提高機讀目錄數據庫質量的有效途徑

白海燕

【摘 要】 由于種種因素的影響,圖書館數據庫中數據的質量問題在各館均不同程度地存在。因此,要通過提高編目人員的素質;提升系統軟件的性能;規范控制編目工作;積極利用外來數據源等有效途徑來提高圖書館機讀目錄數據庫質量,提高圖書館讀者服務的效率。

【關鍵詞】 機讀目錄;數據庫;質量;效率

圖書館機讀目錄數據庫(簡稱數據庫)書目數據質量的標準化和規范化,對于數據庫書目數據質量的控制具有特別重要的意義,它不僅關系到對本館數據庫資源的管理和利用,更直接影響到能否順利實現聯機編目和資源共享。^[1]

一、機讀目錄的概念

目錄機讀,簡稱為MARC,是Machine readable catalogue的縮寫,中文譯名為機器可讀目錄。它是一種以代碼形式和固定結構記錄在計算機存儲載體上并能被計算機處理的書目信息。^[2]盡管機讀目錄的這些優點舉世公認,但利用計算機檢索書目數據時,常常會遇到這類情況:明明是數據庫里存在的數據,而檢索人員卻檢索不出來,這就大大降低了檢索效率,機讀目錄的優勢也就得不到充分發揮。圖書館應高度重視這一現象,采取一定的措施,提高機讀目錄數據庫的質量。

二、提高機讀目錄數據庫質量的意義

書目信息數據質量是數據庫的生命線,目錄數據的質量控制具有深遠的時代歷史意義。

1、建立高質量的機讀目錄數據庫是實現科技信息資源共享的基礎

從宏觀上看,加強機讀目錄的質量控制,提高書目信息數據質量可以有效地開展文獻信息資源共建共享活動。^[3]在網絡環境下,實現書目信息資源共享是當前高校圖書館界的共同愿望和追求目標,而利用機讀目錄來實現這一目標無疑是一種捷徑。但是,若不加強機讀目錄數據質量控制,即使系統軟件設計得再理想,也將由于書目數據質量問題而難以實現充分的共享,因為用戶希望獲得完全正確的書目信息數據。

2、提高機讀目錄數據質量是圖書館業務工作的基本要求

從微觀上講,提高機讀目錄數據質量對搞好圖書館業務工作至關重要。由于機讀目錄已成為眾多高校圖書館主要的書目信息服務手段之一,那么機讀目錄的質量問題就會直接影響到圖書館情報職能的發揮。高質量的機讀目錄不但可以提高讀者服務工作效率,而且還能提高服務質量,最大限度地滿足讀者需求。機讀目錄作為計算機編目的直接產物,其質量的提高,對圖書館編目工作本身來說也是一個促進,使編目工作不斷得到改進與完善。

三、提高機讀目錄數據庫質量的有效途徑

機讀目錄作為卡片目錄的繼續和發展,既以傳統的手工編目為基礎,又具有要求掌握著錄規則和MARC格式雙重知識的復雜要求,因此無論在文獻著錄的正確性方面,還是知識組織的全面性方面,對機讀目錄的要求都高于卡片目錄。并且由于機讀目錄數據的質量保障,貫穿于編目的全過程,因此,要提高機讀目錄數據庫質量,必須采取一系列行之有效的措施。

1、提高編目人員的素質

機讀目錄對著錄人員的素質要求較高,如果編目人員不仔細、不準確或責任心不強,將會影響檢索。要想提高機讀目錄數據的質量,就得從提高圖書館編目人員的思想和業務素質入手。由于機讀目錄描述方法的特殊性,編目人員在使用機讀格式著錄過程中,一些人為因素很容易影響到機讀目錄數據的質量。在這樣一個揚棄與創新的過程中,編目人員應在有圖書情報專業知識的基礎上,還要有較廣博的科技知識和較強的分析綜合處理文獻的能力,能熟練地掌握計算機操作技術,熟悉CNMARC 格式的規范、著錄規則和標準,熟悉本館的藏書特點和編目細則等。所以,編目人員業務素質的提高,是提高機讀目錄質量的基礎。這就需要編目人員能夠積極地參加各種培訓班,自覺地學習借鑒別館編目經驗,并能使所學到的計算機技術知識和圖書館業務知識有機結合,以確保數據庫錄入數據的高質量。

