淺談施工項目管理中的商務溝通

王　輝

摘要：當前建筑業(yè)是典型的基于項目的行業(yè)，項目管理的基本思想在建筑業(yè)中得到廣泛的應用。本文借鑒商務溝通機制在企業(yè)理論的應用思路，把組織看做一個信息系統(tǒng)，商務溝通機制就是用于分析組織內(nèi)部的信息結(jié)構(gòu)和由此產(chǎn)生的激勵問題，反映了組織的內(nèi)部特征。本文為此具體探討了施工項目管理中的商務溝通內(nèi)容與措施。

關(guān)鍵詞：建筑施工項目管理商務溝通

項目是一種經(jīng)濟組織，是一種資源配置的方式，項目管理中的有效溝通對其經(jīng)濟活動成果有巨大的影響。在團隊理論看來，有效的溝通活動取決于項目內(nèi)的信息分配方式，信息是影響決策的重要因素，其處理的方式對決策效果有直接的影響。但是項目管理的商務溝通在不同的主導模式有著不同的特點。本文將以新制度經(jīng)濟學的基本理論為工具，研究項目管理中的商務溝通。

一、施工項目管理中的商務溝通

1、項目商務溝通的定義

商務溝通是項目管理的一項重要工作，要取得一個項目的成功，溝通具有重要作用。溝通可使矛盾著的各個方面居于統(tǒng)一體中，解決它們的界面問題，解決它們之間的不一致和矛盾，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，使項目實施和運行過程順利。在整個項目實施的過程中，存在著各式各樣的溝通工作，如：項目目標因素之間的溝通；項目各子系統(tǒng)內(nèi)部、子系統(tǒng)之間、子系統(tǒng)與環(huán)境之間的溝通；各專業(yè)技術(shù)方面的溝通等。通過溝通，不但可以解決各種協(xié)調(diào)的問題，而且還可以解決各參加者心理和行為的障礙和爭執(zhí)。在項目管理中，雖然在項目管理工作中計劃管理是龍頭，但如果該計劃沒有進行事前的良好溝通，在詳細的計劃也只是項目管理者的一廂情愿，不能得到廣大管理者和執(zhí)行者的大力支持，不具備良好的可操作性和實施性，最終可能會因為無法進行良好的溝通協(xié)調(diào)而使計劃夭折。可以說管理離不開溝通協(xié)調(diào)，溝通協(xié)調(diào)滲透于管理工作的方方面面。

2、項目商務溝通的困難

由于項目組織和項目組織行為的特殊性，使得在現(xiàn)代工程項目中溝通十分困難。盡管有現(xiàn)代化的通訊工具和信息收集、存儲和處理工具，減少了溝通技術(shù)上的和時間上的障礙，使得信息溝通非常方便和快捷，但仍存在著很多困難：(1)現(xiàn)代工程項目規(guī)模大，參加單位多，造成每個參加者溝通面大，各人都存在著復雜聯(lián)系，需要復雜的溝通網(wǎng)絡(luò)。(2)現(xiàn)代工程項目技術(shù)的復雜、新工藝的使用、專業(yè)化和社會化的分工。以及項目管理的綜合性和人們的專業(yè)化分工的矛盾增加了交流和溝通難度。特別是項目經(jīng)理和各職能部門之間經(jīng)常難以做到協(xié)調(diào)配合。(3)由于各參加者有不同的利益、動機和興趣，則有不同的出發(fā)點，對項目有不同的期望和要求，對目標和目的性的認識不同，則項目目標與他們的關(guān)聯(lián)性各不相同，造成行為動機的不一致。作為項目管理者在溝通的過程中他不僅應強調(diào)總目標，而且要照顧各方面的利益，使各方面都滿意。這就有很大的難度。

3、項目商務溝通的主要內(nèi)容

1)項目經(jīng)理與業(yè)主的溝通

業(yè)主代表項目的所有者，對項目具有特殊的權(quán)利，而項目經(jīng)理為業(yè)主主管項目，必須服從業(yè)主的決策、指令和對工程項目的干預，項目經(jīng)理的最重要的職責是保證業(yè)主滿意。要取得項目的成功，必須獲得業(yè)主的支持。

