淺析如何加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款的管理

郝健英

摘 要:應(yīng)收賬款是企業(yè)營(yíng)運(yùn)資金管理的重要環(huán)節(jié),是企業(yè)極易失控的一部分資產(chǎn)。在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中,正確運(yùn)用賒銷,加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理顯得非常重要。文章通過對(duì)企業(yè)應(yīng)收賬款管理中存在的問題及原因的分析,提出了加強(qiáng)企業(yè)應(yīng)收賬款管理的幾點(diǎn)措施。

關(guān)鍵詞:企業(yè) 應(yīng)收賬款 管理

中圖分類號(hào):F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1004-4914(2009)08-165-01

應(yīng)收賬款,是企業(yè)因銷售產(chǎn)品、材料、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)而應(yīng)向購(gòu)貨方、接收勞務(wù)的單位或個(gè)人收取的款項(xiàng)。形成應(yīng)收賬款的直接原因是賒銷,從企業(yè)自身原因分析,賒銷主要有兩個(gè)方面的動(dòng)機(jī):一是擴(kuò)大銷售,增加利潤(rùn);二是減少庫(kù)存,降低成本。但是,企業(yè)應(yīng)收賬款數(shù)額太大,又不能及時(shí)收回時(shí),會(huì)影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),甚至將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)倒閉。

目前,我國(guó)企業(yè)應(yīng)收賬款總量逐年遞增,各企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中由于經(jīng)營(yíng)方式的不同和對(duì)貨款回收管理力度的強(qiáng)弱,不同程度地存在著應(yīng)收賬款。有的企業(yè)全年應(yīng)收賬款余額較高,有的企業(yè)月平均應(yīng)收賬款余額占月平均銷售收入比例較大。其原因主要是由于許多企業(yè)沒有形成完整的應(yīng)收賬款管理制度,缺乏必要的內(nèi)部控制,存在著應(yīng)收賬款金額較大、賬齡較長(zhǎng)而導(dǎo)致壞賬的風(fēng)險(xiǎn),影響經(jīng)營(yíng)效果,加重了企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。因此,加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理便具有了十分重大的意義。首先,它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。企業(yè)若放松管理,一味片面追求銷售額,其資金將會(huì)形成惡性循環(huán),影響正常的再生產(chǎn)活動(dòng)。其次,它加速了貨幣的回籠,減少應(yīng)收賬款成本,提高應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率,最終使企業(yè)的效益和價(jià)值得到最大程度的提高,實(shí)際上就是追求最好的流動(dòng)性和效益性。

針對(duì)應(yīng)收賬款管理中存在的問題,筆者認(rèn)為可以從以下幾方面加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理:

一、強(qiáng)化信用管理,建立信用管理制度

1.建立客戶檔案,進(jìn)行有效的信用評(píng)估和跟蹤記錄。從初識(shí)客戶到維護(hù)老客戶,業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級(jí)管理人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況,選擇信用良好的客戶進(jìn)行交易。對(duì)客戶的審查內(nèi)容:人員素質(zhì),銷售業(yè)績(jī),社會(huì)關(guān)系;地理位置,物流配送情況;從事本行業(yè)的時(shí)間,何時(shí)開始合作,有否合作經(jīng)歷;信用檔案,有無(wú)不良紀(jì)錄;為什么要合作,合作原因,合作動(dòng)機(jī),合作前景。

2.對(duì)客戶評(píng)定等級(jí)。A類客戶,回款2個(gè)月內(nèi);B類客戶,回款5個(gè)月內(nèi)(最好預(yù)付一部分貨款);C類客戶,回款8個(gè)月內(nèi)(必須預(yù)付一部分貨款);D類客戶,回款時(shí)間相當(dāng)長(zhǎng),不可靠(必須貨款兩清)。

3.對(duì)合同進(jìn)行審查。簽約時(shí)要對(duì)銷售合同的各項(xiàng)條款進(jìn)行逐一審查核對(duì),合同的每一項(xiàng)內(nèi)容,都有可能成為日后產(chǎn)生信用問題的憑證。合同是解決應(yīng)收賬款追收的根本依據(jù),合同的簽訂必須經(jīng)過市場(chǎng)部經(jīng)理審核確認(rèn)才可以蓋章。

二、建立良好的發(fā)貨對(duì)賬和收款制度

1.發(fā)貨查詢,貨款跟蹤。每次發(fā)貨前客服部必須與銷售合同進(jìn)行核對(duì);公司在銷售貨物后,就應(yīng)該啟動(dòng)監(jiān)控程序,根據(jù)不同的信用等級(jí)實(shí)施不同的收賬策略,在貨款形成的早期進(jìn)行適度催收,同時(shí)注意維持跟客戶良好的合作關(guān)系。(由銷售人員和客服中心進(jìn)行全程跟蹤)。收賬策略如下:A類客戶,按常規(guī)合同;B類客戶,最好預(yù)付一部分貨款;C類客戶,必須預(yù)付一部分貨款;D類客戶,必須貨款兩清。

