Ｅｘｃｅｌ圖表導(dǎo)入ＰＰＴ３大妙招

沈　悅（Ｍｉｃｈａｅ）

Excel圖表復(fù)制到PPT看似簡單，其實有很多令人困惑的地方

如何避免文件尺寸過火?如何啟用圖表動畫，讓圖表內(nèi)容按照重點依次呈現(xiàn)?

如何確保從Excel導(dǎo)出到PPT時圖表不變形?

教個秘訣，邦尼消除工作中的煩惱!

花點時間掌握這些功能有助于你成為圖表高手!

復(fù)制Excel圖表到PPT中防止文件尺寸過大

難度：★★☆☆☆

特點：保持文件尺寸小巧，同時內(nèi)容可編輯。不需要的內(nèi)容不會出現(xiàn)

常規(guī)的Excel圖表復(fù)制到PPT會出現(xiàn)兩種情況：以圖片方式復(fù)制文件尺寸小但是無法編輯，以Excel對象方式復(fù)制到PPT中雖然可以再編輯，但是如果原始Excel文件尺寸過大，包含了多張工作表和多個圖表，你會發(fā)現(xiàn)，只要復(fù)制任何一個圖表到PPT，這個Excel文件內(nèi)的所有內(nèi)容都會被復(fù)制過去。而且最要命的是沒有安全性可言，別人只要雙擊你在PPT的圖表，可以查看到圖表所在Excel文件所有的內(nèi)容，我們今天要教會大家一種既可以控制文件尺寸，又可以修改的好方法。

方法是：右鍵點擊圖表所在工作表名稱，選擇“移動或復(fù)制工作表”；在隨后出現(xiàn)的“移動或復(fù)制工作表”菜單中選擇；建立新工作簿；選擇建立副本。再將新產(chǎn)生的Excel工作簿內(nèi)的圖表復(fù)制并以Excel對象方式(默認)粘貼到PPT中，此時的Excel對象既可以編輯，同時尺寸也很小，工作簿中其他工作表的內(nèi)容也不會出現(xiàn)，也起到了保密數(shù)據(jù)的作用。

啟用圖表動畫體現(xiàn)分批展示的效果

難度：★★★☆☆

特點：圖表內(nèi)的元素在PPT中依次出現(xiàn)，有利于屏幕演示和講解

首先將Excel圖表以默認方式(“Excel對象方式”)復(fù)制到PPT中，右鍵點擊PPT中該圖表并選擇“自定義動畫”啟動動畫功能。

在隨后出現(xiàn)的自定義動畫選項中選擇“添加效果”一“進入”。

在進入菜單中選擇任何一種帶有同“百葉窗”圖標(紅線標出的圖案)的效果即可。

右鍵點擊出現(xiàn)的“對象1”選項，并選擇“效果選項”按鈕。

選擇“圖表動畫”中的“按序列中的元素”或其他選項即可實現(xiàn)不同的動畫效果，此選項僅在Excel圖表作為對象復(fù)制到PPT是有效哦。

如何防止圖表復(fù)制到PPT時變形

難度：★★☆☆☆

特點：防止復(fù)雜圖表導(dǎo)入PPT時變形。是高手的最愛

較復(fù)雜的圖表導(dǎo)入PPT容易變形，這是困擾眾多企業(yè)用戶許久的問題，其原因是微軟在設(shè)計Excel圖表功能的時候提供了一個“自動縮放”的功能，也就是說只要用戶對圖表進行縮放，圖表內(nèi)的文字也會自動縮放，這個功能對于初學(xué)者可能是件好事，但是對于Excel圖表使用到一定境界的用戶來說，這個就是災(zāi)難了。而且由于PPT本身含有對PPT內(nèi)對象動態(tài)縮放的功能，因此，當你把一個含有自動縮放功能的Excel圖表復(fù)制到PPT時，災(zāi)難就發(fā)生了，由于兩個軟件都具備類似的功能，從而導(dǎo)致從Excel復(fù)制到PPT的內(nèi)容變形。現(xiàn)在筆者就將這一問題的解決妙方告訴各位。

在制作圖表的初期，雙擊圖表空白區(qū)(如圖1)；

在隨后出現(xiàn)的圖表區(qū)格式選項中選擇(如圖2)“字體”選項，然后把“自動縮放”的√去掉，關(guān)閉自動縮放的功能。(注意：此處關(guān)閉了自動縮放會影響到圖表內(nèi)所有元素的自動縮放，包括未來添加的元素，因此，在圖表區(qū)取消自動縮放很重要，一勞永逸!)

這樣，當圖表復(fù)制到PPT時，就不容易變形了!