國家重大建設(shè)項目檔案工作的超前控制

李俊梅　孫祥海

國家重大建設(shè)項目是龐大的社會系統(tǒng)工程,具有投資數(shù)額大,資金來源渠道多;建設(shè)工期長;施工、設(shè)計、科研單位多,并且資質(zhì)參差不齊;國內(nèi)外新技術(shù)、新材料、新設(shè)備大量引進(jìn)和采用等特點,國家重大建設(shè)項目的檔案工作也就因此具有了廣泛性、復(fù)雜性、階段性和多樣性的特點。為保證國家重大建設(shè)項目竣工檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率和案卷合格率達(dá)到國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn),就必須轉(zhuǎn)變檔案工作的觀點和思路,堅持“誰形成的項目文件,誰負(fù)責(zé)立卷歸檔”和“三同步”的原則,采取嚴(yán)格把關(guān)的有力措施,加大項目文件搜集、整理、歸檔超前控制的力度,使建設(shè)項目檔案工作始終處于受控狀態(tài)。

一、嚴(yán)把合同簽訂關(guān),運用法律手段超前控制

國家基本建設(shè)改革的進(jìn)一步深化,給重大建設(shè)項目檔案的管理工作帶來了生機和活力。全面推行項目法人制、招投標(biāo)制、合同制、建設(shè)監(jiān)理制和質(zhì)量監(jiān)督制,為工程文件搜集、整理、歸檔的超前控制提供了契機。實踐證明,嚴(yán)把合同的簽訂關(guān),運用法律手段超前控制檔案工作是行之有效的方法。

重大建設(shè)項目的全部單項或單位工程的施工、勘察設(shè)計、科研、設(shè)備采購、建設(shè)監(jiān)理等,必須經(jīng)過嚴(yán)格的招投標(biāo)或議標(biāo),篩選出中標(biāo)單位,是在簽訂合同或協(xié)議后開始實施。合同一經(jīng)簽訂,就具有法律效用,就明確了甲乙雙方各自的責(zé)任和義務(wù),以及違約的處罰。因此,建設(shè)項目檔案部門要抓住超前控制的關(guān)鍵點,積極參與合同或協(xié)議的簽訂工作,嚴(yán)把合同或協(xié)議的簽訂關(guān),并把項目文件的收集、整理、歸檔工作,作為合同或協(xié)議的一項重要內(nèi)容,作為獨立的條款,寫進(jìn)合同或協(xié)議。對竣工檔案的歸檔份數(shù)、時間、質(zhì)量、違約等提出具體要求,以引起合同乙方的足夠重視。按照“誰形成的項目文件,誰負(fù)責(zé)立卷歸檔”的原則,利用合同的法律形式,明確合同乙方是項目竣工檔案的第一責(zé)任者。

二、嚴(yán)把檔案保證金結(jié)算關(guān),運用經(jīng)濟手段超前控制

國家重大建設(shè)項目從表面上看是一個大系統(tǒng)的人流、物流和技術(shù)流,從實際上看,是一個大的資金流,是一項重大經(jīng)濟活動,處處體現(xiàn)出資金流的巨大動能。項目檔案是工程建設(shè)的重要內(nèi)容和組成部分,資金的能動作用和杠桿作用也必然會在項目檔案工作中有所體現(xiàn)。采取檔案保證金制的經(jīng)濟手段,制約項目檔案是十分必要的。在簽訂合同時,必須明確規(guī)定,把工程保留款轉(zhuǎn)變?yōu)楣こ虣n案保證金,這樣檔案保證金就有了資金的來源。由于工程價款10%的保留金,其數(shù)額很可觀,相當(dāng)于承包商絕大部分的利潤滯留在建設(shè)單位,項目檔案做不好,就有切膚之痛。這樣做后,從工程開工承包商對檔案工作就有了壓力和動力,必然會引起承包商對工程文件搜集、積累的高度重視,不會掉以輕心。檔案保證金的扣留比例,應(yīng)視工程量的大小、形成工程文件的多少和重要程度以及施工隊伍素質(zhì)的高低等區(qū)別對待,決不能一刀切、一概而論。待工程竣工,承包商能夠按期、按質(zhì)移交合格的竣工檔案,建設(shè)項目檔案部門出具證明,并簽署結(jié)論性意見,財務(wù)部門如數(shù)退回檔案保證金,進(jìn)行工程保留款結(jié)算。否則,由建設(shè)項目檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)重新整理。經(jīng)多次重整,仍達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求,且缺少工程的依據(jù)性、結(jié)論性文件,檔案部門視案卷情況,按有關(guān)規(guī)定扣罰部分檔案保證金,其余部分由財務(wù)部門如數(shù)退還。

三、嚴(yán)把平時督導(dǎo)關(guān),運用職能手段超前控制

國家重大建設(shè)項目的竣工檔案要達(dá)到完整,齊全成套、不殘不缺;準(zhǔn)確,圖物相符、沒有差錯;系統(tǒng),有條不紊、整體一致,實現(xiàn)檔案的有效利用,發(fā)揮投資效益,檔案人員必須從項目一開始就要充分發(fā)揮職能作用,超前控制,主動出擊,嚴(yán)把平時的督查、指導(dǎo)關(guān),這也是檔案人員工作的重點和難點。

