網絡信息環境下高校圖書資料管理初探

楊 黎

摘要隨著計算機的應用和信息技術的進步,高校圖書館的數字化、網絡化建設正在蓬勃發展。然而在其工作當中出現的信息意識不強、館藏文獻形式單一、網絡缺乏全文數據庫、以及經費不足和資金短缺都直接影響著圖書資料室的網絡化管理。針對這些問題筆者提出相應的改進對策。

關鍵詞信息環境 高校圖書 對策

中圖分類號:G647 文獻標識碼:A 文章編號:1009-0592(2009)05-242-02

利用以網絡為中心的計算機通訊技術、信息數字化技術以及計算機國際語言化技術,為社會提供最新、最高質量的學術信息,走現代化、網絡化道路,是高校圖書資料工作的必然趨勢。

一、網絡化帶給高校圖書資料工作的變化

(一)現代電子技術正在或將改變高校圖書館、資料室的館藏內涵

首先,擴大館藏信息資源。網絡化使得圖書館、資料室資源分為兩大類,即:館藏信息資源和網上信息資源。對于圖書館來說,網上資源與館藏資源具有同樣重要的意義,且內容豐富。各種網上信息源,如網上數據庫、電子圖書、電子期刊、電子報紙、網上圖書館等,將為各館讀提供大量免費信息:如世界名著、參考工具書、目錄索引、會議信息、科研論文預印本、各種機構名錄等。而對于讀者來說,需要獲得的某一信息無論是圖書館收藏的,還是從網上獲取的,信息本身的質量并沒有區別。只要信息存取方便,易于獲得,讀者就無須顧及這些信息有效的位置距離自己有多遠。

其次,電子文獻的收藏呈上升的趨勢,復本量減少。眾所周知,電子文獻擁有大于紙質文獻存儲量的優點。一般而言,一張光盤可存儲2000本50頁的圖書,保存500年;一張3.5英寸軟盤可存儲10萬字,保存75年左右。且一般的電子出版物,只要一份原稿和一份備用稿就可以滿足讀者的需要,不再需要10-20本的復本量。同時,相對紙質文獻來說,電子文獻價格更低。一本500頁的專業圖書,一般需要60元,而650M的可讀光盤卻只需140元。所以,紙質文獻的收藏雖說還占據著各館室的主流,但電子文獻的收藏必將有所上升,最終與紙質文獻收藏并存。

(二)實現資源共享,節約經費

資源共享對于讀者來說影響甚大,它使得各公共圖書館、高校圖書館、資料室之間,各有范圍、有重點地收藏文獻資源,充分體現館藏特色,解決館藏間的交叉與空白,形成優勢互補。隨著計算機技術與通訊技術的發展,數字通訊和電子存儲已使信息資源的擁有者和館藏位置的界限變得模糊,傳統圖書館已走向無墻化的電子圖書館,資源共享成為現實。由于共享的實現,使得圖書館、資料室可以擺脫傳統的藏書結構,即既要滿足本館讀者常用的文獻,又要考慮一些偶然的或將會用到的文獻,也就是力求藏書范圍的廣泛性。而網絡則將世界各地的信息資源方便地帶給圖書館,使得圖書館可以將經費用在特色文獻的建設上,由此達到節約經費的目的。

