檔案展覽交流應注意的問題

王　貞

隨著檔案部門不斷挖掘自身的社會教育功能,全國各地、各級檔案部門不斷推出各種類型的檔案展覽。在舉辦展覽的過程中,檔案部門的視野不斷拓寬,已有不少檔案局(館)把自己的展覽辦到了本區(qū)域外甚至境外,社會反響強烈,收到了非常好的效果。這種跨區(qū)域的檔案展覽交流,能夠使展覽的作用得到更大范圍的發(fā)揮。

一、檔案展覽交流的目的

檔案展覽交流是指為擴大檔案和檔案工作的社會影響,各級檔案館將舉辦的檔案展覽進行跨地區(qū)展出,包括境內、境外的展出。

舉辦檔案展覽是檔案部門經過精心策劃、投入經費、組織實施等一系列過程得以實現(xiàn)的。有些展覽涉及的內容不僅覆蓋本地區(qū),更涉及到外埠地區(qū),甚至在外埠更能引起轟動效應。

二、檔案展覽交流的目的地選擇

1、文化趨同性選擇。主要考慮同種文化背景,即使在異地也能引起廣泛共鳴。如關于人物的專題展,不僅可以在本地區(qū)舉辦,還可以在展覽涉及人物生活經歷的地區(qū)舉辦。2006年8月18日至10月6日,北京市平谷區(qū)檔案館的“世紀閱報館”赴廈門華僑博物院進行展出。華僑博物院是陳嘉庚先生創(chuàng)辦的,平谷區(qū)檔案館的李潤波同志還從老報刊中特選出關于陳嘉庚1940年訪問延安的報道、陳嘉庚所著回憶錄、陳嘉庚先生參加第一屆政協(xié)會議時與毛澤東、周恩來合影圖片以及南陽革命、華僑在國外的珍貴史料等20余件復制件捐獻給了該館。此展覽在當?shù)胤错憳O為強烈,廈門晚報社、電視臺、網站自8月8日起一直到展出結束,大篇幅報道了此次展覽的活動盛況。

2、文化差異性選擇。主要考慮將本地區(qū)的歷史文化介紹展示給不同文化背景下的觀眾。國內不同省市自治區(qū)之間舉辦檔案展覽,進行交流,介紹不同的特色文化。如西藏自治區(qū)檔案局和上海市檔案局在2002年5月共同舉辦了“走近西藏——來自檔案館的精品”展覽,詳盡地介紹并展示了從西藏自治區(qū)檔案館保存的自唐朝至今彌足珍貴的檔案精品。還有很多檔案館將展覽辦到了美國和歐洲等國家和地區(qū),如北京市檔案局(館)就在俄羅斯、美國等國家舉辦過展覽。

3、文化普及性選擇。檔案中蘊含的各種文化知識是開展各層次各類型教育的素材之一,檔案展覽可以作為普及文化的手段,而展覽交流可以使普及效果最大化。如上文提到的“世紀閱報館”在廈門的展覽,展出了館藏珍品原件460件,復制件460件。其中一些展品是第一次向世人展示,如《宮門鈔》、《轅門鈔》、《閣鈔》、《中西見聞錄》、《啟蒙畫報》等。此次展出期間,李潤波同志還為社會公眾舉辦講座兩場,為廈門大學講學一次。

三、檔案展覽交流的程序

1、項目立項

在國內外舉辦展覽,要對展覽對象、目的、效果有初步調研分析,經領導同意確定外埠展覽目標。

2、展覽的項目申報與審批

舉辦境內檔案展覽的申報、審批相對簡單,在將其納入本單位整體工作計劃的基礎上,取得領導批準后,可通過對方邀請并出資、雙方合作出資或自己負擔全部費用等形式舉辦展覽。

舉辦境外檔案展覽,手續(xù)相對嚴格一些。檔案部門要按照時間規(guī)定在上一年底或者本年初,向有外事審批權限的外事部門申報出訪計劃,包括時間、地點、目的地國家等項目,并向財政部門申請組團外匯額度,以及申請展覽需要的其他外匯額度。在組團計劃批準后,就能否在境外舉辦展覽相關事宜向有審批權限的文化部門提出申請報告,包括合作各方的背景資料、資信證明、邀請信,展覽協(xié)議書草案,展品目錄和經核準的展品估價,展覽承辦單位基本情況、展覽基本內容以及展覽小樣等。得到批準后,進行展覽的下一步事宜。

3、檔案展覽展品的包裝與運輸

展品赴外展出,特別是有檔案原件赴外展出,要改變原有存放方式集中裝箱運輸。在包裝過程中,要針對不同展品尺寸、載體、保存要求等選擇不同裝具,前提是要能夠保證檔案的完好無損。裝具要達到防水、防潮、防光、防煙、防塵、防有害氣體、防蟲、防鼠等要求,異型檔案還要制作相應的異型裝具。