1、抓好檔案工作技術(shù)交底。標(biāo)準(zhǔn)是衡量事物的準(zhǔn)則,是對事物的統(tǒng)一規(guī)定,是以特定形式發(fā)布,共同遵守,有一定強制性的依據(jù)。從項目建設(shè)開始,建設(shè)單位就應(yīng)以國家、省、市檔案行政主管部門的有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定《建設(shè)項目文件立卷歸檔細(xì)則》,以正式文件印發(fā)給參加項目建設(shè)的設(shè)計、施工、科研、監(jiān)理等單位(部門)。由項目檔案部門與承建單位進(jìn)行檔案工作技術(shù)交底,并舉辦有關(guān)施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員參加的培訓(xùn)班,明確工程文件積累的順序和范圍。這樣就為項目檔案的平時收集和檔案人員的平時督導(dǎo)工作提供了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),竣工檔案的規(guī)范性、完整性就有了保證。

2、抓住重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié),超前督查指導(dǎo)。雖然合同或協(xié)議對承包商在工程文件搜集積累上起到了法律和經(jīng)濟制約的作用,但由于承包商的資質(zhì)和技術(shù)人員素質(zhì)參差不齊,在理解執(zhí)行《建設(shè)項目文件立卷歸檔細(xì)則》上以及檔案意識上也相差甚遠(yuǎn)。為此,建設(shè)項目檔案人員要積極主動了解工程進(jìn)度,抓住重點、關(guān)鍵環(huán)節(jié),特別是要把水、電、暖、通信等地下管道工程作為重點進(jìn)行督查,要會同甲方工程管理人員和監(jiān)理工程師一起,主動出擊,深入施工現(xiàn)場,實地進(jìn)行督查指導(dǎo)。這樣就為竣工檔案的齊全、準(zhǔn)確打下了基礎(chǔ)。

3、抓住薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤控制。建設(shè)項目文件收集的薄弱環(huán)節(jié),往往是沒有引起重視;或因工作的中間環(huán)節(jié)多,銜接不及時;或因變化了的情況沒有采取相應(yīng)的措施而出現(xiàn)“斷檔”或“空檔”。一是建設(shè)項目前期工作階段和初開工階段。因這一階段機構(gòu)不健全、人員不到位,工作忙亂、生疏、緊迫、無暇顧及項目文件的收集,甚至出現(xiàn)前期臨時機構(gòu)的撤離、合并、人員調(diào)動、相互交接不及時,出現(xiàn)空檔。因此,檔案人員要把此階段作為項目文件收集的重點加以控制。二是隨著科技的飛速發(fā)展,開放的不斷深入,建設(shè)項目配套的國內(nèi)外機電設(shè)備數(shù)量大、種類多、現(xiàn)代化程度高,到貨驗貨時間分散等情況,所形成的大量中外文文件容易被忽視。因此,項目檔案人員要參與機電設(shè)備的開箱驗收,及時收集全部技術(shù)文件。由于這些文件多為孤本,形成地又在異國他鄉(xiāng),所以要造冊登記,特別是孤本文件、重要文件要復(fù)印,借用復(fù)制件安裝調(diào)試,保存原件避免損壞丟失。三是現(xiàn)代科技迅速發(fā)展,以紙質(zhì)項目文件一統(tǒng)天下的局面被打破,電子檔案日益增多,特別是形成電子檔案的人員和渠道較多,特定場景時間短暫。這不僅給電子檔案的收集帶來一定的難度,也給保管、復(fù)制、利用帶來一系列的新問題。因此,建設(shè)項目檔案部門必須把電子檔案的收集、整理提到議事日程上來,超前控制,抓緊抓好,加大收集的力度,及時催收,妥善保管,隨時配寫文字說明。

四、嚴(yán)把竣工驗收關(guān),運用行政手段超前控制

國家重大建設(shè)項目的竣工驗收是國家行政主管部門對投資效果的全面檢驗,不僅是對建設(shè)項目物質(zhì)形態(tài)實物的驗收,同時也是對知識形態(tài)檔案的驗收。但是由于重大建設(shè)項目規(guī)模大,施工周期長,單項或單位工程多,往往是首批單位工程為后來的單位工程做準(zhǔn)備。這樣就形成了有的單位工程已經(jīng)驗收投產(chǎn)使用,有的才破土動工,有的還在施工圖設(shè)計階段。因此,整體項目竣工驗收和單位工程竣工驗收只能分別進(jìn)行。只有嚴(yán)把單位工程檔案的驗收關(guān),才能確保整個項目檔案驗收的順利進(jìn)行。單位工程檔案的驗收是項目檔案部門工作的重點,而單位工程的預(yù)驗收,又是項目檔案超前控制的重中之重。單位工程預(yù)驗收,檔案人員督查的重點之一是隱蔽工程。因為隱蔽工程大多被掩埋或隱藏在其他部位內(nèi),不能被直視,也是最容易被一些素質(zhì)不高的承包商偷工減料和鉆空子的地方。因此,除平時實地督查外,檢查隱蔽工程驗收記錄是否有監(jiān)理人員簽章是重點。其次是大量的設(shè)計變更是否齊全,是否在施工的過程中就在施工圖上修改到位。特別應(yīng)該注意的是,一個單項或單位工程有總承包和分包單位的,要嚴(yán)格審查各分包單位的竣工圖是否與總圖一致,是否標(biāo)識統(tǒng)一,是否相互銜接。只要分包單位的工程文件達(dá)不到要求,檔案部門就有權(quán)否決單項或單位工程竣工驗收,單位工程文件的立卷、歸檔,由總承包單位負(fù)責(zé)檢查匯總。由于加大了單項或單位工程檔案預(yù)驗收的力度,正式驗收著重檢查的是案卷的內(nèi)在質(zhì)量和竣工圖是否按設(shè)計變更修改上圖。通過超前控制,嚴(yán)把單位工程檔案的驗收關(guān),這為整個建設(shè)項目檔案驗收就打下了堅實的基礎(chǔ)。

作者單位:山東省煙臺港西港公司,

山東省煙臺港檔案館