、報紙、電子出版物、光盤、網(wǎng)絡(luò)資源等。鑒于圖書館資源的廣泛性和普遍性，很難保證每一個門類的書目的豐富性和專業(yè)性，院系資料室則剛剛好承擔(dān)起了這樣的責(zé)任，專門負責(zé)和本專業(yè)本院系建設(shè)發(fā)展需要所需要的書籍，在內(nèi)容上補充了圖書館的不足。同時，院系資料室效仿圖書館的管理機制，充分利用圖書館的有效資源，在資料的形式上采用更多的形式，保證了院系資料室資料形式的豐富性，更好地滿足師生科研創(chuàng)新的需要。

2.圖書館管理和院系資料室管理又有較大差異性

（1）面向的對象不同

圖書館是大學(xué)里的公共資源，面對全體在校學(xué)生（包括本科生、研究生、甚至在職培訓(xùn)人員）、教師和職工；而院系資料室所面向的使用對象則更加具有局限性，主要面向本院系的教師、研究生和畢業(yè)班的學(xué)生。從這一點來說，院系資料室的使用對象首先在數(shù)量上要比圖書館少的多，且資料室使用人員的目的性較強，使用人員的素質(zhì)也沒有圖書館那樣復(fù)雜。，

（2）管理內(nèi)容和對管理人員的要求不同

由于圖書館館藏資源的豐富性和廣泛性，圖書館管理在內(nèi)容上需要全面的監(jiān)控館藏的所有類別的書目的各種信息，而院系資料室的收藏內(nèi)容具有很強的專業(yè)性，其內(nèi)容上比較集中且信息相對較少。鑒于以上差別，圖書館和院系資料室對于管理人員的要求也有很大區(qū)別，圖書館管理要求管理人員有很高的圖書館學(xué)的知識，并且具有一定的英語和計算機水平（更多的強調(diào)數(shù)據(jù)庫操作水平），與之不同的是，由于院系資料室的資源的相當(dāng)專業(yè)性和單一性，院系資料室的管理對于資料室管理員的其他要求相對寬松，但對于和本專業(yè)的有關(guān)的素質(zhì)要求則比較嚴格，就外國語學(xué)院資料室來說，對于管理員的外語素質(zhì)，包括院系所教授的各種語言的要求則相對較高，不然的話很難保質(zhì)保量的完成資料室的管理工作。

（3）管理過程中的硬件設(shè)施占有情況不同

由于圖書館的公共資源屬性，圖書館建設(shè)過程中可利用的人力和財力資源也相對豐富，相比較而言，院系資料室的發(fā)展則遠遠滯后，其發(fā)展的主要動力支持來源于各個院系，而各院系的財力情況差異明顯，這樣也導(dǎo)致院系資料室在管理的硬件設(shè)施上很難與現(xiàn)代化的科技水平接軌，很難保持與圖書館的同步協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、院系資料室發(fā)展存在問題分析

1.管理體制尚不健全，人員配備嚴重缺乏

從本質(zhì)上來看，院系圖書館應(yīng)該可以算作是圖書館的下設(shè)機構(gòu)，圖書館的管理機制和體系應(yīng)當(dāng)和院系資料室的管理相掛鉤和相互滲透，但在大部分高校的圖書館建設(shè)和院系資料室的建設(shè)中都存在聯(lián)系脫節(jié)的問題，院系資料室的管理往往不能和圖書館的先進管理體制相適應(yīng)，院系資料室管理幾乎不成體制。在多數(shù)院系資料室中，管理人員的配備情況也是導(dǎo)致資料室管理體制不健全的因素之一，許多院系中資料室的管理并沒有引起足夠的重視，根據(jù)衡陽師范學(xué)院的梁繼芳對其所在地區(qū)幾所高校20余個院系資料室的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：“目前院系資料室擁有專人管理的不到三分之一，大部分資料員還兼有其他工作。如有的資料室由辦公室主任兼管，有的由教務(wù)秘書兼任，有的由保管人員兼任，有的由實驗人員兼任等。由于大部分資料員兼管的事情多又雜，且人員不固定，導(dǎo)致資料室開放不正常。有的開放半天，有的開放時間不固定，甚至有的資料室經(jīng)常是大門緊閉。”這樣的情況在絕大多數(shù)高校的資料室管理工作中長期存在。即便是有專職管理人員的資料室，人員配備往往只有一個，使得資料室管理員忙于日常的管理工作而無暇參與相關(guān)的管理知識和專業(yè)素質(zhì)的學(xué)習(xí)，一定程度上也導(dǎo)致了管理體制的落后。

