高校檔案館科學定位研究

王玉斌

摘要：在高等教育發展的新形勢下，高等學校檔案館必須進行科學定位：高等學校檔案館要成為學校永久保存檔案的基地、高等教育研究的基地、愛國榮校的教育基地，成為學校檔案信息服務中心、學歷文憑認證中心、社會資本培育中心。實現這一科學定位的前提是高校檔案館必須更新觀念，提高對檔案工作的認識：保障是引進和培養檔案管理的高素質人才，而推進信息化建設，建設數字化檔案館。實現高校檔案管理的現代化是實現檔案館科學定位的必由之路。

關鍵詞：高校檔案館定位

高校檔案是高校發展的史記，是高校文化的積聚，是高校精神的發揚。做好高校檔案工作，確保高校檔案的齊全、完整與安全，是高校的一項重要基礎性工作，對高校發展具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。高校檔案館是高校檔案管理的專業機構，負有高校檔案收集、整理、保管、開發與利用等職能。當前，高校正處于改革的攻堅期、發展的關鍵期，而高校檔案工作明顯落后于高校發展的整體水平，高校檔案館要實現與高校同步發展，并為高校發展提供智力支撐，高校檔案館就必須走跨越式發展之路。積極主動地應對挑戰，以超前意識對高校檔案館進行科學定位。

1、高校檔案館的定位設想

教育部2008年27號令《高等學校檔案管理辦法》中明確指出：“高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構。”它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。它和一般的檔案館一樣具有三項職能：一是保存歷史的職能，二是服務職能，三是管理職能，其中存史是基礎，服務是檔案館價值的實現手段，管理是存史、服務的保證條件。除此之外，作為高校檔案館又具有自身的一些特性。首先，高校是一種學術性組織，其歷史的積淀在高校發展中具有十分重要的作用。高校的歷史越長，其生命力也就越強。故而，在保存的檔案內容上，高校檔案館應盡力收集最為完全的大學發展進程歷史記錄。其次，在服務對象上，主要針對學校各職能部門、廣大在校師生員工及畢業生。因此高校檔案館在高校這一特定環境中，如何較好地發揮作用。實現快速發展，就要找準定位。綜合高校檔案館的功能作用，其科學定位應是高校的“三個基地、三個中心”。即：永久保存檔案的基地、校史研究基地、愛國榮校的教育基地、檔案信息服務中心、學歷文憑認證中心、社會資本培育中心。

1.1永久保存檔案的基地。保存檔案是所有檔案館存在的基礎，如果一個檔案館沒有檔案。也就失去了存在的意義，這是其性質和被賦予的基本任務所決定的。“高校檔案是高校發展記憶的基石，是高校歷史的原始記錄。作為一種重要的信息資源，高校檔案的質量和完整程度影響到我國高等教育甚至整個社會記憶的留存。”高校檔案館集中保存了高校歷史進程中存留下來的珍貴檔案，這些檔案是學校文化傳承、辦學教育思想、科學研究等歷史發展的見證。真實地反映了學校的具體狀況。無論是保存傳統意義上的實物檔案還是高度信息化的數字檔案，都不會改變檔案館作為永久保存檔案基地的定位，

1.2高等教育研究基地。歷史資源是高校發展的厚實基礎和寶貴財富，我們研究校史、挖掘學校的歷史資源，重要的意義還在于認識歷史、借鑒歷史，與時俱進地推進高校教育事業的發展。高校檔案作為歷史的記憶，它的史料價值、憑證價值是查考、研究、處理問題的依據，同時也是校史研究、高等教育研究和高校檔案管理研究的第一手材料。高校的文化及其傳統、辦學教育思想等是由教職工和學生們共同創造的，既是有形的也是無形的，無形的文化多以有形的文化為基礎，比如著作、論文、手稿、雕塑、建筑、音像、會議記錄、校訓、領導講話等，這些文化載體多由檔案館保存并傳承下來。這些資料既能從宏觀上折射高等教育發展中的規律性。又能從微觀上反映高校辦學的得失和經驗。通過對這些資料的加工、提取、挖掘，為編寫校史、年鑒、名人軼事等提供了豐富的題材，為高等教育研究提供第一手的資料。

1.3愛國榮校的教育基地。高校檔案記述了高校的優良傳統。翻開高校檔案，記錄了學校的光榮歷史。高校檔案中所記載的每一頁歷史都有著豐富的愛國榮校的教育內容，是對師生進行愛國主義教育的好教材。在檔案館基礎上建立的校史館，經過對檔案資源提煉加工，舉辦不同類型的展覽活動，進而有效地宣傳學校文化、辦學指導思想。如校史展、教育展、榮譽展、名人名家展等。這些生動教材和豐富的素材具有真實性、直觀性、原始性和生動形象的特點，是其他部門所不能比擬的，學校檔案館憑借館藏資源優勢對廣大師生提供道德情操、思想品德、科學文化知識教育和素質教育，具有很強的說服力、感染力和吸引力。《高等學校檔案管理辦法》第8條也明確提出了“有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地”的要求。

