項目管理思想在大型建筑企業物流信息系統開發中的應用

章大海

摘要:項目管理在日益增多的領域的迅速發展,為其在大型建筑企業信息化建設中的應用提供了機會。本文在從項目管理的基本概念、實施階段和成功因素等方面分析了項目管理的理論基礎;在此基礎上,簡要介紹了物流信息系統對于大型建筑企業提升核心競爭力發揮的重要作用;最后,重點將項目管理的思想應用于建筑企業物流信息系統開發之中,提高企業信息化的成功率和收益。

關鍵詞:項目管理;物流;信息系統

中圖分類號:F270.7文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)17—0145—04

一、引言

中國加入世界貿易組織后,為適應管理與國際接軌的需要,項目管理(Project Management,PM)作為一種科學的綜合性管理方式在迅速得到人們的重視,越來越多的學者和企業管理者對項目管理進行了一系列的理論研究和實際探索。由于人類社會的大部分活動都可以按項目來運作,因此項目管理已深入到各行各業,以不同的類型、不同的規模出現。對企業來說,項目管理思想可以指導其大部分生產經營活動。物流信息系統(Logistics Information System,LIS)的開發由于涉及到企業的生產與管理流程的變革、組織流程重組以及經營管理理念的轉變而成為一項非常復雜的系統工程。自上個世紀70年代開始,人們認識到在信息系統的開發中如果引入項目管理理論和方法,這樣就可以加快系統開發的速度、保證質量,以及降低開發成本。然而這一引入必須要遵循科學的方法,需要結合信息系統的實際,開發出一套合適的管理方法。

本文就是在結合我國建筑企業物流信息系統普遍存在的問題的基礎上,將現代項目管理理論和方法應用于大型建筑企業物流信息系統的開發之中,以提高企業信息化建設的成功率和信息化收益。

二、項目管理的理論基礎

項目管理在20世紀50年代產生的時候只是作為一種計劃與控制技術而產生的,但是經過半個世紀的迅速發展,已經成為一種時用于完成復雜工作任務的特殊組織形式、一系列工作價值觀的獨特的管理哲學,并在現代管理理論和實踐中占有一定的地位。

(一)項目、項目管理的概念與特點

美國項目管理協會(Project Management Institutitute,PMI)對“項目”下了一個簡潔定義——項目是為創造獨特的產品或服務而進行的臨時性事業①,即項目是具有明確的開始和結束時間,必須在規定的成本、質量和范圍等限制條件下完成的一次性事業。這正好與Cleland D.I和Kerzner H(1985)“項目是由人力和非人力資源所組成的、為達到一個特定的目的的臨時性組織”的定義非常接近。②

與“項目”對應的就是“項目管理”的概念?，F代項目管理是由獨特的管理哲學、一整套工作價值觀和信念以及一系列計劃和控制技術所組成的有機整體及其應用,以便在規定的時間、成本、質量和范圍等限制條件下完成一次性事業,來滿足各項目關系人對項目的期望,不僅包括“技術層面”,還包括比較人性化的“社會層面”。由此可見,項目管理(1)是一種區別于傳統的組織管理的獨特的管理哲學,(2)有一整套長期積累的有利于項目順利進行的工作價值觀和信念,(3)是計劃和控制工具和技術的有機組合,(4)目的是實現微觀目標(在規定的時間、成本、質量和范圍等限制條件下完成一次性事業)和宏觀目標(滿足各項目關系人在項目上的利益追求)[1]。

(二)項目管理的實施步驟

項目管理的實施步驟可以劃分為五個階段[5]:(1)項目選擇與定義。此階段的主要工作是識別項目需求,確認項目需求,選擇項目和確定項目的要實現的總體目標。(2)項目啟動。此階段的任務是根據項目類別確定項目經理人選,組建項目工作團隊,并制定團隊規則。此階段是決定項目是否順利進行并取得成功的核心。(3)項目計劃。此階段的主要工作是將項目總體目標細化、制定工作分解結構、編制網絡計劃和資金預算、確定質量標準和保證、編制招標采購文件和制定項目管理計劃。(4)項目實施。主要是按計劃實施項目、對項目實施進行監督與控制、對項目變更進行管理,并對項目實施中發現的問題及時進行處理。(5)項目收尾。此階段主要是對項目進行試運行,并對項目進行后評價。