2.開放程度不高，館藏書目的利用率低

由于院系資料室的面向?qū)ο髢H僅局限于本院系的教師和研究生，在繁重的教學(xué)和學(xué)習(xí)任務(wù)的壓力下，這些教師和學(xué)生對于資料室的使用僅僅是在科研任務(wù)的基礎(chǔ)上進行的，以“用”為目的的資源搜索和利用直接的導(dǎo)致了其利用資源的局限性，因而資料室收藏的很多知識拓展性質(zhì)的資源甚至科研創(chuàng)新型的長期處于“休息”狀態(tài)，資源得不到合理充分的利用，對于資料室的建設(shè)和發(fā)展造成了影響。

3．管理模式單一且相對落后

院系資料室在管理模式上多半不能和先進的科學(xué)技術(shù)接軌，多半處于人工的管理模式，沒有建立資源共享的數(shù)據(jù)化平臺，其中一方面的原因在于，院系資料室在發(fā)展資金上缺口很大，圖書的購買是資料室所有財力資源的首要用途，因而在管理上的花費則必須省之又省。另一方面原因在于，資料室的管理人員在此被動的管理模式下被瑣碎的資料收發(fā)、查找、排列等事情占用了全部時間，沒有時間學(xué)習(xí)新的管理機制和管理辦法，導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)水平相對偏低，更難適應(yīng)先進的管理模式。

三、關(guān)于外國語學(xué)院資料室發(fā)展的若干建議

1．從思想意識上做起，提高資料室管理的重視程度

資料室的管理需要院系中多方面的努力和配合，在此基礎(chǔ)上，資料室的發(fā)展才有源動力，發(fā)展才會更有力。資料室是學(xué)院科研與教學(xué)的第一陣地，對于學(xué)院的科研和教學(xué)工作有著極其重要的推動作用，認識到資料室發(fā)展的重要性才會在今后的資料室建設(shè)中獲得更多的關(guān)注和重視，才會使資料室建設(shè)取得更多支持。

2．改變觀念，創(chuàng)新管理模式，更好地適應(yīng)學(xué)院的教學(xué)科研任務(wù)的需求

要改變資料室管理固有的“守株待兔”的思想和管理形式，充分發(fā)揮信息社會信息傳播途徑的優(yōu)勢，將資料室固定的“死的”有形資源變成“活的”可以及時傳播的無形資源，建立健全資料室資源的數(shù)字傳播模式，實現(xiàn)資料室資源在至少校園范圍內(nèi)的共享，這樣一方面，有利于教師和學(xué)生更方便快捷的查找自己需要的資源，實現(xiàn)資源的便捷利用；另一方面，也可以從一定程度上將資料室的管理員從瑣碎的工作中解脫出來，參與先進管理模式的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，從而更加創(chuàng)新管理機制，提供更有利于資料室建設(shè)的，有利于師生獲取資源的發(fā)展新境地。

3．建立健全數(shù)據(jù)庫管理模式，充分利用先進科技信息

在信息時代的發(fā)展潮流中，數(shù)據(jù)庫信息的使用可以提高管理的效率，減輕管理人員的工作強度，在資源共享的層面上也將起到更為積極的意義。針對外國語學(xué)院的發(fā)展實質(zhì)，資料室應(yīng)結(jié)合自身實際建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。

4．有效利用資料室的現(xiàn)有資源，同時加大資料室的資金投入

在資料室現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，合理利用現(xiàn)有平臺機制，讓資料室的資源利用合理化、規(guī)范化，是資料室在現(xiàn)有基礎(chǔ)上要發(fā)展的必經(jīng)途徑。同時，資料室要發(fā)展，要更好地發(fā)揮其作用，就必須加大資料室的資金投入，擴充資料室的資源配備及硬件設(shè)施，不能僅僅局限于圖書的參閱，特別是對于一些不能借出的期刊文獻，要能夠通過購置復(fù)印打印機、掃描儀等硬件設(shè)備使這些資源變成可攜帶的“活的”資源。再次，資料室應(yīng)當(dāng)充分利用上級機構(gòu)——圖書館的數(shù)字資源，為自身發(fā)展填進新動力。

