建立青海省統一的內部電子政務平臺的探討

王永軍　張海云

[摘要]介紹電子政務的概念,論述青海省建立統一的內部電子政務平臺的必要性,提出如何利用通用辦公自動化系統建立全省統一的內部電子政務平臺,為青海省政府信息化建設提供一條思路。

[關鍵詞]電子政務 內部電子政務平臺 辦公自動化系統

中圖分類號:TP-9文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)0910052-02

一、引言

在我國,政府部門的信息化建設是沿著“機關內部辦公自動化——管理部門的電子化工程(如金關工程、金稅工程等“金”字工程)——電子政務工程”,這一主線展開的。隨著“金”字工程的順利開展,電子政務建設開始成為政府信息化建設的重要內容,推進電子政務,推進政府部門的辦公自動化、網絡化、電子化和全面信息共享是大勢所趨。

作為政府部門,在新的機遇和挑戰面前,如何利用先進的信息技術,整合信息資源,使信息資源效益最大化,更好地為全社會服務,推動社會健康穩定發展,成為需要研究和解決的新課題。

本文結合青海省實際,探討了如何利用通用辦公自動化系統,建立全省統一的內部電子政務平臺,通過平臺共享全省政府信息資源,改革政府工作方式,提高政府工作效能,推進青海省政府的信息化建設進程。

二、電子政務的概念及其發展過程

(一)電子政務的概念

關于電子政務(EGA)的概念,國內外沒有形成統一的表述,叫法也各異,如政府辦公自動化、電子政府、數字政府、政府信息化等。隨著時代的發展,電子政務的概念和內涵還在不斷深化和拓展,但其基本的內涵是一樣的。即“電子政務是政府機構利用網絡通訊與計算機等現代信息技術將其內部和外部的管理和服務職能進行無縫隙集成,在政府機構精簡、工作流程優化、政府資源整合,政府部門重組過程中,通過政府網站將大量頻繁的行政管理和日常事務按照設定的程序在網上實施,從而打破時間、空間及部門分割的制約,全方位的為社會及自身提供一體化的規范、高效、優質、透明、符合國際慣例的管理和服務”。

電子政務主要包括三個組成部分:一是政府部門內部的電子化和網絡化辦公;二是政府部門之間通過計算機網絡而進行的信息共享和實時通信;三是政府部門通過網絡與民眾之間進行的雙向的信息交流。具體地說,目前各級政府部門所廣泛使用的辦公自動化系統,屬于第一類電子政務的范疇;政府部門通過自己的互聯網站發布政務信息,以及進行網上招標、網上招聘,接受網上投訴等,屬于第三類電子政務的范疇;而本文將要討論的內部電子政務平臺系統,則屬于第一和第二類電子政務的范疇。一個完整的電子政務系統,應當是上述這三類系統的有機結合[1]。

(二)電子政務的發展過程

相對于其他領域的信息化系統,我國的電子政務系統啟動較早,應用扎實,系統可靠,安全性較好,起步于上個世紀80年代中期。當時,國內興起一股辦公自動化熱,政府機構的一些部門開始使用計算機進行辦公,而且建立了一些信息中心。后來隨著PC機的普及,政府機關也開始應用計算機進行文件處理和傳送等工作。20世紀90年代中后期,網絡在中國迅速發展,1998年政府有關部門發起“政府上網”,電子政務開始步入發展期。

2001年起,電子政務圍繞“兩網一站四庫十二金”重點展開。“一站”,是政府門戶網站;“兩網”,是指政務內網和政務外網;“四庫”,即建立人口、法人單位、空間地理和自然資源、宏觀經濟等四個基礎數據庫;“十二金”工程由國家發改委主持建設,其內容包括金宏、金關、金稅、金財、金融(含金卡)、金審、金盾、金保、金農、金水、金質、辦公業務資源系統等十二個業務系統。“兩網一站四庫十二金”覆蓋了我國電子政務急需建設的各個方面,涉及信息資源開發、信息基礎設施建設與整合、信息技術應用等領域。特點各異,又相互滲透和交融,初步構成了我國電子政務建設的基本框架。這是電子政務的擴展階段。

目前,電子政務正在步入一個新的發展階段,即電子政務與體制改革融合階段,電子政務發展的推動力已經主要不是技術要素,而是由業務驅動,與行政管理體制改革同步發展。一方面,行政管理體制的改革需要電子政務來做支撐,另一方面,電子政務的發展也需要體制改革來推動。

三、建立青海省統一的內部電子政務平臺的分析

(一)青海省電子政務發展的現狀

青海省地處青藏高原,是個多民族聚居、經濟欠發達的省份。受自然環境、經濟條件、技術力量等多種因素的影響,信息化建設起步晚,基礎薄弱。2001年以來,隨著國家“兩網一站四庫十二金”工程的開展,青海省信息化建設取得了可喜的成績。特別是國家重點業務系統“金關”、“金財”、“金稅”、“金保”、“金盾”、“金審”、“金水”等工程在全省逐漸實施,政府部門的信息化建設具備了網絡硬件基礎。