(三)項目管理應用標準與成功的因素

一般來說,越是大型、復雜、跨學科的項目,越需要專業的項目管理。Stewart(1995)提出了用來衡量一個項目是否需要用專業項目管理的四個標準[2]:項目范圍和項目規模的大小;人們對項目的生疏程度;項目的復雜程度;人們在項目上的利益大小。在這四個方面程度越高的項目,越需要專業的項目管理。如果一個項目滿足預先確定的內容范圍、進度時間和質量要求,同時項目產品又得到客戶的認可,即可以認為該項目取得成功。成功的項目管理應該取決于三個階段的努力:(1)項目開始前必須“了解什么是客戶的成功”。(2)項目執行中能夠“擔負客戶成功的責任”。(3)項目結束后能“幫助客戶實現價值”[4]。

三、物流信息系統及其在大型建筑企業核心競爭力培育中的作用

企業信息化的發展趨勢可以概括為以下四個方面:產品設計的信息化為產品注入了無窮的動力;生產過程的信息化提高了生產效率、質量和企業的核心競爭力;經營管理的信息化優化了資源配置,改變了企業的管理模式;電子商務和集成化供應鏈管理技術的應用,促進了制造業市場的重組與優化③。20世紀80年代以前,企業部門間的信息流以及供應成員之間的信息流,在很大程度上是以紙張文件為基礎,傳遞和交流的速度緩慢,容易出錯,可靠性差。特別是管理成本高,因為它減慢了公司內部設計、發展、采購、制造和分銷產品的步伐,還妨礙了組織間進行有力的資本重組?；谛畔⒓夹g的一體化物流信息系統是影響企業物流未來發展最重要的因素。一體化物流信息系統不僅是一體化生產物流管理成功實施的關鍵,也是企業內部物流功能整合實現內部物流一體化乃至供應鏈管理的關鍵所在。

隨著全球建筑市場競爭的日益激烈和計算機信息技術的飛速發展,企業管理也已經由傳統管理轉變為數字化管理,信息化已經成為建筑企業快速發展的決定性因素和強大推動力。從企業戰略管理的角度,企業信息化的本質是利用信息技術來實現信息資源的整合及其與信息資源所有者的集成,從而實現資源與變化的環境,尤其是市場與客戶相適應。現代建筑物流的效率在很大程度上取決于新興信息技術的應用程度④。目前,我國建筑企業的信息化管理水平普遍比較落后,特別是一些老國有建筑企業,雖然信息化建設起步比較早,但是由于缺少長期的、統一的規劃,導致企業內部信息孤島現象嚴重,并且各自的信息子系統功能不完善,各單位或部門的子系統沒有能實現功能的整合。還有不少企業基礎自動化與過程自動化基礎良好,而過程自動化與管理信息系統至今存在很大差距。因此,加強企業信息化基礎設施建設,搭建企業信息化平臺,充分利用互聯網,開展企業電子商務,實現企業經營、銷售的信息化,是提升我國建筑產業競爭力的重要途徑。⑤

四、基于項目管理的大型建筑企業一體化物流信息系統開發

大型建筑企業一體化物流信息系統項目涉及到的范圍非常廣、項目規模龐大、項目投入巨大、公司在項目上的利益和承擔風險都相當大,因此系統開發過程是一個龐大的系統工程,需要進行系統規劃,進行管理信息系統的全面改革,而不是簡單模仿人工管理或者人工管理的計算機化,更不是生產的自動化和數據處理的簡單組合。根據Stewart的“四標準論”,這種涉及到建筑企業采購、生產、銷售和信息處理的復雜的系統項目,迫切需要專業的項目管理。一般來說,大型建筑企業一體化物流信息系統的開發項目要經過五個階段:項目準備階段、項目規劃階段、系統分析階段、系統設計和項目實現階段。

(一)一體化物流信息系統開發的準備階段

在一體化物流信息系統開發的準備階段,建筑企業必須解決:根據需求分析選擇項目,并組建項目管理團隊。

1.根據需求分析選擇項目。建筑企業之所以決定實施一體化物流信息系統項目,肯定是基于企業內外部的壓力;因此對項目需求的分析可以從內部和外部兩方面進行。一般來說,企業外部壓力主要有兩種情形:一種壓力來自于自身的領先戰略與同行追隨戰略的共同作用,因為大型建筑企業要想不斷保持在國內外的競爭優勢,就必須不斷超越競爭對手;另一種壓力來自于打破同行之間信息化優勢均衡,因為在企業和競爭對手都已經引進了信息系統后,雙方的力量對比又形成了新的均衡。而企業內部壓力主要來自以下方面:減少人工操作造成的失誤與損失、采用新的生產技術或信息技術、改進部門之間的協調與合作、實現內部生產實時數據信息的共享以及實現物流、信息流、商流與資金流的同步運作等等。從這個基本觀點出發,建筑企業必須重新審視企業目前的信息化現狀和企業市場環境和經營環境,做好企業信息化的規劃,從企業發展的戰略角度思考如何進一步創造價值;全面、廣泛地使整個企業在各方面實現規范化、自動化、系統化和智能化管理,最大限度的發揮各個系統和環節的效益。

