圖書館知識管理的策略探討

馬文遠

【摘要】21世紀是知識經濟的時代,知識成為重要的資源。知識管理的興起對圖書館工作提出了新的挑戰,同時也帶來了機遇。本文探討了提高圖書館的知識管理水平的策略。希望本文的研究能提供圖書館的知識管理水平。

【關鍵詞】圖書館;知識管理;策略

知識管理和知識服務的關系是密切相關的,知識管理是知識服務的保障。如何進一步的提高圖書館的知識管理水平,從而更好的實施知識服務。筆者認為,可以從以下幾個方面考慮:

一、創建以知識為基礎的扁平組織機構

圖書館傳統組織結構為“金字塔”型的等級結構,其特點是管理上突出剛性,缺乏靈活性;同時,其上下級的信息溝通,是依等級鏈逐級傳遞的,這種信息交流的方式容易造成信息的失真甚至阻塞。隨著信息技術的迅速發展,圖書館的業務結構發生了很大的變化,必須進行組織機構重組,形成與之相適應的組織架構。即從“金字塔”型的垂直管理等級結構逐漸趨于扁平化,減少縱向層次,增加橫向聯系;通過簡化了的組織結構實現知識、信息的快速、準確傳遞;優化圖書館業務部門設置與工作流程,建立一套柔性的、靈活的知識型組織體系——扁平型組織結構。

1、弱化等級,強調平等參與。

以往的圖書館管理等級分明,員工是被物化的資源、執行決策的工具,很少有機會參加決策的制定和討論,人的個性和才智被忽視,極大地浪費了人力資源。實施知識管理時,在弱化等級、注重人的個性發展的扁平型組織結構中,強調人人參與,充分聽取廣大員工的意見和建議,以避免或減少決策失誤。

2、弱化分工,重視業務流程重組。

柔性的、靈活的扁平型組織結構打破了傳統分工的界限,可對整個業務過程進行重新定義和設計,即進行業務流程重組。業務流程重組的核心思想和內容主要包括:

①業務流程重組把原來以職能分工的運作體系改變為以作業流程為基礎的組織形式,強調工作設計的整體化。

②業務流程重新組合強調整體組合,一些舊的業務環節的功能將被弱化甚至取消,一些新的環節將產生,各環節之間將發生分化組合。

③運用現代信息技術改革圖書館原有業務流程和管理體制。在業務流程重組中,只有從觀念上擺脫傳統管理的影響,對工作進行重新分析、設計與組合,合理配置人力資源,不斷改進和完善組織形式與工作方式,才能符合知識管理的要求。此外,要打破傳統的分工界限,采用柔性的、靈活的管理方式,根據業務需求變化情況,及時組織相應的工作小組,利用小組成員的特長,發揮整體優勢,高效率完成各個業務項目。

創建扁平組織機構的同時,設計以知識為基礎的組織結構,要以圖書館組織內外各種知識高效有序地運作為出發點,以組織中知識溝通的便捷性、業務關系的合理性、管理人員知識水平與其職責的適應性以及管理活動的應變性為原則,分析各工作環節和讀者的知識需求和知識流規律,考察員工所擁有的知識、智慧、經驗和技能,把握需求與能力相匹配的最佳切合點,真正建立起有利于館內外主客觀知識廣泛交流和高效整合,有利于最大限度發揮員工智慧潛能,提高圖書館整體服務效率的組織結構。

二、建立學習交流機制,構建學習型圖書館

圖書館是一個知識型組織,知識型組織的特征具有較強的學習功能。在圖書館里,圖書館館員承擔著知識服務的重要任務,知識服務對圖書館整體及館員自身都提出了非常高的要求。復合圖書館必須在結構化部門和知識服務團隊中建立完善的學習交流機制。這種機制一方面可以促進圖書館內部的知識流通、知識合作與知識積累;另一方面更是可以促進隱性知識的顯性化和隱性知識的共享與應用,增加數字圖書館知識的存量與價值。