展品運輸是指展品包裝結束后,通過運輸工具將展品移動至目的地的行為(包括展品裝卸作業(yè))。其責任范圍為自出發(fā)地的展品包裝箱離地時始,至到達目的地的展品包裝箱落地時止。

為保證檔案展品原件的安全,對展品運輸要有嚴格的要求。展品國內運輸承運人必須是在中國境內注冊的能夠獨立承擔經濟責任和民事責任的企業(yè);必須具備多年從事文物展覽運輸工作的經驗,可以確保文物運輸?shù)陌踩?并可承擔由于運輸而造成展品損壞的法律責任和經濟責任;有固定的營業(yè)場所和健全的組織機構,有對文物運輸業(yè)務熟悉的經營管理人員、專業(yè)技術人員及相應的運輸設備。

展品國際運輸承運人除必須具有展品國內運輸承運人的資格外,還須具有以下資格:具有國家經濟貿易部核發(fā)的國際貨物運輸代理企業(yè)批準證書;具有國家海關總署核發(fā)的代理報關企業(yè)注冊登記證書及海關批準的展品貨物進出口代理報關資格證書;具有國家交通管理部門和民航管理部門核發(fā)的運輸經營許可證書。目前檔案原件出境的情況還比較少,這方面的相關政策也不具備,隨著工作的深入,要出臺相關的嚴格要求,才能保障工作的順利開展。

4、展品安全保護

展品的保護系統(tǒng)由展出者負責。檔案原件展出不能出現(xiàn)任何差錯,要有每日的安全臺帳,防止偷盜、丟失、火災及在展覽場所里發(fā)生的其他事故。展出者對搬進館內的檔案展品,在運輸及展覽期間要投保,并要采取適當?shù)谋Ｗo措施。

四、檔案展覽交流工作的要求

1、注重安全

為保證展品的安全,要提供展品估價清單,為每一件展品就運輸、展陳各階段投保。對于運輸公司要慎重考察其資質、業(yè)務經營情況。交接檔案,要仔細清點記錄每一件檔案的保管狀態(tài),包括水跡、斑點、蛀洞、折裂等情況,并在交接清單中注明。對交接工作的各個環(huán)節(jié)要用錄像、照片等方式予以記錄,以便監(jiān)督,保證安全。布展時仔細查看展室的陳列布局,了解展廳的溫濕度、安全措施、監(jiān)控設備等。布展時接觸檔案原件要戴手套,保證清潔。

2、講求規(guī)范,嚴格遵守制度

注重展品特別是原件的運輸和展覽的安全,既包括運輸?shù)陌踩?也包括展廳陳列的安全。展品運輸、展出、交接等每個程序都要符合規(guī)范,制定應急預案,尤其是涉外展覽。

3、保證品質,從細節(jié)入手

展覽異地展出,各個環(huán)節(jié)的工作要高質量的完成,要強調對各環(huán)節(jié)中細節(jié)的重視,同時在人力、物力、財力上保證展覽與在本地展出同等品質。

五、展覽交流的效果評估

檔案展覽交流活動的效果如何,是否達到了舉辦者的初衷,應由展覽舉辦雙方作出展覽交流效果評估,以獲得準確的信息,為今后交流工作提供參考。

展覽交流效果評估的標準有以下幾個方面:一是預期展覽觀眾是否已經知曉了展覽的基本內容。這是展覽交流活動必須達到的最低限度的效果。二是觀眾是否知曉了展覽中最重要的內容。從展覽觀眾的反饋可以看出展覽的成功與否。三是當?shù)貙φ褂[的推廣和宣傳。宣傳的力度大可以使展覽交流收到更好的效果。2008年6月12日至8月17日,北京市檔案局(館)舉辦的“走進北京2008——攝影之旅”展覽在美國紐約展出。展覽得到了國內外媒體的高度關注,人民日報、經濟日報、新華社、世界日報、僑報等中國駐紐約的媒體以及中國檔案報等都到現(xiàn)場進行了采訪報道。

六、展覽交流工作中的新問題研究

1、知識產權保護

在展覽交流過程中,知識產權保護是一項非常重要的工作。非原件的展覽交流特別是境外展覽,考慮到運輸費用,如果不將展品復制件、展板帶回,展覽承辦雙方一定要就展品、展板再使用問題簽訂協(xié)議。首先要將展品、展板就地銷毀,其次要就已經使用的展覽的開發(fā)產品的再使用權問題進行說明。要在律師、法律顧問的指導下簽署正式協(xié)議,從法律上保護展覽的各項知識產權。

2、保險

展覽交流過程中,要對檔案原件在各個環(huán)節(jié)進行投保甚至再投保,包括包裝、運輸、展出、撤展等過程,都要向正規(guī)的保險公司投保,以保證檔案的安全。

參考資料:

1、國家文物局:《出國(境)文物展覽展品運輸規(guī)定》,2001年7月30日。

2、國家文物局:《文物出國(境)展覽管理規(guī)定》,2005年5月27日。

作者單位:北京市檔案局