怎樣寫好檔案學術文章

陳智為

檔案工作者在從事實際工作的同時,也要把自己工作中的體會、感悟、經驗與教訓寫出來,與檔案界同行交流思想、傳遞信息,所以撰寫檔案學術文章就成為檔案工作者提高自身素質的一條必經之路。

一、檔案學術文章的結構形式

不同載體的文章,具有不同的結構形式。所謂結構形式一般是指安排情節和組織材料的方式,是文章表現形式的重要構成部分。一篇文章的結構如何,直接影響其表達效果。

檔案學術文章雖然沒有什么固定模式,但它有基本的結構形式:序論(開頭)、本論(中間)、結論(結尾)的三段式。這種結構形式是初寫文章的基本結構,但不是惟一的形式。一篇文章究竟采用什么樣的結構形式,要視文章的具體情況而論。

(一)序論

又叫引言,即論文的開頭部分。它的主要任務是簡明扼要地介紹研究、論述對象的目的和意義。如果文章較長,還要介紹它的主要內容或結構,使讀者對論述內容有個概括了解。同時,序論還承擔著引起讀者興趣和注意的任務。因此,文章開頭要寫得新穎得體,富有吸引力。

(二)本論

又叫正文,居于文章的中間,占有較大篇幅,是文章的主體。它的任務是分析問題,用論據來證明論點的正確性,或者反駁謬論的錯誤性,使他人信服,因此,它在學術文章中占有極其重要的位置。

正文要求層次清楚、段落分明,層次與段落兩者之間,既有聯系又有區別。層次著眼于思想內容的劃分,文章中對某一問題的論證,對某一道理的闡釋,各層次之間是有機聯系的。前面一層是后面一層的前提,后面一層是前面一層的展開和深入。層次安排合理、清楚,文章就會脈絡分明,文氣暢通,能有力地表現主題。段落,是層次的外部標志,是構成文章內容的最小單位,它在形式上有明顯的標志,即另起一行,開頭空兩格,一看就知道,稱為自然段。往往是通過段落來體現層次,更好地表達文章的主題。

正文不僅要求層次清楚,還要求緊湊嚴密,各層次、各段落要互相銜接,前后連貫,成為有機的整體,這就需要安排過渡與照應。文章中兩個層次或兩個段落之間的意思有轉折或跳躍,往往需要安排過渡,使文章的上下文有機地銜接起來。照應是指前后內容的關照呼應。通過首尾照應,前后照應,內容與標題照應,使所論述的問題互相補充和加深,并使全文線索清楚,嚴密周到。

(三)結論

這是論文的結尾部分,是文章內容發展的自然收尾。結論的任務是對序論提出的、本論分析的問題作出結論,加強讀者的印象。

總之,三段式是論文的基本結構形式,是寫好論文的最基本要求。

二、文章題目的選定

選題很重要,是能否寫好文章的關鍵。怎樣才能選好題目,下面幾點可供參考:

(一)調查研究,心中有數

首先,要了解檔案界學術研究的大體情況,在有關問題上的主要論點、發展趨勢等等。其次,立足本專業,必須先向檔案工作實際部門進行調查,從檔案工作實際中去發現和選擇文章題目。有下面幾種情況可以選擇:第一,他人沒有研究過的題目,可以作為自己的選題。研究新課題是一種創造性的勞動,難度較大,但它意義深遠。比如當前的電子文件、新型載體檔案、民生檔案、信用檔案等等。第二,他人雖有研究,但僅僅是開始,還不夠深入,不夠系統,也可以作為自己的選題,比如數字檔案等問題。第三,有些問題他人已經進行過較多的研究,但還有爭論;或者認識上雖然大體統一,但仍有再探討的必要。對于這些問題,如果能夠提出新見解,可以找到新材料,從新的角度進行論證,也可以作為自己的選題。