2、努力提升系統軟件的性能

優秀的系統是機讀目錄實現的保障。軟件的功能越全,越能保證著錄標引的全面和有效,才能既對編目質量進行自動控制,又給編目人員盡可能多的幫助。所以應該不斷優化系統功能,同時各軟件之間應統一標準,彼此能相互兼容、相互開放,并能共享書目數據。隨著機讀目錄編制工作的發展和深化,往往會出現許多新問題和新要求,原有的系統功能已無法滿足需要,這就要對編目系統進行優化或及時更新。另一方面,在機編過程中,即使我們進行了一系列嚴格的人為控制,但機讀目錄中仍然還將存在一些問題。在這種情況下,我們應及時采取補救措施,盡量把錯誤控制在最小范圍內并修改完善。我館為了克服系統軟件存在問題,成立了專門的技術組,對軟件的使用和性能進行研究,提高利用效率。

3、編目工作規范控制

編目工作是為了確保標目在檢索款目及書目系統中的唯一性和穩定性,而建立、維護、使用規范款目和規范文檔的工作過程。^[4]規范控制的目的是實現標目規范化,即確定標目范圍,并以一定理論、原則、確定統一標目形式,編制規范款目。它主要表現在標目的如下特征上:一是正確性:款目的標目必須按一定原則選取,足以反映事物的實質及其規律,經得起實踐的考驗;二是一致性:選定標目的字詞是控制字匯的一種,盡管某事物名稱有多種形式,一經確定,其形式建立的統一標目都是一致的;三是關聯性:指強化書目的檢索功能,參照款目的指引,顯示不同時期的新舊標目互相關系,使相關的資料集中,提高書目檢索率;四是穩定性:指標目需要相對長時期固定不變。各館應當根據本館的具體情況,制定出適用于本館的計算機編目著錄細則,使編目人員在實際操作過程中有章可循,以防止出現不一致的數據錄入。

4、積極利用外來數據源

利用外來數據源是指在建立系統數據庫時利用系統外的、已存在的標準數據源;經過檢索、套錄、修改、轉換,使其成為自己系統數據的過程。因為編制機讀目錄必須依照標準的機讀目錄通訊格式。在我國,CNMARC 應該說是我們編制中文圖書機讀目錄的科學依據。但由于格式本身比較深奧、復雜,加之其注釋、說明和實例的簡單化,使編目人員對某些指示符的含義、字段、子字段的功能理解不透等等,容易出錯。實踐證明,利用外來的標準數據源不但可以大大地提高編目工作的效率,而且還能提高機讀目錄數據質量;同時,編目人員在利用和借鑒外來數據的過程中能不斷提高分類標引水平。

提高機讀目錄數據庫的質量,還需要對數據庫定期進行維護和優化。第一,校對。數據入庫前,要對照原始文獻和工作單校對機讀數據。要求校對人員有豐富的編制機讀目錄的經驗,熟悉著錄條例和機讀目錄格式。第二,維護。對已投入使用的數據庫進行日常必要的維護,及時對數據進行刪除、修改、追加、恢復與備份等,保證書目數據的正確性、完整性和唯一性。第三,優化。在一系列嚴格的人為控制后,個別問題仍然會存在,計算機本身運行也可能出現錯誤,就需要及時收集反饋信息,對數據庫進行優化。

總之,高質量的機讀目錄數據庫可以提高圖書館讀者服務的效率,滿足讀者需要,積極有效地開展圖書館基本工作,對完善編目工作也具有重要意義,并且能更好實現資源共享。

【參考文獻】

[1] 劉泳潔.提高機讀目錄數據庫質量的有效途徑[J].圖書館工作研究,2005(5).

[2] 劉欣.機讀目錄檢索失敗的原因及對策[J].山西農業大學學報,2007(6).

[3] 余季泉.論高校圖書館機讀目錄數據的質量控制[J].內蒙古科技與經濟,2002(7).

[4] 謝蘊.機讀目錄數據庫標準化建設[J].情報探索,2005(7).