2004年,省政府轉發《青海省信息化建設管理規定(暫行)》和《青海省電子政務建設規劃(2004-2010年)》后,青海省的電子政務建設按照《規劃》扎實有序地向前推進。電子政務內網橫向聯通了省直各機關單位,縱向聯通了各州(地、市)和41個縣,實現了公文網上傳輸和信息網上報送。8個州(地、市)和4個縣建成了政務內網城域網。一些政府部門內部啟用了辦公自動化系統。各級政府機關的計算機擁有量大幅提高,網絡應用開始普及。

隨著網絡覆蓋范圍的擴大、技術裝備水平的提高,各級政府部門開始重視信息資源的開發利用,信息的收集、存儲、交換、發布,逐步向電子化、網絡化發展。《政務信息公開條例》的實施,促使各級政府部門加大信息公開力度,利用政府網站這一便捷的形式,組織政務信息上網,豐富網站內容,帶動了信息資源的開發利用[2]。

(二)青海省電子政務發展存在的問題

1.投入不足

青海省是一個經濟欠發達省份,建設資金緊張,政府可用于信息化建設的資金非常有限,系統建設投資、運行維護經費供給與實際工作需要存在較大差距,電子政務建設歷史欠賬較多。部分單位對信息化項目的作用和效益存有疑慮,投資積極性不高,投入不足。

2.人才缺乏

青海省地處青藏高原,受自然環境、經濟條件等因素影響,政府信息化所需的各類技術人才短缺,特別是位置偏遠的少數民族地區更是如此。信息化建設的高層次、復合型人才缺乏,需要加大力度培養和引進。

3.認識與重視程度不夠

青海省目前仍處于工業化初期、信息化早期,信息化建設的效益還沒有充分展現出來。因此,對電子政務的作用、重要性、迫切性的認識還有一些差距,需要進一步增強。一些政府工作人員所掌握的信息技能不能適應信息化發展的需要,仍需要進一步提高。一些單位的領導認識僵化,因循守舊,使本單位的電子政務建設進展緩慢。

4.業務應用不足、資源共享程度低

在電子政務建設中,重網絡建設、輕業務應用,重電子、輕政務,重硬件設施、輕應用系統開發的現象普遍存在。一些單位獨自開發應用政務信息化系統,自成體系,形成“信息孤島”,信息資源共享困難,共享程度低。

(三)建立青海省統一的電子政務內部平臺

鑒于青海省財力有限、信息化人才缺乏等電子政務建設的關鍵制約因素,實現政府部門信息化的最佳方式,就是構建全省統一的內部政府電子政務平臺,集網絡傳輸、信息交換、數據存儲、信息安全、協同應用為一體,并通過制定政策措施,逐步整合已有的業務,形成集中化的管理、運營、維護模式。依托統一平臺建立信息共享和業務協同機制,推進重點應用系統的互聯互通、資源共享和業務協同,有效降低電子政務建設和運營成本,提高政府監管能力。

建立全省統一的內部政府電子政務平臺,有三種模式。第一種,是組織人力,研究需求,花大力氣開發新的電子政務平臺系統,然后向全省推廣普及。這種模式平臺整合效果佳,但投資大、周期長;第二種,只開發核心平臺,然后大力研究開發接口模塊,將現有各政府部門的辦公自動化軟件“接入”核心平臺。這種模式開發周期短,初期投資小,但不利于未來升級完善,也不利于統一維護,平臺整合效果差;第三種,是利用目前省政府信息化處在全省主推的通用辦公自動化系統,在該系統的基礎上開發完善,建立統一的全省內部電子政務平臺。這種模式結合了前兩種模式的長處,即開發周期短,投資小,未來升級維護容易,平臺整合效果佳。

四、利用通用辦公自動化系統建立青海省統一的內部電子政務平臺

(一)青海省辦公自動化系統的應用現狀及存在問題

青海省政府部門的電子政務建設多以辦公自動化作為突破口,所以辦公自動化在青海省廳、局機關中起步較早,應用也較多。特別是近幾年來,隨著信息化建設在全省的展開,辦公觀念的轉變,越來越多的政府部門開始建立并推廣辦公自動化系統,以提高辦事效率和行政質量。

但是在各單位應用辦公自動化的過程中,因為各種原因出現種種問題,導致辦公自動化系統的使用效果不佳,甚至成為雞肋,不用可惜,用了效率提升不大,嚴重影響了辦公自動化在推進政府信息化中的作用。這主要表現在以下幾個方面:

1.一些單位雖然建立了辦公自動化系統,但由于主要領導不重視,辦公自動化系統中的電子流程無法完整運行,辦公自動化的主要功能無法實現。

2.各單位建立的辦公自動化系統自成一體,互不通用,信息共享程度低。電子文件只能在本系統內部流轉,出了本系統電子文檔還是要被打印成紙質文件報送,使辦公自動化的效果大打折扣。