在項目需求分析的基礎上,企業就必須對將要實施的項目進行可行性研究,選擇合適的項目,以滿足公司在生產、市場、財務、人事以及其他方面的目標的需要[3]。企業在選擇項目的時候應該考慮技術復雜程度、跨專業和部門程度、投資規模大小和項目工期長短等因素的影響,選擇成功可能性大的項目。

2.成立一體化物流信息系統項目團隊建設。企業最高領導層決定啟動一體化物流信息系統項目后,必須著手項目團隊建設,確定項目團隊在整個公司中與其他部門的關系,并且設計項目團隊內部結構和進行團隊建設。

(1)成立信息化工程建設領導小組和指揮部。公司總經理擔任領導小組組長,領導小組負責制定信息化計劃,同時為信息化建設提供資金和強有力的領導支持。項目指揮部是信息化建設的管理與執行部門,統一管理一體化物流信息系統的開發和建設。

(2)項目指揮部組成及其與相關部門的協調關系。指揮部的各個指揮長由各部門的一把手擔任,并設立了專門小組(如生產技術組、質量組、財務組、材料組、勞資組、安全組和企管組);各專業組在本部門業務流程討論過程中,由所有部門的一把手(即所謂的“一把手工程”)作為各專業組的指揮長統一領導。各指揮長代表所在專業組在指揮部大會上進行討論,最后在爭論中達成共識;經過各專業組討論后達成的這些共識隨后上報給領導小組。由于每個專業組都有各自的主流程,都考慮到自身的利益,并且組與組之間有相互聯系;所以,在各專業組之間發生沖突時,由指揮部長站在公司的角度進行統一協調,以達成內部一致性意見。

(3)項目團隊組織結構。指揮部長的權力結構、項目跨部門的性質、項目較大的不確定性和風險以及項目指揮部各成員在各自領域的專長,決定了大型建筑企業一體化物流信息系統項目團隊應該采取比較合理的矩陣式組織結構。

總之,項目團隊成員的特性、團隊邊界的模糊性以及團隊的臨時性,決定了一體化物流信息系統項目團隊建設和結構設計是系統項目成功的關鍵環節,需要引起足夠重視。

(二)一體化物流信息系統開發的系統規劃階段

一體化物流信息系統的開發涉及由企業高層到低層、由整體到局部、由決策到執行等各個層次、多個管理部門,以及企業人財物等資源的配置;并且系統的各子系統除了完成相對獨立的功能之外,相互之間還需要協調工作;因此,如果沒有一個總體規劃來統籌安排和協調,企業必將承擔巨大的系統開發風險,項目也極可能失敗。大型建筑一體化物流信息系統總體規劃是對企業的戰略目標和發展戰略以及信息系統建設的客觀規律,考慮企業內外環境制定物流信息系統的發展戰略、總體設計方案,合理安排系統建設的過程。

建筑企業一體化物流信息系統總體規劃主要包括以下內容[6]:

⑴項目概述;⑵項目的目標分析和論證;⑶項目管理的組織;⑷項目采購和合同結構分析;⑸投資控制的方法和手段;⑹進度控制的方法和手段;⑺質量控制的方法和手段;⑻安全、健康與環境管理;⑼信息管理的方法和手段;⑽技術線路和關健技術的分析;⑾設計過程的管理;⑿施工過程的管理;⒀風險管理的策略等。

需要指出的是大型建筑企業一體化物流信息系統總體規劃應該體現以下原則:

(1)整體性原則。由于一體化物流信息系統由許多功能內容不同的、相對獨立的部分組成,但它們之間有密切聯系,相互制約又相互促進,是一個有機整體,有其內在規律性;因此,系統規劃必須站在整個企業的高度,立足于向整個企業提供一致性信息,實現各類數據信息一次錄入、全公司共享。

