信息不對稱對現代檔案工作的影響及對策

況會英

現代檔案館是社會中獨立存在并服務于全社會的文化事業機構,檔案館的社會性經歷了一個漫長的發展過程。受歷史傳統的影響,我國檔案工作未能完全融入社會,成為公眾的需要。這主要是因為長期以來檔案工作帶有一定的機密性,直接導致公眾對其工作性質和工作程序的不了解。但在現代社會中,檔案作為一種特殊商品,存在著供給與需求的平衡關系。檔案信息供需雙方具有不同的目的和動機,不同的要求和利益。利用者要求供給方提供客觀、公正、詳細、及時的檔案信息,而供給方由于種種原因,提供的信息不能滿足利用者的需要,導致信息的不對稱,甚至錯位。因此,檔案信息供需之間的矛盾是普遍存在的,這種普遍性主要表現為信息的不對稱。

一、信息不對稱

所謂信息不對稱,主要是指信息擁有者由于主客觀等原因沒有將信息及時、有效地公布出來,從而造成另一方信息的不暢通,形成信息的不均衡、不對稱。信息不對稱的概念和分析方法可以運用到包括檔案利用工作在內的各種領域。

作為檔案收藏和管理部門的檔案館或檔案室,對于浩如煙海的檔案信息,不可能做到如數家珍。利用者不可能像到圖書館或博物館一樣,任意地查找全部館藏目錄信息,有些檔案必須經過嚴格的審批才能提供給利用者。因此,用戶無法獲知究竟檔案館有沒有自己需要的信息,怎樣可以利用等;另一方面,掌管檔案的工作人員只熟悉自己職責范圍內的業務,不可能了解全部的館藏信息,同時對用戶的需求究竟是什么,也不能做到完全了解,所以提供給用戶的信息可能有限。檔案館工作人員與利用者之間的這種信息不對稱嚴重影響著檔案利用的效果,應當引起我們的注意。

二、檔案工作中信息不對稱的緣由

馮惠玲在《論檔案館的“親民”戰略》中提到,對于現代檔案工作來說,有個司空見慣的現象值得我們深思:我們為社會精心保存的作為“社會記憶”的檔案,卻很少引起廣大民眾的關注。美國檔案學者埃文斯尖銳地指出,“信息時代最使人驚奇和令人遺憾的一個方面是檔案這種信息記錄最為古老而持久的形式,雖然對于每個國家和每個民族都是惟一的和至關重要的,卻很少為人們所知道和了解,因而,這個信息資源從總體上說,還很少得到有效的利用。”①

加拿大檔案學家特里·庫克精辟地總結到,“20世紀末期公眾對檔案的認識,或至少是用納稅人資金建立起來的檔案館的認識已經發生了根本變化,即現在檔案是屬于人民,為人民服務,甚至通常由人民管理。在普通公民看來,檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人利益,而且更多的是要為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。”②從某種程度上來說,問題的癥結并不是公眾不需要檔案,而在于檔案館。

檔案是人類文明的產物,長期以來,不少檔案工作者認為檔案是國家行政管理活動的伴生物,主要為國家行政事務服務,有意無意地忽視了社會公眾。這種傳統的檔案觀成為檔案館面向社會公眾的一大思想障礙。同時,各國檔案館中保存的年代久遠的檔案中很少有反映民眾生活的記錄,這種現象被費郎西斯·布勞因稱為“檔案的空缺”。與一些國家的檔案館相比,我國檔案館藏的官方色彩更重一些。據上海市虹口區檔案館統計,在館藏118521卷檔案中,反映政務內容的文書檔案占84.6%,反映科技、財務、藝術等內容的占15.4%。③廣大公民對檔案、檔案館的認同是與檔案館、檔案工作者對他們的認同成正比的。專業的檔案工作者占有得天獨厚的資源優勢和先機,如果一味地守資源,不向民眾靠攏,檔案供需矛盾就無法解決,最終導致信息的嚴重不對稱。

三、信息不對稱對現代檔案工作造成的影響

檔案是社會團體和個人在社會活動中直接形成的清晰、固化的原始信息。檔案工作是圍繞檔案而展開的,而檔案工作的核心內容,即目的就是提供檔案這種可靠的原始信息為社會利用。然而,目前我國的檔案信息資源開發利用工作仍處于初級階段,存在著嚴重的信息不對稱現象,保密的思想根深蒂固,所以他們懼怕檔案信息的“泄密”。檔案信息若不能作為一種資源得到充分地開發利用,不僅從宏觀上影響檔案機構的生存與發展,從微觀管理方面來講,會導致其他管理工作 “干與不干一個樣”的局面,最終影響其他環節的工作,導致整個檔案工作陷入“混沌”狀態。