(三)網絡化改變著傳統的管理流通方式

簡便借閱手續,為讀者提供服務是圖書館的天職。傳統圖書館對讀者的服務主要體現在文獻借閱上。其借閱方式常常是讀者帶著希望到館查目錄、填索書單,工作人員根據索書單取書,然后再辦理借閱手續。不僅程序繁瑣,忙乎半天,卻是竹籃打水的現象時有發生。網絡化的圖書館,其借閱是由計算機管理系統或讀者在自己的終端上自動完成,程序簡便、快捷。網絡化的圖書館將是24小時開放的圖書館,它使讀者遠離時間的限制,而隨時可以辦理文獻借閱手續。網絡化的圖書館,其文獻載體形式多樣,電子文獻將不斷占領圖書館的館藏空間,使得所謂的館藏資源變成在空間高速運行的數據。不同的讀者可在同一時空范圍內瀏覽同一份文獻;或在不同的空間同時瀏覽同一文獻;或者通過下載離線閱讀等等,時空將不再是限制讀者獲取信息的障礙。讀者可以隨機訪問網絡節點上的文獻館藏單位,選擇不同專業的文獻類型查閱,館際互借成為可能。借閱內容多樣化。傳統借閱方式下,讀者借閱文獻時只能整本提取屬于靜態的紙質文獻,而無可選擇。自動化與網絡化的發展,卻為讀者便捷地獲取文獻信息創造了條件。只要是獲準進入網絡系統并按規定付費,讀者就可方便地查閱、下載和重新編輯、組織文獻信息。不僅可以查閱文字、數值、圖形、圖像等靜態文檔,還可以看到動態圖像、聽聲音以及獲得多媒體信息等動態文檔。

(四)檢索服務方式發生變化

文獻檢索將成為文獻工作重點。科學技術的飛速發展,帶動了文獻增長速度的加快,給教學科研人員帶來了看不到、看不全、看不完的困難。同時,網上信息五花八門,不同的服務系統和搜索引擎各具特色,其界面、功能、查詢方式各不相同,這使在最短的時間內獲取最多的知識、信息,已成為教學科研的一大難題。這要求文獻工作者必須扮演信息導航角色。圖書館員雖沒有科研人員那樣擁有精深的專業知識,卻擁有豐富的文獻檢索知識,熟悉各種檢索工具,當他們經過一定的專業培訓之后,通過現代化的檢索手段,完全可以為科研人員排除各種“信息垃圾”,成為科研的信息導航員。改變檢索咨詢方式。網絡信息查詢將是通過高分辨率圖標顯示、鼠標、多窗口菜單、觸摸屏技術的應用,使人機界面和人機交互方式更為簡便、醒目。消除傳統手工檢索帶給讀者的不便與枯燥。讀者只需鍵入相關的檢索詞,服務系統便會自動檢索出與之相配的文獻。檢索途徑不再只是題名、責任者、分類、主題等途徑,而可以是數據中的任一字段。既可單一字段檢索,也可實現布爾邏輯組配檢索。在一次檢索基礎上,實現二次檢索。全文檢索、數值檢索、圖像檢索、聲音檢索、超文本檢索、超媒體檢索等,帶給檢索者極大的方便,提高文獻檢索的查全率和查準率,且查詢時間之短是手工檢索無法比擬的。改變用戶檢索環境。在高速信息網上,不僅有豐富的一次文獻信息資源,而且有大量的二次文獻信息資源,它們使得信息獲取環境擴寬。用戶可利用網上提供的信息檢索工具—搜索索引和搜索目錄,如Baidu、Google、Altavista等,或通過網絡信息網址來查找文獻信息,而不拘泥于特定的館室提供的文獻信息。服務對象動態化。傳統圖書館文獻信息服務,主要是以本地讀者群為對象,其服務的空間局限于館內。而網絡化條件下,由于電子郵件、文件傳輸、遠程登陸等技術的保證,讀者在獲取信息時,不必考慮圖書館與自身的距離問題。只要具備客戶機服務器模式的終端或遵循一定的協議的遠程讀者,都可以成為任一圖書館的服務對象。因此,一個網絡讀者,可以享受多個單位的服務,一個文獻單位同時服務不同區域、行業、層次的讀者,服務對象不再具有固定性。