(二)參考資料,重視價值

查閱有關資料,是選題的主要方法之一。通過查閱文獻資料,可以發現檔案學現有理論未研究、未概括、未解釋的問題,還可以發現爭論不休、結論錯誤以及研究不夠深入的問題,從而進一步選擇自己論述的對象。所謂注重價值是指選題的科學價值和現實價值。檔案學有自己的研究領域,可供選擇的課題很多,因此應當重視所選題目的科學價值,抓住檔案學中基本的、重要的課題,狠下功夫去攻關。選題時應聯系檔案工作實際,對實踐中提出的問題,運用辯證唯物主義與歷史主義觀點和方法,做出科學的解釋。

(三)大小適宜,量力而行

文章題目不能選的過大,題目所包含的內容不要過于廣泛,而要集中、簡練。題目太大不容易寫好,對問題只能泛泛地談,空洞地談,解決不了什么問題。題目太小,思路展不開,問題同樣講不透。

(四)準確鮮明,簡潔明快

題目大致選定之后,就要正式確定標題。它是文章的名稱,對于突出主題、表現文章內容至關重要。文章的標題讀者最先看到,因而好的標題容易給讀者留下鮮明的印象,引起讀者興趣。標題要與文章內容相稱,含義清楚。

三、材料的收集、篩選和運用

題目確定之后就要圍繞題目收集和掌握各種各樣的材料,并對已有的材料進行分類整理,看看還缺什么,再有計劃地收集。

(一)制定計劃,明確范圍

首先要制定一個簡單的收集方案,開列一個數目,大體確定收集的范圍,有的放矢地去查閱材料,才有可能取得最佳效果。

(二)廣泛瀏覽,上網查閱

一個人的生活空間和時間范圍畢竟是有限的。親身體驗、調查采訪固然重要,但不能事事經歷,還必須間接的從書籍、雜志、報刊、網絡中去獲取各種材料。其中,最為關鍵的是要收集與自己所選題目關系密切的材料。查閱時,凡是可能有用的材料,應及時摘錄并注明出處,以便查對。

(三)篩選材料,確立論點

材料積累到一定程度時,要加以整理,使其條理化、系統化。同時,通過對材料的分析研究、理解消化形成自己的論點,并且探尋新的線索,把自己的思路引向深入。

四、認真構思,擬定提綱

寫文章,經過選題、選材以后,不是馬上動筆,而是經過深思熟慮構思腹稿。打腹稿的過程,也就是構思的過程,構思成熟,論文提綱也就有了眉目,整個論文的骨架也就初步形成了。提綱實際上是認真構思的文字記錄,構思則是提綱形成的基礎。

提綱是全篇文章的骨架,起著疏通思想、安排材料、形成結構的作用。提綱要確定材料的分配及各部分的篇幅。有了提綱,就便于把論文分為若干部分,安排好寫作計劃。

五、文章起草,認真修改

文章起草的過程,也是對論點、論據推敲、思考的過程,同時又是對材料鑒別、選用的過程。對文章的每一部分從內容到文字都要反復琢磨。起草文章要緊扣主題和中心論點,又要開門見山,不繞圈子。論點要明確,層次要分明,前后要連貫。論據必須有力,材料要能說明觀點,用觀點統率材料。分析要透徹,推理、判斷要合乎邏輯,不能自相矛盾。

文章從初稿到最后定稿,還有一個修改加工的過程。起草過程中雖然經過認真思考,但初稿不論內容或文字還會存在這樣那樣的問題,還需要斟字酌句、反復修改。修改文章的目的,是為了使文章觀點鮮明、論點正確、論據充分、結構嚴謹、文字流暢。

修改文章要從兩方面著手:一方面是內容的修改,即修改文章的觀點和審查論據;另一方面是形式的修改,主要是指文章結構的調整,文字的推敲與潤色,標點符號的確定與改動等。經過認真修改和全面檢查,如無問題即可定稿打印,交付使用。

最后,我想引用美國著名作家馬克·吐溫的一句名言,作為結語。他說:“人的思維是了不起的,只要專注于某一項事業,那就一定會做出使自己都感到吃驚的成績來。”

作者單位:中國人民大學信息資源管理學院