施工企業檔案開發利用面向基層項目部探討

洪寶琴

摘要：論述了施工企業檔案開發利用面向基層項目部的意義、方法及途徑，從而闡述這種開發利用服務方式是施工企業檔案工作科學發展的必然選擇。

關鍵詞：項目部；企業檔案；開發利用

中圖分類號：F270.7文獻標識碼：A文章編號：1672-3198(2009)10-0061-02

1施工企業目前檔案開發利用的現狀

(1)檔案信息資源未得到充分開發利用。目前施工企業檔案的開發利用針對基層項目部需要的可說是微乎其微，有的企業甚至是個空白。這就導致大量對基層項目部有參考利用價值的檔案信息長期沉睡在檔案室，造成企業檔案信息資源的極大浪費。

(2)忽視了基層項目部這個利用群體，阻礙了企業檔案的科學發展。長期以來企業檔案開發利用一直停留在一個層面上。主要以領導和機關科室為主要利用對象；基層項目部的利用僅僅是簡單的借閱和查閱，缺乏深度和廣度。

(3)表現形式落后制約了面向基層項目部的開發利用。目前企業其他部門都大量使用計算機網絡技術，但企業檔案的開發利用仍然還是以文字、圖表、匯總等傳統形式作為主要手段，沒有充分利用計算機網絡技術成為制約面向基層項目部開發利用的瓶頸。

2施工企業檔案開發利用面向基層項目部的積極意義

(1)適應施工企業基層項目部的需求。施工企業是勞動密集型企業，人員主要集中在各基層項目部。項目部是一個龐大的利用群體，蘊藏著廣泛的利用需求；項目管理、施工生產、個人生活，都離不開企業檔案信息。項目部是企業信息的重要發源地，尤其是工程檔案信息的發源地。施工企業檔案來之于項目部，應用之于項目部。離開了項目部，施工企業檔案的開發利用就成了無本之木，無源之水。

(2)適應施工企業生產經營的需求。施工企業不同于其他固定工廠和公司。它流動性大，點多面廣，人員分散。因此，施工企業檔案開發利用面向基層項目部，是由企業的性質決定的，是企業生產經營的需要。

(3)適應施工企業提高效益的需求。施工企業經濟效益的高低，主要依靠項目部的科學管理和人員素質的提高。施工企業檔案是企業生產經營活動的真實記錄，包含企業管理、企業科學技術等方面的豐富信息。利用這些檔案信息資源服務于基層項目部，就是直接為企業的生產經營和科學發展服務。對提高企業經濟效益具有重大的積極意義。3施工企業檔案開發利用面向基層項目部的方法及途徑

(1)企業檔案的開發利用可以借助企業的歷史、優良傳統、企業的優秀文化，來激勵鞭策基層項目部員工，提高基層項目部的戰斗力和凝聚力。①基層項目部員工長期遠離家鄉和親人，難免時有思想波動。企業組織沿革、大事記、企業榮譽獎狀、獎杯、企業獲獎優質工程、企業歷年承攬的主要工程項目的照片、錄像等編研材料的信息應及時向項目部公開。把最能體現企業輝煌歷史、體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息展現給他們，讓他們能借助檔案，了解過去，把握現在，預見未來；還可以激發他們的自豪感、榮譽感，有利于他們熱愛企業，安心于企業。②艱苦奮斗、勵志奉獻，是施工人的優良傳統；銳意改革、不斷創新，是施工人的一慣追求。在幾十年的風雨歷程中，施工企業涌現了無數可歌可泣的先進人物和集體，產生了無數令人為之動容的感人故事。企業檔案部門應當會同工會、黨團組織等部門進行積極收集整理，將那些連年先進、優秀的標兵和模范；將那些在企業生產、科技活動中為企業獲得較大經濟效益和那些在企業技術進步、技術革新中做出突出貢獻的個人和集體，編人《企業功名錄》。這對激勵廣大基層員工、尤其是激勵青年一代弘揚企業優良傳統、人人爭當功臣具有強烈的感染力和號召力，將燃起他們不用揚鞭自奮蹄的激情。充分發揮企業檔案作為企業文化，為企業營造和諧、進步良好氛圍的重要作用。