二、迎接網絡化高校圖書資料工作的重點

(一)加快統一標準的數據庫建設

數據庫既是存儲信息的倉庫,也是圖書館向讀者發布信息,提供服務,實現網絡化的基礎。圖書館只有集中人力、物力建設高質量的數據庫,方能生產出高質量的學術、商業、政府和新聞信息,走網絡化建設的道路。我國缺乏像Dialog一樣的數據庫,數據庫的數量少,容量小,尤其是社會科學方面的數據庫更少,經濟、法律、管理等學科咨詢人員奇缺。雖說有五、六百個社科方面的數據庫,但大都為自身服務,且數據不足。多種題錄的信息產品重復、質量有待提高。全國性的社科三大綜合性題錄、索引相互重復,分類較粗,難以描述社科科研人員專、精、細及應用性研究課題的需要。綜合性的文摘如《高校學報社科文摘》等卻顯得信息量少;三次文獻數量極少,加工深度不夠,難以滿足科研人員的需求。數據庫數據更新緩慢,脫離社科研究的時效性。因此,進行文獻信息資源開發,建立以館藏為基礎的研究級全文數據庫、聯合書目數據庫、各專業專題全文數據庫、科研成果數據庫、企業改革和實踐數據庫、科學決策案例數據庫等。利用網絡系統傳輸速度快、傳播面廣的特點,建立網上數據庫,使聯合單位在任何時間、地點都能自由地存取、檢索、查詢、瀏覽網上信息資源,就成為當前高校圖書館、資料室的工作重點。

(二)加速文獻資源共建共享

文獻資源本質上是人類共有的,也是網絡化的內在要求。雖然文獻資源共享已在我國圖書情報界提倡多年,但許多圖書館仍自覺或不自覺地實行著“獨立的”、“自給自足的”,甚至“全面的”藏書方式。其結果必然是自我封閉,自身資源得不到有效利用,不能實現優勢互補,且浪費經費。因此,為了提高文獻資源的利用率,彌補各館藏書不全的缺陷,只能走網絡化管理,實現資源的共建共享。各圖書館、資料室必須樹立起資源共建共享的全局觀念。建立文獻情報協調中心,負責協調各館室間的文獻建設,形成不同專業特色的文獻信息中心。利用網絡實現集中編目與在版編目,或聯合編目,編制聯合目錄,充分揭示館藏。或建立各館室的網頁。或各館室定期或不定期地向網絡中心發布或更新館藏目錄信息,以實現文獻檢索系統的網絡化。努力實現區域性館際互借合作。制定相應的網絡法律、法規,對文獻共享進行規范。

(三)加強信息資源開發利用

信息資源開發程度向來就是體現圖書館、資料室服務質量的一個重要指標,也是網絡化對高校圖書資料工作的必然要求。各館室必須對信息資源開發高度重視,以全方位、多層次的信息資源開發來滿足不同層次用戶對文獻的需求。信息資源開發利用包括:館藏信息的利用與網絡資源的開發利用。首先,各館室應盡可能地召集學科專業知識水平較高的人員進行書刊文獻開發。根據教育教學改革、專業設定情況,從學科特點出發,編制各種專題資料、匯編、文摘和目錄索引等。建立有關資料的數據庫或系統檔案,編寫綜述、專題分析、動態進展、預測等動態性科研資料。轉換文獻載體形式,對原始文獻進行復印、縮微、變成機讀型資料,通過網絡向社會提供。達到開發館藏文獻信息,服務社會的目的。其次,利用網絡發布新書通報,傳播館藏信息。同時,根據教學科研需求,利用網絡提供的館藏目錄、電子圖書、電子期刊、電子報紙、幾千種網上數據庫等信息,通過分析下載、組織、分類后,形成各專題的嶄新的網絡信息庫,從而達到補充館藏不足,提供讀者全新、全方位信息的目的。

(四)加強用戶教育

網絡化圖書館的實現,必須有網絡化的用戶,方能使圖書館的作用發揮充分。現代用戶教育是網絡圖書館義不容辭的責任。用戶教育內容包括:1.計算機情報檢索概論、基本原理、基本過程及檢索策略。2.計算機情報檢索數據庫。3.國際聯機檢索系統及國內聯機系統,國內外著名的檢索系統的概況,各自特色的數據庫,以及一般的檢索方法和指令,使讀者對系統有所了解,并知道在何處檢索到所需信息,這本身的意義超過擁有某一文獻。4.國內外光盤檢索系統及其檢索方法。5.國際互聯網功能介紹。用戶教育方法可多樣:或開辦短期培訓班集中培訓;或印制用戶手冊,提供網絡入門知識和主要的搜索引擎及著名站點的網址;或放映視聽媒體和設置電腦導覽系統,利用計算機輔助教學以及多媒體教學軟件等,為讀者提供網上教學服務;或通過上機實習,專職人員解答等。