2)項目管理者與承包商的溝通

承包商必須接受項目管理者的領(lǐng)導、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，項目管理者應讓各承包商理解總目標、階段目標以及各自的目標、項目的實施方案、各自的工作任務及職責等，應向他們解釋清楚，作詳細說明，增加項目的透明度。

3)項目經(jīng)理部內(nèi)部的溝通

項目經(jīng)理領(lǐng)導的項目經(jīng)理部是項目組織的領(lǐng)導核心。通常項目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作，而是由項目經(jīng)理部中的職能人員具體實施控制，則項目經(jīng)理和職能人員之間及各職能人員之間就有界面和協(xié)調(diào)。他們之間應有良好的工作關(guān)系，應當經(jīng)常協(xié)調(diào)。

二、加強施工項目管理中的商務溝通措施

1、積極使用協(xié)商解決法

在大目標和共同利益一致的前提下。項目管理中的雙方或者幾方的分歧屬非對抗性或暫時性的情況時，采用此法是比較好的。在沖突發(fā)生之后，由雙方各派代表，本著協(xié)商的原則。要求雙方顧全大局、求同存異、互讓互諒、互相做出積極的讓步，以促使沖突得以解決。協(xié)商的實施包括確定協(xié)商的時間、地點和進度。首先，雙方應確定協(xié)商何時開始，并注意到對方何時準備好進行協(xié)商，為了使協(xié)商結(jié)果有益于項目的建設(shè)，雙方應當及時實施并完成協(xié)商。其次，雙方應選擇協(xié)商的地點，包括避免干擾、獲得心理上的優(yōu)勢以及可以使用的人員、裝備及服務等因素。最后，雙方應確定協(xié)商的速度。即使一方?jīng)]有迫使另一方接受一個限期，由于協(xié)商結(jié)果帶有時間性而需要迅速結(jié)束協(xié)商。

2、合理使用權(quán)威解決法

當雙方的沖突經(jīng)過溝通和談判都不能解決時，這時則由上級主管部門做出裁決，通過組織程序迫使沖突雙方接受上級提出的解決方案。這種權(quán)威解決法主要是采取強制手段解決沖突，因此，這種方法往往不能從根本上解決問題。一般情況下不宜采取這種方法。但在某些特殊情況下，為了不失時機地完成某項任務，領(lǐng)導者必須當機立斷，應用自己的權(quán)威及時地解決沖突。

3、慎重使用訴訟解決法

當矛盾沖突上升到激烈的時候，沖突雙方可以通過法律訴訟的方法來解決沖突。在沖突中處于弱勢地位的一方往往會首先拿起法律的武器。在建設(shè)工程項目的實踐中，由于各參與方之間的利益相互糾纏得很深，很多時候，在沖突中處于弱勢地位的承包商或監(jiān)理單位在面對業(yè)主時。考慮到以后業(yè)務的進展或下一個項目的延續(xù)，往往會先行妥協(xié)，此時，沖突的雙方不致于鬧到要法庭上見的地步。

4、完善信息化溝通措施

在當前商務溝通中。我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，建立高效的溝通管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)今最新的網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，提高企業(yè)運營中的溝通效率，加強企業(yè)管理的智能化。信息傳遞要貫徹多快好省的原則。所謂多，是就數(shù)量而言，即在單位時間內(nèi)傳遞的信息數(shù)量要多；快是就速度而言，即信息傳遞要迅速及時，一條很有價值的信息，如果傳遞速度過慢，就可能變得毫無價值；好是就質(zhì)量而言，即要消除信息傳遞中的種種干擾，保持信息的真實性；省是就效益而言，要求在較短的時間內(nèi)，化較少的費用，傳遞盡可能多的信息。在信息傳遞的過程中，這幾方面相互聯(lián)系，相互制約，我們在應用過程中需要全面的加以協(xié)調(diào)。現(xiàn)代企業(yè)管理方式下的溝通協(xié)調(diào)管理工作，必須要有大量的信息數(shù)據(jù)來進行支持，以保證溝通工作能順利開展。