隨著信息時代的到來,信息需求日益膨脹,公眾需求已超越了檔案館現有的服務范圍,檔案部門擁有內容豐富、類型繁多的檔案及檔案信息,并以較為成熟的利用方式提供給用戶,而用戶則按照自己的需要去利用檔案,這二者之間必然存在信息不對稱問題。檔案部門不了解用戶用檔的真實目的,而前來借閱檔案的用戶也不完全知道檔案部門有沒有他真正需要的信息。這種“事前”信息不對稱問題的存在,導致檔案利用不足情況的出現。檔案館并不能完全掌握用戶利用檔案后的情況,也無法跟蹤指導。再加上用戶的認知水平不同,也會導致檔案信息利用效果的不同,進一步產生信息不對稱,從而影響檔案工作日后的服務。

檔案館、企事業單位和公眾之間信息不對稱也會對檔案館藏產生不良的影響。檔案館收集和保管政府機關的文書檔案、群眾團體檔案以及那些與社會利益相關的婚姻、合同等檔案,但為豐富館藏,檔案館也會向社會公開征集檔案。但檔案館在向社會征集檔案時,并不知道誰有檔案,有什么樣的檔案,有沒有保存價值;而有人雖然有檔案,但是不知道這些檔案有沒有保存價值,該送到哪里鑒定和保管。正是這些信息不對稱的存在,使得一些重要檔案不知去向,導致檔案的流失,進而影響了館藏的豐富。

四、解決現代檔案工作中信息不對稱的策略

要想解決檔案工作中信息不對稱的問題,首先要正確認識到信息不對稱情況下,檔案工作中存在的困難和不足,認真分析問題出現的原因。從宏觀上規劃檔案信息資源管理體系建設,改革信息配置機制,研究和把握數字檔案館建設的方向,積極穩妥地開發檔案信息資源,擴大共享范圍,減少信息不對稱。在實際工作中,在深度開發信息資源、深化檔案服務保障的層面上下功夫,提高信息服務保障的質量,深度開發的檔案信息可為未來導航,這是減少信息不對稱的重要舉措。擴大檔案的收藏范圍,不斷豐富信息庫,才能適應日趨廣泛的社會需求。尚未解密、開放的檔案,不等于不可利用,這也是縮小信息不對稱的一個途徑。

其次,發揚主動服務的精神,真誠地為用戶提供相關信息,也是減少信息不對稱的行之有效方法,要有親近民眾的檔案服務思想。例如上海市檔案局(館)于2001年初創辦了供市委、市政府領導參閱的《檔案信息摘報》,緊貼中心工作,服務著眼大局,成為市領導很有價值的“外腦”。④

最后,檔案館對館藏檔案要進行定量分析,詳細了解檔案信息資源的利用情況;另一方面,針對用戶信息缺失,檔案館要對用戶開展調查研究,例如用戶的利用目的、需求內容、需求分布及利用規律等信息的掌握,從而減少檔案服務市場供需信息的不對稱。要引入有效的信息傳遞機制,充分披露信息,有效傳播信息,加強檔案移交部門、檔案館、檔案用戶三者之間的溝通與交流。同時利用互聯網提供檔案信息資源服務,如政務公開就為檔案信息公開搭建了一個服務平臺,也為擁有大量檔案信息資源的檔案館提供了一個很好的發展機會。通過對社會用戶需求調研和館藏結構分析,有目的、有重點的進行二次文獻、三次文獻編研,開發出有概括性、目的性、針對性的檔案編研成果,變等待服務為積極主動服務,即主動與用戶進行溝通,定期向他們提供所需的檔案信息資源,使其認識到檔案館的信息咨詢服務功能。檔案工作者樹立起面向民眾的社會檔案觀,不僅服務于政府機關,也給社會組織、民間團體以及公民個人多一點“檔案關懷”,讓公民對檔案館產生理解、信任和支持,檔案館也將因此而獲得蓬勃生機。

注釋:

①[美]弗蘭克·B·埃文斯:《檔案展望》,《檔案學參考》,1985(1)。

②[加拿大]特里·庫克:《1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響》,《第十三屆國際檔案大會報告集》,北京:中國檔案出版社,1997年版。

③《上海檔案工作創新文集》:第220頁。

④《中國檔案報》,2002(10)。

作者單位:上海大學國際工商管理學院圖情檔系