(2)超前性原則。建筑企業市場環境和經營環境的不確定性,以及行業生產方式的改進和管理理念的變革,要求一體化物流信息系統一定的超前性,即注意信息系統的可擴展性、開放性以及整體集成性,能適應IT技術發展帶來的變更和企業管理模式、業務模式帶來的不斷變革,以滿足不確定性對系統的需求。

(3)階段性原則。一體化物流信息系統開發是一個不斷擴充、不斷發展的過程;在制定信息化目標和實施信息化時,不能一蹴而就,必須考慮到它的階段性,即分階段定標、分階段實施和分階段見效。

(三)一體化物流信息系統開發的系統分析階段

一體化物流信息系統分析是在總體規劃的基礎上,由系統分析人員詳細了解現行各獨立系統的業務流程和業務活動的工作流程和信息處理流程,對現行系統環境、實現計算機管理信息系統的軟硬件條件、企業外部聯系、企業能力和發展規劃以及各種資源限制條件等進行描述,并重點對現行物流信息系統的目標、功能、數據和處理流程進行深入研究和分析,歸納整理出描述現行系統的文字資料,以便對現行系統有一個全面的了解;理解系統用戶(包括內部部門和外部顧客與合作伙伴)對一體化物流信息系統的需求,在此基礎上明確系統的任務和目標,并初步進行系統功能分析和數據流分析,用一系列圖表和文字繪制信息流程圖,形成物流系統的邏輯模型,并完成系統分析報告,為系統設計提供依據⑥。

組織結構與功能分析。組織結構分析就是對企業的隸屬關系、物流關系、資金流關系和信息傳遞關系進行分析,并在此基礎上用組織結構圖的形式把這些內在聯系描繪出來。功能分析是在組織結構分析的前提下,分析內部各部門的功能,自上而下分層次將這些功能進行歸納和整理,形成以系統目標為核心的整個物流信息系統的功能結構圖。系統分析人員在功能分析歸納過程中,必須進行流程重組,把不合理的流程取消,把功能相似或者工作順序相近的處理功能盡量合并。

業務流程分析。業務流程分析是在現行系統調查資料的基礎上,運用業務流程圖分析業務內容、作用即信息輸入、輸出、數據存儲和信息處理方法及過程,為數據流程分析奠定基礎。業務流程分析需要深入分析流程調查資料,找出現行流程中存在的問題,提出信息系統業務流程的改進模式和要點,并繪制新業務流程圖;在新的業務流程圖的基礎上,確定業務流程優化計劃,并進行可行性論證。

數據流分析。數據流分析就是采用自上而下、逐層分解、逐步細化的結構化分析方法,收集建筑企業部門正式文件、生產數據、現行系統說明書以及外部數據來源等基礎數據,然后對這些初始數據進行加工處理、匯總、整理和分析,使之為整個物流信息系統數據資源的充分調用和共享服務,最后根據數據在系統中流動和處理的過程繪制數據流圖。數據字典主要用于描述數據流、數據元素、數據結構、數據存儲的邏輯內容,以及外部項和處理過程的某些數據特性,是物流信息系統數據流圖的輔助資料。

在完成組織機構和功能分析、業務流程分析以及數據流分析之后,結合系統規劃總體目標和系統建設的軟硬件環境,系統分析人員需要在項目團隊協助下提出一體化物流信息系統更加明確和具體的目標,建立新的邏輯模型,確定新物流信息系統功能結構和子系統劃分;最后形成一體化物流信息系統分析報告。

(四)一體化物流信息系統開發的系統設計階段

一體化物流信息系統設計是在系統分析資料的基礎上最終確定系統功能和結構,包括系統輸出、輸入、數據組織方式、主要子系統的流程圖,并編寫各子系統或模塊的程序說明書,為下一階段的程序設計提供依據。在系統設計階段,應用系統設計、數據庫設計、系統功能模塊設計和計算機系統設計在一體化物流信息系統開發中是非常重要的基礎工作。⑦

代碼設計是應用系統設計的核心環節,與生產工藝、生產組織和管理方式有密切聯系,直接影響系統運行效率和效果。一體化物流信息系統代碼設計是為系統設計出一套公用的、優化的代碼系統,以對系統進行信息分類、統計和檢索等操作。代碼設計必須遵循以下基本原則:(1)唯一性:在一個分類編碼標準中,每一個代碼必須代表唯一的實體或屬性;(2)通用性:代碼要盡量參照國家標準實現標準化,以和各種應用相兼容;(3)合理性:代碼結構盡量反應編碼對象特征,與分類體系相適應;(4)可擴充性:代碼設計必須留有適當的后備容量,便于以后擴充和修改。建筑企業一體化物流信息系統代碼設計包括對標準代碼、計劃代碼、跟蹤代碼和物流實績代碼的范圍限制、使用期限、代碼對象特征的設計,并且編寫代碼手冊詳細說明代碼編寫原則、代碼種類以及其他重要編碼信息;最后,還必須對代碼進行一般性維護、調整維護和校驗維護等系統后期維護。此外,物流信息系統的輸入/輸出以及人機界面設計直接關系到系統質量以及運行效率的高低。

