關于企業內部控制制度的探討

劉　波

企業對有關財產物資、貨幣資金、有價證券的收付,債權債務的發生和結算,資產的增減和費用的支付等經濟業務,規定必須有兩名或兩名以上工作人員分工負責處理,以起到相互制約作用,這就是內部控制制度。建立企業內部控制制度,就是在企業內部的職責分工、責任制度、財務會計制度和財產物資管理制度等有關企業管理制度中,都應具體體現內部控制的要求。強化企業的內部控制已經成為現代企業管理的重要手段。

一、建立企業內部控制制度的必要性

企業內部控制制度作為企業生產經營活動自我調節、自我約束的內在機制,在企業管理系統中具有舉足輕重的作用,對企業生產經營成敗的影響至關重要。企業內部控制制度劃分為內部管理控制制度與內部會計控制制度兩類。內部管理控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性沒有直接影響的內部控制。例如,企業單位內部的質量管理、人事管理、安全管理等,就屬于內部管理控制。內部會計控制制度是指那些對會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性有直接影響的內部控制。例如,由經管現金和簽發支票以外的第三人編制每個月的銀行存款調節表,就是一種內部會計控制,通過這種控制,可提高現金交易的會計業務、會計記錄和會計報表的可靠性。企業單位通過建立健全內部控制制度,可以有效保證企業經濟活動的正常運轉,保護企業資產的安全、完整與有效運用,提高經濟核算(包括會計核算、統計核算和業務核算)的正確性與可靠性,推動企業各項方針、政策的貫徹執行,評價企業的經濟效益,提高企業經營管理水平。尤其是隨著企業財務管理系統電算化的普及,計算機電算化軟件密碼缺乏牽制性,常用的密碼設置方法已不適應電算化會計信息系統的管理和發展,造成計算機信息失控、數據被破壞情況日趨嚴重,而相關人員又責任不明、相互推卸。財務管理電算化應加強內部控制,提高會計信息的保密程度,避免信息泄漏及對實體信息的破壞。內部控制貫穿于企業經營管理活動的各個方面,只要企業存在經濟活動和經營管理,就需要建立相應的內部控制制度,加強內部控制。

二、建立和評價企業內部控制制度的基本原則

(一)互相牽制原則

企業每項完整的經濟業務活動,必須經過具有相互制約關系的兩個或兩個以上的控制環節方能完成。橫向上,至少由彼此獨立的兩個部門或人員辦理,以使一個部門或人員的工作受另一個部門或人員的監督;縱向上,至少經過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位或環節,使上級監督下級,下級牽制上級。

(二)職責分離原則

按照企業經濟業務的性質和功能,將其經營管理活動合理劃分為若干個具體工作崗位,賦予相應的職責權限,對授權、執行、記錄、保管、核對等不相容職務要相互分離控制,起到事前能預防,事中或事后能及時發現漏洞的作用。

(三)協調配合原則

協調配合原則是互相牽制原則的深化和補充。在強調互相牽制原則的基礎上,必須做到既相互牽制又相互協調,要避免只管牽制而不顧辦事效率的機械做法,各部門或人員必須相互配合,各崗位和環節都應協調同步,各項業務程序和辦理手續要緊密銜接,以保證經營管理活動的有效性和連續性,使內部控制制度起到既防錯防弊,又在保證質量、提高效率的前提下促進經營管理效果的作用。

(四)成本效益原則

在企業內部控制制度設計上,必須遵循成本效益原則。要在認真總結、科學分析的基礎上,以高效、實用為出發點,合理設置內控層次和內控流程。要使實行內部控制的成本低于由此產生的收益,力爭以最小的控制成本取得最大的經濟效益。

(五)時效性原則

在企業內部控制制度建立并取得一定成效后,不能認為就可以萬事大吉了。企業經濟業務涉及的內容不是永久不變的,一些新的問題會不斷出現,企業需要根據情況的變化,對相應的內部控制制度作出及時修正或建立新的內部控制制度。

三、企業內部控制制度的主要內容

企業應從本行業、本單位工作實際出發,建立健全和強化自身合理的內部控制制度,作出書面文字規定。這樣,不僅有利于企業有關人員了解處理日常經濟業務的政策和方法程序,也有利于企業內部控制制度的連續性。

