淺談秘書實訓的幾個原則

馬　麗　劉　立

2006年11月16日,教育部下發的十六號文件指出:“人才培養模式改革的重點是教學過程的實踐性、開放性和職業性,實驗、實訓、實習是三個關鍵環節。”這一文件強調了實訓在教學改革中的重要性。秘書實訓是高職文秘專業的主干課程,實訓效果的好壞對于學生專業能力的培養和提高有極其重要的影響。但本課程具有課時少、內容雜及操作難的特點,搞好實訓并非易事。筆者結合本人多年的教學經歷,談一談秘書實訓的幾個原則。

一、巧設情境,堅持實訓內容的綜合而易行原則

“情境教學是指在教學過程中按照實在或仿真的情形,通過學生親身的學習實踐,提高學生的學習自主性,促進學生學習,培養學生能力的教學方法。”具有“真實性、開放性、深刻性、持久性”的特點。教學活動是在全程性、真實性、整體性的時空中進行的,強調物化的或仿真的“境”對學生的動機激勵,具有明顯的行動導向特征。秘書實訓一般是在專業課都結束之后開設的,旨在夯實專業技能基礎,至于如何設置情境就需要教師在“巧”字上下功夫了。此處之“巧”包含兩個意項:一是內容全,即盡可能在一個實訓單元里安插多項要素,提升實訓密度。二是訓練易。由于專業實訓室不可能普及,因此在普通教室也能開展的情境設計比較理想。比如筆者曾設計一次實訓情境:某公司的某項工作到了收官階段,需對表現突出者公開表彰。出席表彰大會的有書記、經理和副經理,辦公室主任主持本次會議,實訓時只需要幾把桌椅即可,訓練內容卻相當綜合,既訓練了學生的會場布置和會議組織能力也提高了學生的寫作技能,同時還訓練了秘書禮儀和換位思考能力。會議主持人、公司書記和獲獎者三個角色的交替扮演,使學生學會隨機應變,有助于日后協調工作的順利開展,同時也提高了學生在公眾場合的口頭表達能力?？傊?巧設情境堅持實訓內容的綜合易行性原則,既能綜合提升學生的專業能力,又能克服教學條件的局限讓實訓順暢便捷地進行。

二、緊盯細節,堅持實訓要領的糾錯及多練原則

“習慣決定命運”。習慣是養成教育的產物,養成教育既包括正確行為的指導,也包括良好習慣的訓練等。秘書專業技能在很大程度上就是一些習慣,例如會議記錄的習慣、接打電話的習慣、接待來客的習慣等,但是不良習慣不但影響公司形象甚至會造成重大損失。因此,某些秘書實訓應重在技能習慣的養成訓練。在具體的招聘會實訓中,有兩個環節及多個訓練要領:一是引導員門口迎候應聘者時的自我介紹環節,要領是主動而熱情的問候、握手,指引時手勢要正確;另一個是引導員把應聘者引領至考官面前時的介紹他人環節,要領是先介紹應聘者再介紹考官。這兩個環節的訓練要領雖然簡單卻很容易出錯,有的會忘記必要的禮貌用語,有的則緊張得手足無措,之所以如此,一是不習慣,二是緊張。針對這些情況,一旦發現學生錯說、少說或者做錯就要立即停止實訓,回爐重來,直到合乎要求?？傊?只有堅持在線糾錯并反復改正的原則,才能有好習慣的養成,否則,實訓將流于形式!

三、善用設備,堅持實訓手段的現代且新穎原則

秘書實訓要避免走“你講我聽”的老路,就必須與時俱進,通過利用現代化教學設備,來增強實訓效果。具體說來有以下幾點:

1.利用微機

微機操作是文秘專業應備的長項。在寫作實訓時,筆者重視微機操練,把“商務旅行計劃”、“值班表”、“實訓情況分析報告”等放到電腦上進行,既綜合訓練了學生的微機操作技能又可以隨時指出錯誤,即時改正。

2.利用網絡

筆者對網絡的利用有兩點:第一,建立一個班級郵箱,這樣可以便捷地完成作業的收交和修改,也讓學生熟悉郵箱的使用及應注意的問題。第二,設置虛擬公司和職位,每次實訓前,筆者把若干家知名公司的網址,編號后發到班級郵箱里,公司的序號與學生的學號相對應,此后學生的實訓都是以具體公司的名義開展,增強了實訓的真實性。

3.利用多媒體設備

在訓練學生的復述能力時,筆者準備了若干時長約兩分鐘的視頻,在多媒體設備上隨機播放,然后由學生復述。此種實訓方式,既新鮮又有趣,能充分調動學生的參與熱情?，F代化教學設備的使用大大提高了實訓情境的仿真度,有助于預期實訓效果的取得。

總而言之,秘書實訓只要充分把握課程自身特點,在實境育人的前提下,將實訓內容、過程、人員和設備巧妙配搭,并且遵循上述原則,就能訓導出能力過硬素養全面的好秘書。

(作者單位:河北工業職業技術學院)