3.各單位獨自開發辦公自動化軟件。從全省角度來看,由于政府部門的辦公流程大同小異,各單位自行開發等于重復投資,而且開發的系統標準不一,互不通用,造成了資金與人力的極大浪費。

4.一些單位由于技術力量不足,缺乏自主維護能力,保障辦公自動化運轉困難,特別是需要根據本單位的需求進行更新與升級時,不得不求助開發公司,在時間、資金及人力上都增加了額外的付出。

5.許多單位使用的辦公自動化系統功能不全,不切合實際,無法滿足無紙化辦公,特別是新時期全省聯網辦公的要求。

(二)通用辦公自動化系統及其特點

建立全省統一的內部電子政務平臺,實現政府部門網上聯合辦公,提高政府部門辦事效率和透明度,是新時期信息化建設與改革的必然要求。

1.通用辦公自動化系統介紹

該系統是省政府辦公廳信息化處在省級政府部門及州(地、市)級政府主推的辦公自動化系統,目前已在青海省許多廳、局使用或試運行,全省推廣后將建立統一的全省政府部門辦公自動化平臺。該平臺加以修改完善,即可成為全省內部的電子政務平臺。

2.通用辦公自動化系統的特點

(1)統一開發。由省政府信息化處負責統一組織開發與推廣,既節省了資金和人力,又統一了辦公及數據標準,是建立統一電子政務平臺的最好方式。

(2)統一辦公流程。制定全省統一的網上辦公流程,以通用辦公自動化系統為平臺,規范全省政府部門的工作流程,改革辦公模式,提高行政效能。

(3)統一數據規范和接口標準。制定統一的數據標準和開發規范,保證數據信息在網上的傳送暢通和實時性。當各單位需要根據本系統的特殊要求調整與修改通用系統時,必須根據統一的數據和接口標準進行開發。

(4)統一維護。選定一家公司,統一負責本省通用辦公自動化系統的技術支持工作,保證系統的維護更新與升級。以最小的成本,滿足全省政府部門電子辦公的需求。

(三)建立內部電子政務平臺需要注意的幾個問題

1.充分考慮并解決開發推廣辦公自動化系統中出現的困難

由于各單位在領導重視程度、技術力量、辦公理念等方面存在差異,在推廣使用通用辦公自動化系統時,肯定存在不小的阻力,一些單位甚至可能長期不使用辦公自動化系統。這就需要從一些辦公自動化開展比較好的單位入手,以這些單位為試點,先將內部電子政務平臺搭建起來,在此基礎上,不斷總結經驗,加以完善,逐漸整合平臺。同時為全省政府部門納入內部電子政務平臺系統設定時間表,規定期限,逐步取消紙質文件,從機制上解決個別單位推廣辦公自動化不力的問題。

2.內部電子政務平臺的維護資金問題

需要將全省電子政務平臺的維護經費納入財政部門的預算,從根本上解決各單位維護辦公自動化系統的日常經費問題。

3.內部電子政務平臺的安全問題

目前計算機網絡安全仍令人擔憂,內部電子政務平臺建好后,要加大對平臺安全防護問題的研究,確保網絡數據信息的安全。目前電子簽名在電子政務中的合法性還沒有得到確認,因此在較長的時期內,為確保文件保密與安全,一些重要的文件仍需要通過紙質文件傳輸,電子文件與紙質文件并存的局面仍然存在。

五、建立全省統一的內部電子政務平臺的意義

青海省是一個經濟欠發達省份,受資金、人才、觀念等因素的影響,電子政務建設進展緩慢。在這種情況下,建立統一的內部電子政務平臺,集中資金人力統一開發與維護,以行政力量統一全省推廣,以統一的流程規范政府工作行為,就成為符合青海省實際的政府信息化建設方式,也為青海省找到了一條具有地方特色的信息化發展之路。

通過統一開發與推廣通用辦公自動化系統,統一整個電子政務平臺的技術支持服務,使建立和維護系統平臺的成本達到最低,可以節省大量的資金和人力。

由省政府信息化處統一開發辦公自動化系統軟件,以行政手段進行推廣,可以解決許多單位因資金、領導、技術力量等原因而推進辦公自動化不力的問題。

建立統一的電子政務內部平臺后,各單位系統的數據標準都是統一的,系統之間的接口也都是一致的,信息數據往來不再存在障礙,全省政府部門可以方便快捷地共享信息,高效地協同工作,工作效率和行政質量和以往相比將有質的飛躍[3]。

建立統一的電子政務內部平臺后,可以實現政府部門網上聯合辦公,辦公方式也可能發生重大轉變,青海省政府部門的信息化水平將得到實質性的提升。這將會直接影響到青海省改革的進程,加快社會進步的步伐。

參考文獻:

[1]金江軍,電子政務導論,北京:北京大學出版社,2003:47.

[2]佚名,青海省國民經濟和社會發展信息化規劃(2009-2015年)(征求意見稿),2009:7.

[3]余仁湘,淺談電子政務與辦公自動化,呼倫貝爾學院學報,2005,04:28.