(一)明確處理各種經濟業務的職責分工,制定業務工作流程

企業建立健全和強化內部控制制度的核心問題是合理的職責分工。按照職責分離原則劃分各個人的工作,特別是一些不相容職務要實行嚴格分離。明確每個崗位的職責,使每一個人的工作能自動地相互檢查另一個人或更多人的工作,從而達到相互牽制的目的。為每一個崗位設計工作流程,將管理過程標準化,明確規定每個人應該做什么、如何做、何時做以及正確進行工作的結果等。一般情況下,處理每項經濟業務的全過程,或者全過程的某幾個重要環節,規定要由彼此獨立的兩個或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責,起到相互控制的作用。例如在采購業務中支出采購貨款時,規定要由采購經辦人填寫貨款支付申請單,物資供應計劃員或供應負責人審查貨款支付申請數額、內容及收款單位是否與合同和計劃一致,會計員審核貨款支付申請單內容并核對采購預算后編制付款憑證,最后由出納員憑手續完備的付款憑證辦理貨款支付,整個貨款支付過程前后須經四人分工負責處理。

(二)嚴格資產保管與記錄的分工負責制

規定管錢、管物、管賬人員的相互制約關系,旨在保護資產的安全完整。建立現金收付復核制,物資收發復秤制、復點制等防錯防弊的內部控制制度。嚴格規定出納員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作;銀行票據的簽發印鑒,必須有兩人分別掌管;向銀行提取較大數額現金時,必須由兩人以上,對領款、點驗入庫的全過程共同負責;倉庫材料明細賬要設專人稽核或另設記賬員記賬;管錢、管物、管賬人員離開工作崗位或調動工作時,要辦理必要的交接手續或正式移交清單。

(三)保證會計憑證、會計記錄完整性和正確性的規定

對各種自制原始憑證,在格式、份數、編號、傳遞程序、各聯的用途、有關領導和經辦人簽章、明細數同合計數及大小寫數字一致等方面作出明細規定;制定對各種賬簿記錄要求賬證一致或保持一定統馭關系的規定;建立會計核算中規定的雙線核對、余額明細核對、各種報表相關數字核對的內部稽核制度等。

(四)建立財產清查盤點制度

為了保證財產物資的安全和完整,物資保管員對每項物資進行收付后,除要實行永續盤存辦法核對庫存賬實外,還要規定財產物資的局部清查和全面清查制度,以保證賬卡物相符或及時處理發生的差錯。對現金出納員規定每日下班前要結賬清點庫存現金,遇有差錯要及時報告,會計主管人員還要經常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現金及金庫管理情況。

(五)加強會計電算化系統內部控制制度

1.記賬憑證的制作和審核。計算機代替手工填制記賬憑證比手工制作的憑證更規范、效率更高,但是難以給查賬和審計工作提供可靠的依據。應先由計算機填制輸出記賬憑證,然后由有關經辦人確認后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進行賬務處理。為了對原始憑證與記賬憑證中的差錯進行校正,可直接由主辦會計根據審核無誤的原始憑證操作計算機制作記賬憑證,并將數據存入一個臨時數據庫中,以便調出修改。同時對輸出的記賬憑證確認后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記賬憑證,稽核員交出納進行收、付款,并操作計算機將主辦會計存入臨時數據庫中的憑證數據轉入正式數據庫中,以便進行賬務處理。

2.電算化人員配置與分工。會計電算化可以大大提高會計工作效率和會計工作的水平,但是不能以此代替原手工會計處理中已建立起來的內部控制制度和管理制度,應加強對電算化系統的管理。要明確系統管理人員、維護人員不得兼任出納、會計工作,任何人不得利用工具軟件直接操作數據庫。程序設計人員應對數據庫采用加密技術進行處理,嚴格按會計電算化系統的設計要求配置人員,健全數據輸入、修改、審核的內部控制制度,保障系統設計的處理流程不走樣、不變形。

3.系統操作權限的控制。設多級安全保密措施,系統密鑰的源代碼和目的代碼應置于嚴格保密之下,從計算機系統處理方面對數據信息提供保護,通過用戶密碼口令的檢查,識別操作者的權限;防止用戶利用合法查詢推出該用戶不應了解的數據。系統操作權限的分配,應由財務負責人統一專管,達到相互控制的目的,明確各自的責任。

建立和完善內部控制是企業在市場經濟下必然而且必需的選擇,在我國現實國情下,內部控制的建設不是短期內就能完成的,也不是單靠企業的自身的努力就可以達到的,因此,需要政府、企業、社會個方面共同努力,進一步完善公司治理結構,促進我國社會主義市場經濟的健康發展。

(作者單位:河南省地質礦產勘查開發局第三地質調查隊)