新形勢下辦公室工作芻議

趙月東

辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作,處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位,是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心,具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能,這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性,工作具有超前性并具有豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會,還是管理、服務、協調,任何一個環節出了問題,都會產生很大的影響,甚至給整個學校工作帶來被動或造成損失。換言之,辦公室工作開展得好壞直接制約和影響著各項工作的開展和各項任務的完成。在推進科學發展觀工作中,各項工作能否高效有序運轉,領導的各項決策部署能否得到很好的執行,辦公室起著關鍵作用。因此,正確掌握科學發展觀所蘊含的科學方法,與時俱進地創新工作理念,圍繞服務這一中心,進一步提高服務領導決策、服務機關運作和服務教學科研工作的水平,對于學校辦公室尤為重要。根據筆者的工作經驗來看,越是雜務繁多、工作煩瑣的工作崗位和工作環境,就越富有吸引力和挑戰性,越是能夠學到新知識、新經驗,增長新才干,開拓新視野,挖掘新潛力。辦公室的工作崗位就是這樣的工作崗位,它對人生閱歷的增長和能力的培養都是一次難得的鍛煉機遇。但是,挑戰與機遇同在,壓力與動力并存,在辦公室工作將會體驗到更多的酸甜苦辣,但是同時能夠鍛煉自己,獲取多方面的知識和實踐經驗,提高自身綜合素質。

一、辦公室工作人員必需的政治素質和個人品質

1. 敬業精神要強

工作要認真負責,勤勤懇懇、任勞任怨,干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性,吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風,這是干好辦公室工作的前提條件。

2. 思想要活躍

要有解放思想,實事求是的優良作用,接受新生事物要快,愛學習,愛出點子,改革和超前意識要強,在工作中要充分發揮主觀能動性,才能不斷開拓新局面。

3. 辦事要穩妥,處事要嚴謹

在廉潔自律上要求嚴格,嚴于律己,要起模范帶頭作用,這是做好各項工作的保證。

4. 做人要誠實、正派

要有高尚的道德品質,樸實的工作作風,公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀,做到堂堂正正做人,認認真真做事;所謂“樸實”就是人的能力有大小,水平有高低,只要把勁全使出來,就是一個好同志;所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事;要謙虛謹慎,能夠與人團結共事,而且具有良好的協調能力和工作方法。

二、要具有必備的知識能力

從辦公室的職能來看,綜合性強,職能繁雜,擔負著機關內務、文秘、協調、后勤服務和機關管理等多項工作。辦公室職員必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協調能力和管理經驗。

1. 具備一定的政治理論水平

在辦公室崗位工作,加之辦公室崗位的要求,必須要有一定的政治理論水平,才能適應辦公室工作的需要。因此,平時注重學習,理解掌握國家有關的大政方針政策,保持清醒的政治頭腦,才能夠在工作中始終把握正確的政治方向,保持較高的政治敏銳性。

2. 要具備一定的文字綜合能力

辦公室工作人員不僅要具有一定的文字基礎,而且要熟悉業務知識,擁有扎實的文字功底和語言表達能力以及工作方法。如果不具備這一點,那么不論起草文件還是開會發言答復問題等方面都是糊里糊涂,抓不住要害,提不出問題,只能是“和稀泥”。

3.要有一定的組織協調能力和管理經驗

筆者認為,辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉,而且要對本部門整個工作有所了解。只有對學校工作的全面熟悉和了解,才能打下綜合管理能力的基礎。

三、應具有良好的精神狀態

辦公室是綜合部門,既要協調方方面面,又要服務上下左右,具有整體性強、影響大的特點,要使辦公室具有戰斗力,發揮窗口作用,樹立良好形象,辦公室工作人員必須具備良好的精神狀態。一是忠誠可靠,潔身端正。在思想上忠于黨的教育事業,樹立全心全意為人民服務的思想,在行動上要服從領導,對領導的決定應認真地貫徹執行,不得各行其是。警惕各種腐朽思想的侵蝕,抵制各種不正之風,堂堂正正做人,清清白白從政,勤勤懇懇辦事。二是任勞任怨,勤奮好學,不論是撰寫材料、文件收發、打印裝訂,還是協調辦事、接待來訪、車輛管理、安全保衛,甚至添茶倒水、打掃衛生等都要有強烈的服務意識,以高度負責的態度,一絲不茍地做好,這些成績和效果往往不是顯而易見的,但常常是融入其他工作之中或為他人“做嫁衣”的,并且常因撰寫材料、接待來訪而不分上下班、節假日,這就要求辦公室人員具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當無名英雄的思想品德,經受得起各種誤解、委曲和挫折,胸懷要寬,肚量要大,要運用自己的智慧,既化解矛盾,又綜合協調,努力為領導分憂解難,把工作搞好。