一體化物流信息系統數據庫設計,就是根據大量信息數據的不同用途、使用要求、統計渠道、安全保密性等條件,決定數據的整體組織形式、圖表或文件的形式,以及數據的結構、類別、載體、組織方式、保密等問題,提供一個確定數據庫合理存儲結構與存儲方法的物理設計,并且反映企業物流發展變化,以滿足用戶的物流數據信息要求和處理要求,且在某個現有的數據庫管理系統上實現系統目標。物流信息系統的數據庫設計主要包括六個階段:需求分析、概念設計、邏輯設計、物理設計、數據庫實施和運行維護。

一體化物流信息系統的功能模塊設計是該系統開發的重要環節。根據目前我國大型建筑企業在物流信息系統建設方面的實際,一體化物流信息系統基本包括工程成本控制、進度控制、質量控制、職業健康安全與環境控制、合同與合同管理、工程項目信息管理等功能模塊。

一體化物流信息系統的計算機系統設計的主要工作是分析系統的技術結構,確定系統信息結構和系統結構所需的軟件、硬件產品等主要技術配置。首先是確定信息系統的計算結構和系統運行環境中的系統結構,進行一體化物流信息系統總體布局設計;其次是根據實際需要確定計算機CPU處理速度、內存最大容量和外存最大容量等硬件設備的配置;最后是根據需要和可能選擇操作系統、數據庫系統和開發工具。此外,網絡系統設計也是一體化物流信息系統設計中不可缺少的部分。

(五)一體化物流信息系統開發的系統實現階段[7]

1.系統實施。系統實施階段的主要任務是根據程序說明書和系統要實現的功能進行程序設計,程序和系統的調試,或者新舊信息系統的切換。對于大型建筑企業一體化物流信息系統這種龐大而復雜的系統,其實施過程中應該重視進度安排、人員組織、任務分解和開發環境的建立。

2.系統評價。系統評價主要是對系統是否達到預期目標、系統資源利用率、系統運行效益進行分析和評價,并據此確定系統的改進和擴展計劃。由于信息系統是一個復雜的社會技術系統,因此系統除了對開發費用、經濟效益和財務方面進行評價外,還要對技術先進性、可靠性、適用性、和用戶界面友善性等技術性能,以及員工工作環境和工作條件等社會目標進行綜合評價。

注釋:

①PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Upper Darby, PA, USA: PMI, 2000。

②Cleland D.I, Kerzner H. A Project Management Dictionary of Terms. NY: Van Nostrand, 1985。

③彭志忠:《基于信息技術的制造業價值鏈增值過程研究》,山東大學出版社,2004:4。

④劉偉,尹家緒:《構筑信息時代的企業競爭力:企業信息化戰略及其應用》,科學出版社,2004:5。

⑤劉平洋:《中國產業國際競爭力分析》,經濟管理出版社,2003,10。

⑥常晉義:《信息系統開發與管理》,機械工業出版社,2004:5。

⑦常晉義:《信息系統開發與管理》,機械工業出版社,2004:5。

參考文獻:

[1]Wang X.Identification and Evaluation of the Key Attributes of Project Management Culture.Melbourne:Victoria University of Technology,2001b.

[2]Stewart J.M.Making Project Management Work.In J. R.Meredith & S.J.Mantel,Jr.,Project Management:A Managerial Approach (3rd ed).NY:John Wiley & Sons,1995.

[3]Meredith J,Mantel S.J.Project Management:A Managerial Approach (3rd ed).NY:John Wiley & Sons,1995.

[4]單友成.信息系統建設中的項目管理方法與應用研究[J].計算機應用研究,2004,(2).

[5]王小金.理想的實現:項目管理方法與理念[M].北京:人民出版社,2003:1.

[6]常晉義.信息系統開發與管理[M].北京:機械工業出版社,2004:5.

[7]游戰清等.企業信息化理論與案例[M].北京:機械工業出版社,2004:5.

(責任編輯/石銀)