淺談應如何開展好檔案工作

黃麗霞　金　易

基層單位的檔案工作,既是提高本單位工作質量的必要條件和維護歷史真實面貌的重要工作,又是當地檔案事業發展的基礎。按照社會分工,各單位在從事職能活動中,不斷地產生檔案資料存史查考,成為國家檔案資源的不竭源泉。各單位檔案工作基礎不牢,檔案事業就無從發展。由此可見,做好機關、企事業單位檔案工作十分重要。筆者以所處的基層單位檔案工作面臨的有關問題為對象,對做好檔案室工作的基本途徑進行探析,希望能對檔案專兼職人員開展檔案工作起到一定的啟示作用,但由于水平有限,偏頗之處在所難免,望檔案同人指教。

一、基層單位檔案工作現狀及問題

20世紀80年代末期開始,按照國家、省檔案局的有關規定,市縣檔案行政主管機關以開展檔案目標管理達標活動為主要手段,督促指導各機關、企事業單位在加強檔案行政管理、規范檔案業務、改善保管條件、開發檔案利用等方面進行整改提高,實現檔案室工作的規范化、制度化建設。多年來,經檔案行政主管機關和有關市縣級單位的共同努力,大多數單位通過了檔案目標管理等級標準驗收,全面提高了機關、企事業單位檔案綜合管理水平,形成積累了一大批保存價值大、整理質量好的檔案資源,為檔案館豐富館藏并順利接收檔案奠定了堅實基礎。然而,我們也應清醒地看到,近年來,機關、企事業單位檔案工作的鞏固發展情況并不令人樂觀。從我單位檔案工作現狀看,新情況不斷發生,老問題又恢復重現,新老問題交織在一起,給檔案室工作的向前發展造成了嚴重障礙。主要表現在:少數單位檔案法制意識淡薄,不依法履職的現象在一定范圍內不同程度存在,檔案管理混亂的落后狀況得不到及時改變;部分單位檔案目標管理達等級標準成果不能鞏固發展,檔案業務建設出現倒退,不能按時完成年度歸檔,檔案室工作年度考核檢查僅為基本合格或不合格;新領域、新單位的組織者或當事人,不明白怎樣建立并開展檔案工作,單位成立初期,文件材料收集不齊,檔案管理混亂現象較普遍;一些單位隨著機構、人員的調整變更,沒有及時配備檔案人員,檔案工作出現了斷層現象。

針對上述存在問題,究其原因可能很多,但歸結起來,主要還是不了解掌握開展檔案工作的基本途徑,沒有堅持依法治檔,無章可循,無徑可行而造成的。

二、做好檔案工作的基本途徑

(一)健全檔案工作體制,堅持依法辦事

《中華人民共和國檔案法》明確規定:國家機關、企事業單位應設置檔案機構和配備檔案人員,負責管理本單位的檔案,并對下屬單位的檔案工作實施監督指導。健全機關、企事業單位檔案工作體制,實質上就是成立檔案工作機構,明確檔案工作有領導分管,有專人具體負責,這種管理體制的形式,就是要成立并健全各單位的綜合檔案室,發揮其管理職能作用。多年檔案工作實踐告訴我們,在各立檔單位內成立綜合檔案室,明確單位分管領導,確定綜合檔案室主任和檔案人員,并根據內設機構情況配備兼職檔案人員,形成檔案管理網絡,是符合當前檔案室工作實際的。綜合檔案室負有集中統一管理本單位檔案和監督指導所屬單位檔案工作雙重職能,既要對本單位全部檔案實行統一管理、統一制度、統一標準。又要切實監督指導好下屬單位的檔案工作。

(二)明確職責任務,切實履行職責

根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》的有關規定,機關、企事業單位檔案機構履行下列職責:“貫徹執行有關法律法規和國家有關方針政策,建立健全本單位的檔案工作規章制度;指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;統一管理本單位的檔案,并按照規定向有關檔案館移交檔案;監督指導所屬機構的檔案工作?！眹覍Ω骷壐髁n單位的檔案工作法定職責是十分明確的,關鍵是要認識到位,依法履職。

1.制定好全宗內檔案實體分類與保管期限劃分方案。樹立起統一管理全宗內各類檔案的觀念,結合單位實際制定出一個科學、適用的檔案分類及保管期限劃分方案,規范全宗內各類檔案實體的歸檔整理。綜合檔案室檔案人員首先要了解掌握全宗檔案的構成情況,分清檔案門類、明確歸檔范圍、正確判定歸檔文件保管期限。其次要制定出檔案分類及保管期限劃分方案,基本方法是:第一,分清檔案門類。就我們一般接觸到的類別看,檔案門類主要有:文書、會計、科技、音像、實物檔案。少數單位還有專業(業務)檔案。第二,對每一門類檔案進行分類,合理設置類目。比如有的單位就把文書檔案分為綜合類、組織人事類、業務類。第三,確定基本歸檔范圍條款,在每一門類檔案的類目之下,細分出歸檔范圍條款。第四,對歸檔范圍的文件劃定參考保管期限。把檔案門類、類目、歸檔范圍條款、保管期限等項目內容以表格形式制作出來,就形成了檔案分類及保管期限劃分方案。一個立檔單位的檔案分類及保管期限劃分方案,是指導并規范本單位各類檔案歸檔整理的重要業務文件,它能使檔案人員在從事檔案工作時一目了然,進行對號入座的歸檔整理,便于較好地把握歸類合理、范圍清楚、期限判定準確、確保歸檔質量的要求,從而保持檔案業務規范化建設的連續性。檔案分類與保管期限劃分,根據不同的檔案門類,國家檔案行政主管機關和專業主管機關有不同的規范要求,要結合實際選擇參照標準。

2.依照檔案分類方案和相關業務標準,開展認真細致的歸檔整理工作。在堅持遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管利用原則的前提下,按照各門類檔案的具體標準和分類方案,對各類歸檔文件材料進行收集、分類、鑒定、組件或組卷、裝訂、排列、編檔號、編目錄、裝盒、統計、上架等的規范化整理。檔案專兼職人員必須掌握并應用好如下的規范標準,即:文書檔案整理執行《歸檔文件整理規則》;會計檔案整理執行《會計檔案管理辦法》;科技檔案整理執行《科學技術檔案構成的一般要求》;音像檔案整理執行《照片檔案管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》;電子文件歸檔整理執行《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規范》,等等。

綜上所述,各單位開展檔案工作的基本途徑,就是要做好三個方面的工作。首先是健全檔案工作體制,組織保證是前提,解決好有人管的責任問題;其次是明確職責任務,堅持依法履職是關鍵,解決好如何做的方法問題;再次是掌握工作標準與技能,規范檔案管理并發揮效用是目的,解決好做得怎么樣的質量問題。三者是一個聯系緊密的整體,缺一不可。因此,各機關、企事業單位應按照做好檔案工作的基本途徑,認真開展工作,確保本單位檔案工作的持續、穩定發展,為國家檔案事業的不斷發展奠定堅實的基礎,為人類社會延續歷史留下寶貴文化財富。□

(編輯/梁永安)