新發傳染病檔案管理的實踐與思考

吳小英

新發傳染病是指新確定的和先前未知的、可引起局部或世界范圍內公共衛生問題的傳染病,如SARS、禽流感、甲型H1N1流感等。這些新發傳染病往往具有傳染性強、傳播速度快、病死率高的特點,對社會穩定、經濟發展和國家安全造成嚴重影響。因此,預防和控制新出現的傳染病,已成為當前疾病預防控制工作中的重要內容。無疑,檔案室作為各級疾控機構重要的信息資源管理部門,應該盡早認識到這一點,積極將檔案管理滲透到防控工作中,做到關口前移,才能收集到全面的第一手的材料,才能確保這些檔案材料能夠真正完整地反映防控過程和經驗。

一、建立檔案管理機制

1、架構檔案管理組織

當疾控機構全面啟動新發傳染病預防控制機制時,往往會建立起防控工作領導小組,全面組織和領導防控工作,并在此之下,成立相關工作組。如協調組、信息組、現場組、檢驗組、宣傳組、后勤保障組、外聯組、專家組等,具體負責預防控制工作中上下級部門的協調與溝通;進行疫情信息的收集、分析與上報;開展疫情的應急處理與流行病學調查、疫情的監測與檢驗檢測。同時還要對社會民眾進行健康教育,并與社會多系統多部門開展聯防聯控,共同抵御新發傳染病。在疾控機構啟動防控機制的第一時間,檔案部門就應積極行動起來,將檔案管理介入到防控機制之中。首先,檔案人員應加入協調組或信息組的工作,專職負責對整個防控工作檔案的指導與收集。第二,在各個防控小組中確定檔案信息員,負責該組檔案材料的收集和歸檔工作。

2、明確機構和人員職責,建立規章制度。

檔案部門應在各工作組成立之始,建議領導小組在各組建立和制定制度時,在制度中明確歸檔任務。在工作結束或告一段落時,將本組形成的文件材料及時收集和歸檔,并將這一責任具體落實到各組的信息員職責中去。明確規定信息員的職責,除了定期將該組工作信息上報防控領導小組外,還要負責將該組文件材料收集齊全,上交到檔案室。檔案部門也應該及時制定歸檔范圍,提出歸檔要求,發送至各工作組,從而確保信息員和各組工作人員都能了解和掌握歸檔內容。

3、利用現有的檔案工作網絡

在防控工作結束、工作組解散后,還會有反映防控工作的文件產生或需要歸檔,如表彰類的申報材料和實物類的檔案以及各科室申報的有關項目或科學研究的檔案材料。為了確保檔案能完整地反映整個防控的全過程,也應該注意收集這部分材料,而它們的歸檔就需要靠現有的檔案工作網絡來完成。因此,檔案機構還要及時對各科室的兼職檔案員提出要求,關注并及時收集和歸檔這部分檔案材料。

二、明確防控文件材料的歸檔范圍

防控工作組的人員多為公共衛生專業人員,對檔案的知識了解甚少。因此,及時提出歸檔范圍是十分必要的。防控工作文件材料的歸檔范圍,應從各工作組的職責任務出發,并根據以往的工作經驗來制訂。歸檔范圍大致應包括以下幾個方面:

1、防控工作的組織與框架文件。包括防控工作領導小組的籌備、建立文件;領導小組和各工作組的職責任務、工作制度及人員安排、通訊錄;重要的會議記錄;本單位和上級單位的防控工作預案、方案、技術規范與技術指南;本單位和上級單位的防控工作計劃、總結、大事記;本單位和上級單位關于防控工作的通知、簡報等文件以及本單位向上級的請示、報告、建議、意見以及上級單位的指示、批復、復函等文件材料。

2、現場流行病學調查及疫情處理材料。對新發傳染病進行現場調查和處理所形成的材料是反映整個防控工作的至關重要的第一手材料,是開展傳染病癥狀分析、流行病學分析和病原學分析與研究的最為基礎和關鍵的材料,因此要特別重視這部分材料的收集。這些文件材料應包括確診病例及其密切接觸者的現場流行病學調查表、調查報告、實驗室檢測報告、專家會診意見及現場消毒或進一步隔離的記錄等材料。除個案材料外,還應包括新發傳染病的報告管理、流行病學調查和處理的技術規范、指南等規定性和指導性文件。此外,消毒藥品、器械及防護用品等應急物資儲備的申請、批復、登記表、匯總表,消毒工作登記和統計表以及應急隊伍集結和培訓等材料也應包含其中。

3、疫情信息統計與分析材料。這部分文件材料反映的是整個疫情的基礎數據,因此,對它們的收集也是檔案收集的重頭工作。應包括本單位以及與上下級疾控機構溝通的疫情監測日報、周報、月報;疫情的監測分析報告;建立新的疫情信息報告系統或平臺的材料以及相關的技術指南、規范性文件和培訓材料等。