2.回款記錄,賬齡分析。財(cái)務(wù)要形成定期的對(duì)賬制度,每隔一個(gè)月或一季度必須同顧客核對(duì)一次賬目,形成定期的對(duì)賬制度,不能使管理脫節(jié),以免造成賬目混亂互相推諉、責(zé)任不清;并且詳細(xì)記錄每筆貨款的回收情況,經(jīng)常進(jìn)行賬齡分析。定期對(duì)賬可避免雙方財(cái)務(wù)上的差距像滾雪球一樣越滾越大,而造成呆、死賬現(xiàn)象,同時(shí)對(duì)賬之后要形成具有法律效應(yīng)的文書,而不是口頭承諾。

三、建立良好的欠款催收制度

1.欠款追收。對(duì)拖欠賬款的追收,要采用多種方法清討,催收賬款責(zé)任到位。原則上采取大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)制,再由大區(qū)經(jīng)理落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)員身上。如果是單一的大區(qū)經(jīng)銷商或代理商,則由客服中心定期對(duì)其進(jìn)行溝通、催付。對(duì)已發(fā)生的應(yīng)收賬款,可按其賬齡和收取難易程度,逐一分類排序,找出拖欠原因,明確落實(shí)催討責(zé)任。對(duì)于確實(shí)由于資金周轉(zhuǎn)困難的企業(yè),應(yīng)采取訂立還款計(jì)劃,限期清欠,采取債務(wù)重整策略。應(yīng)收賬款的最后期限,不能超過回款期限的1/3(如期限是60天,最后收款期限不能超過80天);如超過,即馬上采取行動(dòng)追討。

2.總量控制,分級(jí)管理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的計(jì)劃、控制和考核。銷售人員是應(yīng)收賬款的直接責(zé)任人,公司對(duì)銷售人員考核的最終焦點(diǎn)是收現(xiàn)指標(biāo)。貨款回收期限前一周,電話通知或拜訪負(fù)責(zé)人,預(yù)知其結(jié)款日期,并在結(jié)款日按時(shí)前往拜訪。通常情況下,由主管、經(jīng)理等參與分析,及時(shí)對(duì)下屬申報(bào)的問題給予指導(dǎo)和協(xié)助。

四、加強(qiáng)對(duì)已拖欠款、呆賬及壞賬的管理

1.每一客戶會(huì)計(jì)年度終結(jié),必須取得欠款人對(duì)所欠款的書面確認(rèn)。

2.任何應(yīng)收款應(yīng)在發(fā)貨之日起,逾期一年零六個(gè)月,一律報(bào)告公司總經(jīng)理,并通知公司法律顧問啟動(dòng)催討程序。根據(jù)情況不同,建立三種不同程度的追討文件——預(yù)告、警告、律師函,視情況及時(shí)發(fā)出。

3.最后期限:要求客戶了解最后的期限以及其后果,讓客戶明確最后期限的含義。

4.要求協(xié)助:使用法律手段維護(hù)自己的利益,進(jìn)行仲裁或訴訟。

5.對(duì)呆賬和壞賬的處理可以通過以下方式:給予折讓:即可以通過折讓方式降低客戶付款壓力,增加款項(xiàng)收回機(jī)率,減少損失;收回貨物;處理抵押品;尋求法律協(xié)助,訴訟保全。

五、加強(qiáng)對(duì)票據(jù)核算的管理

1.建立嚴(yán)格的資金管理制度。對(duì)客戶使用現(xiàn)金購(gòu)買的一律由客戶自行交納現(xiàn)金進(jìn)賬,對(duì)客戶用承兌匯票結(jié)算的,建立當(dāng)日接收,當(dāng)日填單,當(dāng)日交資金部制度。

2.建立嚴(yán)格的交接制度。對(duì)業(yè)務(wù)人員交回的票據(jù)應(yīng)按發(fā)生日逐筆登記,并相互簽名予確認(rèn)。對(duì)交到資金部的票據(jù)也要逐筆登記,連同匯票繳款單一并交付,并相互簽名確認(rèn)。

3.建立備查制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置應(yīng)收票據(jù)備查簿,對(duì)業(yè)務(wù)人員交回的承兌匯票逐筆登記匯票的種類、票號(hào)、出票日、票面金額、交易合同號(hào)和付款人、承兌人、背書人的單位名稱、到期日和退票情況等資料。同時(shí)將匯票復(fù)印件交會(huì)計(jì)人員留存制證。

4.建立統(tǒng)計(jì)及匯報(bào)制度。及時(shí)統(tǒng)計(jì)回款情況,了解資金動(dòng)態(tài),及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),為確保資金計(jì)劃的完成提供可靠數(shù)據(jù)。

參考文獻(xiàn):

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2.John.A.Tracy.如何從數(shù)字中擰出關(guān)鍵信息2006(6)

(作者單位:太原市煤氣化股份有限公司運(yùn)銷分公司 山西太原 030024)

(責(zé)編:鄭釗)