學習型圖書館是激勵圖書館員通過組織的學習,不斷獲得知識資源,更新知識和創造知識的組織結構,它提倡的是組織的學習和交流,充分發揮知識團隊的高效率。

創建學習型圖書館首先要營造共同愿景,共同愿景來源于個人,又高于個人,由圖書館館長描述組織愿景,如以知識管理為己任,促進人類知識的生產、傳播與利用。并將其細化,使愿景成為通過每一個館員的努力,在將來切實可以達成的目標,反復描述,不斷強化,使圖書館保持一種高昂的士氣和斗志。其次是通過團隊學習提高圖書館的學習能力,個人的學習不一定符合組織的發展要求,團隊學習能促進組織的協調發展,促進館員之間的配合。通過建立圖書館學習制度,在提高個人學習能力的基礎上提高整個圖書館的學習能力。組織多樣化的學習活動,提高圖書館的適應性學習能力和創造性學習能力。

建立學習交流機制,構建學習型圖書館,目的是以團隊的形式學習、交流和共享知識,使圖書館通過學習提高應變和創新能力。

三、建立以效益、效率為基礎的公正、公平的激勵機制

知識管理的目標是知識創新,而知識創新必須以知識共享為基礎,這就帶來知識創新與知識共享的成本收益矛盾。這就要求圖書館必須建立一套知識激勵機制和對員工的評價標準,讓人各盡其能,長有所用,同時打破分配上的平均主義,使知識創造者和貢獻者在職務晉升、經濟收入和聲譽等方面優先得到肯定和褒揚,使每位員工都積極為組織的知識創新、知識積累和知識服務貢獻自己力量。形成一種既充分尊重個人的興趣和創造性,又強調基于組織目標的合作和團隊精神。

公正合理的激勵機制是發揮人力資源主動性的關鍵。圖書館應當根據變化了的業務特點重新界定每個崗位不同的質量和數量指標。業務基礎建設部門可以量化,而讀者服務部門卻不能單純地追求量的指標,而要定性,評估指標要充分體現到質量的認可,對于那些有突出貢獻的人才要實行物質與精神的雙重激勵。在事業機制中實施企業管理,經濟效益與社會效益同時并舉,是知識管理的必然要求。

知識管理注重的是對人和人產生知識的過程的管理。所以圖書館應把開發館員頭腦中的知識資源作為提高效率的重要途徑。要調動圖書館員的積極性和創造性,促使他們將圖書館擁有的信息轉化為知識,滿足用戶,贏得用戶,促進圖書館館員的自身發展,注意引導和發揮館員的潛能和創造力,提高其為用戶服務的水平,才能真正體現“讀者第一”的圖書館管理的理念。要實現對人力資源的開發管理,就需要相應的激勵機制與之配合。因此圖書館必須深化管理體制改革,徹底擺脫傳統的封閉、僵化的管理體制,逐步建立起時代相適應的科學、高效的現代化管理體制。鼓勵創新,保護人才,尊重人才,吸引人才,完善各類人才的選拔使用、考核評價、激勵監督的制度。同時堅持公平競爭、用人唯賢、人盡其才的用人原則,構建一個合理的績效評估體系,保證每一個員工公平競爭的權利。

四、創建共享機制,營造共享文化氛圍

良好的知識共享機制與文化環境是實施知識管理的必要條件,圖書館只有營造一種知識共享的文化氛圍,讓每一個館員渴望最大限度地豐富自己的隱性知識并且自覺將其貢獻給集體知識庫,才能使信息技術真正融于圖書館管理與知識服務之中,實現有效的知識管理。圖書館和其它組織一樣,在其特有的組織結構、運行機制、管理方式、業務流程和組織文化中都蘊涵著豐富的無形的隱性知識。圖書館館員們在工作中處理問題的共同的經驗教訓,長期以來約定俗成的工作方式方法,館員之間以及館員與讀者之間知識溝通和交流的機制,圖書館對內外環境和事件的應對能力和協調能力,圖書館對外服務的整體水平和信譽,圖書館內部的凝聚力以及體現在全體館員思想和行動中的共同的工作理念、道德信仰和精神風貌等,都是圖書館集體隱性知識的表現,是圖書館的寶貴財富。

【參考文獻】

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