(五)利用數據庫優勢和網上資源,為有關科研課題開展定題服務

建立科研文獻資料數據庫,編制各種專題文摘、索引、收集最新科研動態。利用網上豐富的資源信息,幫助科研人員進行科研文獻查詢、科研背景分析和科研文獻收集與分析,從科研立項到成果鑒定,自始至終進行跟蹤服務。

三、網絡化建設的對策

第一,領導重視是高校圖書館、資料室工作網絡化的關鍵。它要求各級領導必須更新觀念,在物質和人員上給予支持,配備相應的設備,為工作人員的崗位培訓創造條件。

第二,提高工作人員綜合素養。圖書資料人員除必須具備高度的事業心和責任感之外,還必須不斷提高自己的綜合素質,它包括:綜合知識與技能。其一,必須擁有計算機、數據庫、網絡方面的知識和技能。了解網絡知識,熟悉各種網絡檢索工具。懂得常用的聯機專題數據庫和光盤數據庫的檢索語言和結構。懂得修改圖書館的聯機目錄查詢,能利用遠程登陸檢索其他圖書館目錄。了解各種檢索系統和搜索引擎。能操作各圖書館的服軟件等。其二,具有一專多能的本領。除掌握圖書情報理論知識以外,對其它相關學科及邊緣學科的理論知識也應有深刻的了解,最好在某個領域具有專長,以提高自身服務教學科研、解答讀者提出的各種難題的能力。其三,擁有外語閱讀、翻譯和綜合分析能力。科學研究必須汲取全人類的文化營養,需要查詢國外的研究成果,利用外文檢索工具、參考工具書和國外的數據庫。同時,網上資源大量是英文信息。因此,如果缺乏一定的外語閱讀理解能力,則不可能充分獲取網上信息,服務教學科研。信息資源獲取、傳遞、迎新能力。網絡資源共享實現后,面對INTERNET浩如煙海的信息,資料人員必須按照一定標準進行信息加工,合理采集、分編,有序整理有用信息,傳遞給相關的信息用戶。

第三,校內工作人員統籌化、文獻建設協調化。網絡化將全校資源聯貫為一體,它必將打破傳統的人員管理體制和文獻建設方案。不管是圖書館、還是資料室,文獻工作者的目標都是一致的,服務于全校,服務于社會,同時又接受來自校內各單位,甚至全社會的服務。所以,未來高校資料室工作人員都應由學校圖書館統籌,合理安排。它們將是具有相應學科專業知識,取得專業學位的大學畢業生。它們分散在各系資料室,從事專業文獻資源的開發。圖書館與各資料室加強文獻建設協作,圖書館加強公用性較強的和一些較貴重文獻的建設收藏。資料室注重專業特色文獻的收藏,每一個資料室即是一個特色專業的信息中心。

第四,紙質文獻與電子文獻協調。各館室應從實際出發,加強電子文獻的收藏,把握好館藏資源與網上資源的比例,尋找二者的最佳結合。

第五,加強規范化、標準化操作。目前,我國高校圖書館、資料室都相繼為文獻工作網絡化的到來作了相應的準備,建立了自己的文獻數據庫,擁有各自的OPAC,但卻缺乏規范化、標準化,無論是著錄格式,還是文獻分類組織,都采用著不同的標準,查詢界面和功能各異。可見,要實現圖書資料工作的網絡化,必須在這一方面尋求一種統一的規范、標準,有統一的組織管理。

第六,注意數據維護和及時更新,不斷采集可靠的、準確的數據信息及時更換過時的、有誤的數據,保證數據庫的生命與活力。

參考文獻:

[1]李夕琳.未來圖書館發展模式的探討.圖書情報工作.1999(9).

[2]肖希明.論網絡環境中的圖書館藏書發展.武漢大學學報(哲社版).1998(5).

[3]蔣永福.網絡環境下圖書館職能的變化趨勢.情報資料工作.1999(3).