1.4檔案信息服務中心。檔案提供利用是檔案工作的根本目的，也是服務學校教育教學、科研和社會服務的直接方式。檔案館豐富的館藏就是一個豐富的信息資源，它可以多方位地提供各種信息。“開發檔案信息資源，讓歷史以更智慧的方式走進大眾，可以弘揚學校辦學傳統，提升大學文化，凝練大學精神，鼓舞、激勵、引導廣大師生心往一處想。勁往一處使，為學校改革和發展提供強大的精神動力。”口目前檔案信息提供服務方式也是多種多樣。主要有三種：一種是檔案資料的直接利用；一種是數字化檔案信息資源的利用，如電子文件等；另一種就是經過加工提取的檔案信息整合資源。

1.5學歷文憑認證中心。高校檔案館館藏資源中最重要的一部分就是學籍檔案，它詳細地記錄了每一個畢業生的在校學習情況，是最為原始的真實記錄，具有很強的權威性。隨著畢業生就業的需要，以及畢業證書文憑特殊作用的發揮，社會上的一些不法分子利用制造假證謀取暴利，使得大量的社會用人和認證單位向畢業生所在學校尋求印證。高校檔案館可以利用該項資源，建立學歷文憑認證中心，成為本校畢業證書、學位證書、考試成績公證的唯一單位，進一步體現學校學歷文憑管理制度的規范化。

1.6社會資本培育中心。大學的最大財富是培養出的各類合格人才。這些走向社會的畢業生，成為母校的校友，由于這些校友與母校的天然聯系，使這些校友成為學校的最主要的資源，最主要的社會資本，成為大學聯系社會的一個很重要的橋梁。按照國外大學評估指標體系，校友對母校的年度捐贈是評價一所大學聲譽的指標之一。在大學評估指標體系中一般占到5％的份額，該指標可以間接地度量校友對母校的滿意程度。世界一流大學的校友捐贈一般占到本校所獲總捐贈額的50％。

隨著檔案館開放力度的加大，檔案館與社會的聯系逐步擴大，除了為社會科研機構、廠礦企業及個人提供廣泛利用外，高校檔案館服務最大的對象是本校的畢業生。高校檔案館通過良好的檔案服務，為校友提供有價值的檔案資源，幫助他們解決一些自

己的問題，使其加深對學校的了解，使得校友與學校之間關系加強，能真正感受學校的發展，激發其愿意為之宣傳或資金投資、捐助，從而提升學校的社會資本價值。

2、實現科學定位的舉措

2.1更新觀念，提高認識，加強領導是實現高校檔案館科學定位的前提。在新形勢下。面對現代信息技術的發展，數字化校園的建設，以往“抄抄寫寫、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統的“小作坊”式的檔案管理模式已很難適應新時期高校對檔案工作的要求，長期以來以紙質文件為基礎建立的傳統檔案管理思想、管理原則、管理方法必須以新的管理思想、管理原則和管理方法所代替。即在高校發展的攻堅時期，高校檔案館必須形成新的辦館理念，樹立信息化、數字化、全局化的思想，樹立“大檔案館”思想，把檔案館真正建成學校的信息中心。新的《高等教育學校檔案管理辦法》對此作了具體規定：“高校檔案工作由高等學校校長領導”(第5條)、“將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展。”(第5條)因此，高校領導必須更新高校檔案工作的觀念，提高對檔案工作重要性的認識，加強對高校檔案工作的領導，把檔案工作納入學校發展的議事日程和整體規劃。這是實現高校檔案館科學定位的前提。

2.2引進人才，優化結構，加強培養是實現高校檔案館科學定位的保障。館以才興。面對檔案工作的新形勢、新要求，高校檔案工作對檔案管理人員提出了更高要求。高校檔案館要有一支具有較高專業素質和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創新團隊。這個團隊應該包括檔案專業人才、計算機專業人才、高等教育管理專業人才等。高校檔案館要積極引進專業人才，優化人才結構，加強現有人員培養，提高檔案管理人員的政治素質、業務素質和信息化素質。這是把高校檔案館工作做好、做大、做強的重要基礎和有力保障，是實現檔案館科學定位的基礎與保障。

2.3推進信息化建設，建設數字化檔案館，實現高校檔案管理的現代化是實現高校檔案館科學定位的必由之路。數字化檔案以檔案的信息資源為核心，以檔案的網絡建設為基礎。以擴大檔案信息資源的開發利用為目標。它把分散于不同載體不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡方式互相聯結，從而提供及時利用，實現資源共享。高校檔案館要把檔案信息化建設、數字化和現代化建設列為工作的重點，要把檔案工作與學校的改革和發展有機地結合起來，積極向有關領導、教師推廣檔案意識。在高校檔案信息化、數字化建設中，特別要注意把檔案的數字化、信息化建設納入學校的總體規劃，積極探索實現檔案信息化建設和學校電子校務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與學校公共信息平臺的信息實現對接。只有如此，才能實現檔案信息開發利用的最大化。