5．拓寬外國語學(xué)院資料室的開放程度

由于外國語學(xué)院教育的特殊性，外語學(xué)院的學(xué)生對于知識的拓展程度要求更高一些，語言學(xué)習(xí)的目的在于交流，而交流的內(nèi)容則在很大程度上取決于一個學(xué)生對于文化背景知識的了解程度。外國語學(xué)院的資料室相對于圖書館來說有更多的關(guān)于語言學(xué)習(xí)的背景材料和信息，若能讓更多的本科學(xué)生在學(xué)習(xí)負擔(dān)尚不是很重的時候本著知識索取的目的攝取資料室中的資源信息來擴充自己的知識水平，一方面，有利于學(xué)生的自身發(fā)展和學(xué)院的學(xué)習(xí)風(fēng)氣建設(shè)；另一方面，也在很大程度上增強了資料室圖書的利用率，使靜止的資源發(fā)揮其最大的利用價值。

6．將學(xué)生納入到資料室管理的機制中來

由于外國語學(xué)院資料室藏書中有很大一部分屬于原版書籍，而單靠一位資料室管理員不可能掌握許多中語言，這給資料室管理員的圖書管理工作帶來的很多不便，若能將學(xué)生納入到資料室的管理工作中來，針對不同語種的圖書資源分配至幾個不同的專業(yè)的學(xué)生來協(xié)助管理，不但可以使圖書的上架擺放更為合理科學(xué)，方便師生的查找利用，對于學(xué)生本身來說也是語言學(xué)習(xí)的實踐，在協(xié)助圖書管理的同時學(xué)生本身也可以了解更多的圖書信息，供學(xué)生作為學(xué)習(xí)參考，語言學(xué)習(xí)的利用價值也可以得到更好的體現(xiàn)。

7．資料室資源的收集上，適當(dāng)涉及本院的優(yōu)秀學(xué)士論文作為文獻資料的補充

學(xué)院學(xué)生人數(shù)的大部分是本科學(xué)生，而本科學(xué)生最為關(guān)心和關(guān)注的內(nèi)容之一便是本科論文的撰寫，收集收錄優(yōu)秀的學(xué)士論文作為學(xué)生甚至教師的科研參考，對于本院學(xué)生還是教師都有很高的利用價值。優(yōu)秀的學(xué)士論文可以作為學(xué)生選題和開題的重要參考依據(jù)，而且由于這些論文出自本學(xué)院的學(xué)生之手，其思想和內(nèi)容更接近于本專業(yè)學(xué)生發(fā)展和培養(yǎng)的方式方向，更容易被以后的學(xué)生接受，對于參閱的學(xué)生的影響和啟示也相對比期刊網(wǎng)上或者其他途徑的學(xué)術(shù)研究更大。

四、結(jié)束語

隨著院系資料室的研究進一步推進，資料室的發(fā)展會取得長足的進展，資料室的管理將會更加人性化，使用更加合理化，信息更加廣泛化，從而不斷地滿足院系學(xué)科建設(shè)和科研創(chuàng)新能力的提升，使資料室更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻：

[1]馬瑛．大學(xué)二級學(xué)院資料室建設(shè)探討[J]．山西科技，2008，(1)．

[2]朱江．充分發(fā)揮院資料室的信息能力，為教學(xué)和科研服務(wù)[J]．高校圖書情報論壇，2007，(3).

[3]梁繼芳．21世紀高校院系資料室的管理創(chuàng)新探索[J]．高校圖書館工作，2008，（4）．

[4]古麗米拉．談?wù)劸W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下院系資料室的建設(shè)與管理[J]．中國西部科技，2008，（1）．

[5]魏秀杰．網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校資料室的管理[J]．牡丹江師范學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2008，(1)．