4、健康教育材料。開展為大眾傳染病防控知識的普及和宣傳是疾控機構的重要任務,特別是對大眾都不了解的新的傳染病,就更是需要加強民眾的健康教育。因此,在工作中形成的健康教育材料就成為整個檔案材料中較為重要的組成部分,包括健康宣傳方案、宣傳海報、公益廣告、折頁、手冊;以及多媒體制作材料如DVD、VCD光盤等等。此外,還應包括對社區或下級疾控機構人員開展培訓的材料。

5、有關新發傳染病的科研項目等研究性材料。在開展疫情癥狀監測和實施防控措施的同時,疾控機構對新發傳染病的研究會迅速跟上。檔案人員應注意收集圍繞該病開展的疫情風險分析和應對措施研究、檢測技術與方法研究、流行病學、病原學分析與研究等材料;此外,還應關注疾控機構為防控工作申請的各類項目和科研材料,它們也從多個側面反映了防控工作的進展。這部分文件材料還應包括項目的申請、計劃或方案、項目的進展記錄、項目的總結性和評估性材料以及項目的審計材料等。

6、社會機構聯合防控的材料。防控新發傳染病,不可能僅是衛生部門單兵作戰,而是需要加強社會相關部門的聯防聯控,共同應對嚴重的疫情。當疫情發生時,疾控機構會立即與出入境管理部門、民航局、鐵路局、交委、教委以及疫情周邊省區的疾控機構進行合作,定期交流疫情信息,聯合采取防控措施,并協助開展異地患者的排查和確診工作。在聯防聯控工作中產生的文件材料主要包括信息交流的制度、規定;疫情信息通報和工作簡報;重要會議材料;協助開展的流行病學調查處理材料以及相關個案信息的通報、函件等材料。

7、影像類和實物類檔案材料。在防控工作中會形成大量的照片、錄像等影像材料,也會有獎狀、證書、獎牌、錦旗等實物類材料。檔案人員一方面應明確地將它們列入歸檔范圍,另一方面還應積極關注這些材料的形成或產生時間,主動收集,做到隨產生隨歸檔。

8、電子文件的收集。檔案人員不僅要收集紙質檔案,還應收集電子文檔。電子文件的量很大,可以要求各工作組將本組的重要文件刻錄成光盤,一式三份,與紙質文件一并歸檔。

三、建設新發傳染病檔案信息系統

收集的目的在于利用,檔案人員應積極開發新發傳染病檔案信息資源,為防控一線服務。檔案人員一方面將收集來的文件材料盡快立卷,編制出目錄,提供給各工作組查閱,一方面應利用信息平臺,為防控人員提供更為便捷的網絡服務。

1、積極利用已有的信息平臺。如果單位已有OA辦公自動化平臺,檔案人員就可充分利用它,盡早將防控檔案錄入其中。具體做法是,檔案人員應優先安排整理防控檔案,并將全部防控檔案單獨編制目錄號,在該目錄號下,檔案按形成單位大流水排序。這樣,防控案卷的檔號就不必等待當年常規收集的檔案整理完畢后再去流水排序了,從而可以盡快地將案卷錄入到辦公系統中,方便防控人員利用。

2、開發新的新發傳染病檔案信息系統。如果單位沒有現成的信息系統,檔案人員就應盡早地建議單位開發檔案信息系統。在研發系統的過程中,檔案人員應本著簡便易行的原則,多與軟件設計人員交流,讓他們充分了解檔案材料的本身特點和利用上的需求,并且要求系統要留出端口,可以在以后加掛到單位的信息平臺上。

四、對檔案人員的要求

1、深入工作組。檔案人員應經常深入各個工作組,了解防控工作的動態,隨時掌握各組產生的最新文件材料,對收集工作做到心中有數。

2、加強溝通與交流。由于信息員都是防控專業人員,對文件的整理與收集并不了解,檔案人員就要經常與各組信息員進行交流,介紹收集和整理文檔的經驗,讓信息員更快地進入角色。同時,要求各工作組必須建立起文件材料登記制度,無論是上級單位下發的還是本單位制發的文件,信息員都要一一登記。

3、做好模版工作。檔案人員應為各組信息員建立文件整理的樣本,可以讓信息員通過實際的操作,了解文件管理的方法,掌握文檔收集后的整理步驟和規范。檔案室要經常備份各組的文件目錄,從而掌握整個防控工作文件產生的情況。此外,還應要求各工作組及時將已經處理完結的文件材料向檔案室歸檔,以達到文件材料早歸檔、早立卷、早使用的目的,方便整個防控工作的查閱利用。

4、及時捕捉新情況。隨著防控工作的進展和深入,檔案人員應密切關注工作進程,如果發現有新的文件材料出現,要及時捕捉,或遇到新問題要多動腦思考,找到解決辦法或及時向有關部門提出建議。

隨著中國經濟的發展,國內和國際人員往來日益頻繁,疾控機構預防控制新發傳染病的任務會越來越重,檔案管理一定要迅速跟上,才能使這些檔案成為最為寶貴的防控信息資源,為應對新發傳染病發揮積極的作用。

作者單位:北京市疾病預防控制中心