(2)企業檔案的開發利用可以借助企業現有的人才優勢和科學技術成果，來促進和推動基層項目部更多地采用新工藝、新材料、新技術、新設備，不斷提高施工效率和質量，為項目部成為一個能打硬仗、含金量高的戰斗集體做技術儲備、建“彈藥”倉庫。①多年來，“技工荒”一直困擾著施工企業。為解決這一難題，企業采取了各種辦法和措施，紛紛培養和選拔“能工巧匠”，培育技術藍領。每年也都有一些技術工人在地(市)省乃至全國獲得“技術能手”稱號。企業檔案部門應當會同工程和人力資源部門，按工種把他們的“精活”、“絕活”編成小冊子，指導項目施工生產，讓更多的人學習運用。那將大大提高項目部的施工效率和施工質量。為項目部培養高素質的技工人才，為企業造就更多的“能工巧匠”和“技術能手”提供服務。⑦科技論文是企業科技信息資源的重要組成部分，應加以保護和利用。每年企業員工都有一些科技論文發表在全國各種期刊上，其中不乏優秀論文。這些優秀論文，大部分在發表之后就成了個人收藏品，“鎖在閨中無人知”。企業檔案部門應當會同工程管理部門將這些優秀論文收集匯編；或將其進行編研，取其精華，運用于項目施工生產中；這樣不僅可以保護和豐富企業的科技檔案信息，避免分散和流失；又可對項目部每年需要申報中高級職稱的施工、管理人員提供借鑒和參考。③工程質量是企業的生命，也是項目管理的關鍵元素。企業檔案部門應面對基層項目部，努力開發企業質量管理檔案信息資源。施工企業每年都有數項QC成果，有的甚至獲省、部級與國家級成果獎；還有先進工藝、先進工法、科技進步獎等許多成果；這些都是項目部施工技術人員、技術工人的智慧和心血。可是這些成果的資料在申報和獲獎以后，大都束之高閣。靜養在檔案室。企業檔案部門應當會同工程、技術和質量部門將這些科技成果加以編研向項目部推廣，使項目部及時了解和利用這些科技成果，不斷采用新的技術和先進手段，做出高品質的工程產品。充分發揮企業檔案為企業爭創“精品”工程、“一流”工程，提供基礎性服務的積極作用。

(3)企業檔案的開發利用可以借助企業安全管理檔案和決算檔案資料，為基層項目部的安全生產和成本控制提供支持性服務。①項目管理中有許多安全生產成功的經驗，也有不少失敗的血的教訓。企業檔案部門應當會同安全管理部門，將這些安全生產經驗教訓的典型案例、統計數據分析資料和有關聲像資料，編輯成專題，對項目部的安全管理和安全教育提供警示和借鑒。⑦面對建筑市場微利競爭、同質競爭逐步加劇的不利局面。成本控制備受項目部的重視。企業檔案部門應當會同財務等決算部門，把那些項目成本費用控制得好、低成本產生高效益；和那些項目成本費用失控、高成本低效益、無效益、甚至虧損的原因及相關數據進行整合，這對項目部的成本分析、成本控制具有十分重要的現實意義。

(4)企業檔案的開發利用可以借助計算機網絡技術方便、快捷、超越時空的傳遞，實現檔案信息資源的共享。

計算機網絡為施工企業檔案開發利用面向基層項目部，提供了最佳的技術手段和實現途徑。各項目部與子公司、分公司之間，各子公司、分公司與公司之間，通過網絡建立企業檔案開發利用信息資源共享平臺；也可利用企業已有的網絡OA系統。建立檔案信息專欄上載檔案內容、開設檔案開發利用專題、介紹利用實例、發布利用成果、開展網上檔案信息開發利用服務等等。讓基層項目部了解與已有關檔案的可查閱范圍、查閱方法、查閱地點及時間等，建立和完善方便基層項目部的檔案利用系統，為基層項目部利用檔案提供更多的方便。