四、要全方位做好各項服務工作,增強服務的主動性

辦公室人員要主動適應當今的各種變化,就要像古人說的那樣:“敏而好學,不恥下問”。要博覽多學,兼收并蓄,不斷提高自身的文字表達能力、政策理論水平和專業知識,勤于思考、善于思考,把平時所聽、所看、所學轉化為知識和能力,促進個人文字功底的提高,拓寬服務領域,提高服務水平。在調研工作中要深入實際進行調查研究,注重廣泛收集,點滴積累寫作素材,在求深、求實、求新和求精上狠下工夫;信息工作中要在及時、準確、全面上下工夫;文件的起草既要準確體現領導意圖,又要在聯系實際上下工夫;公文的處理要在制度化、規范化上下工夫;機要、保密工作要在嚴格落實各項措施,確保萬無一失上下工夫;行政后勤及接待工作要做到熱情周到,在確保各項日常工作高效有序運轉上下工夫;行政后勤接待工作,要做到熱情周到,在確保各項日常工作高效有序運轉上下功夫。為領導決策服務要堅持三個標準,即“全方位、全過程、高效率”。“全方位”就是遵循領導決策意圖,從調查研究、信息反饋、督察催辦、綜合協調等方面,為決策提供盡可能多的依據和支持。“全過程”就是要按照決策準備、決策形成和決策實施三個環節,實行全程性跟蹤服務,確保決策和部署的貫徹落實。“高效率”就是要提高辦文、辦事、辦會等各項服務工作的速度和質量,使決策落實得又好又快。

五、要正確處理好“三個服務”的關系,提高服務質量和效果

辦公室工作紛繁復雜,搞好服務是工作的靈魂。為領導服務、為機關服務、為基層服務是辦公室工作的根本出發點和落腳點,是辦公室工作的立身之本,所以要切實增強三個服務的意識。搞好三個服務,要注意正確處理好三個關系。三個服務之間要有機協調安排,不能相互割裂。在發揮好機關樞紐功能的同時,要特別注意為基層服務傾斜。妥善把握三個服務的工作尺度,做到服務到位不越位,更不能越俎代庖。妥善把握三個服務和履行管理職能的關系,既要熱情服務,又要堅持原則、遵守制度。只有把對上服務和對下服務有機結合起來,才能使服務更到位、更有效、更好地促進工作的開展;在做好為領導服務的同時,要不斷加強為基層和群眾服務的工作,切實做到熱情幫助、及時協調解決基層和群眾反映的困難和問題,如實反映基層和群眾的意見,更好地溝通領導與基層和群眾之間的聯系,真正起到橋梁和紐帶作用。

六、要有創新意識,轉換角色提高服務水平

以創造性的思維方式,全方位、多角度地思考問題,由只滿足于一般事務向善于抓大事、謀全局等方面轉變;由只注意做好當前工作向善于從實際出發,搞好超前服務轉變;由被動完成領導交辦的任務向自覺開動腦筋、主動服務方面轉變。“身在兵位,胸為帥謀”,要始終保持敏銳的政治觀察力和對客觀事物的精準洞察力,善于從領導的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題,努力與中心工作合拍共振。既要做到“參之有道”,提出具有較高的政策理論水平的建議,又要做到“謀之有方”,準確把握領導的工作意圖,還要做到“言之及時”,增強建言獻策的主動性和預見性。

七、要注重細節,細節決定成敗

辦公室工作,任何一件小事都是大事,因而要“小事大辦”,對任何一件經辦的工作,都要嚴謹細致,一絲不茍,來不得半點敷衍;其次要“大事精辦”,俗話說“一好遮百丑”,可是辦公室工作恰恰相反,是“一丑遮百好”,只要有一件搞砸了,做了再多的事也是白搭,越是大事,越要高度重視、精心組織、周密部署、確保成功;再次要“急事穩辦”,對突發性事件,要努力做到反應靈敏、調度及時、協調有力、匯報及時;最后要“要事快辦”,要高效率、快節奏,保持清醒的頭腦,分清輕重緩急,講究效率、科學有序、操作規范。

辦公室是綜合辦事機構,在形勢發展一日千里的今天,協調服務越來越顯得重要。辦公室工作人員要充分發揮積極性,善于對上加強聯系,對內加強管理,對外搞好協調,對下做好服務,增強辦公室的整體合力,以科學發展觀引領辦公室工作。

[作者單位:中國石油大學(華東)青島校區]