淺談檔案管理的自動化

李燕琳　李軍艷

在電子技術日新月異發展的今天,辦公自動化、標準化、網絡自動化日趨完善,并普遍應用于機關、企事業單位,無紙辦公走進我們的日常工作,許多工作可以在計算機和網絡上辦結,大大提高了工作效率,縮短了辦件時限,受到住戶的好評,實現了經濟效益和社會效益雙豐收。

目前我單位實行檔案半自動化管理,我相信在不久的將來隨著網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展,檔案會實現完全的自動化管理。下面,結合我單位的實際,談談檔案管理自動化。

一、建立高質量的自動化系統

建立檔案自動化系統,實現檔案工作各個環節的計算機化,使實現檔案工作現代化,提高檔案系統整體功能的物質技術基礎的重要手段。根據系統論思想和集成化要求,檔案信息自動化的著眼點應是整個系統,組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定的水平,并通過網絡加以聯通,這樣才能發揮整體優勢,提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙,都可能造成系統的梗阻。目前我單位存在著應用軟件煩瑣,硬件的功能沒有充分發揮的現象。現階段我單位應用的軟件很多項目錄用不上,通過房屋坐落,產權人姓名等進行快速查詢系統不完善,影響了系統的整體水平。要根據工作實際,加強自動化系統的提高,一是要積極進取,開拓創新,爭取條件采用先進技術;二是要充分掌握系統的綜合性、統一性、統籌兼顧,全面安排,調動各方面的積極性;三是要從實際出發,循序漸進,提高應用水平。

二、抓好數據庫的建設推動自動化

目前檔案自動化系統仍處于文件處理向信息管理系統的過渡階段,完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是自動化的核心和基礎。數據庫的含義是依托先進的信息、技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據系統是一項長期的任務,要堅持計算機人員同檔案業務人員協同配合,面向應用,以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”突出重點,由單一庫向系統庫發展。把中心綜合數據庫的完善提高和各基層單位檔案目錄庫建立起來,通過網絡連接形成開放的分布式數據庫群,將使自動化系統效率大大提高。

三、加強自動化管理,提高檔案的利用率

集中統一管理和人機結合是檔案自動化的建設方針。檔案人員直接使用微機開展工作,把各基層單位辦公自動化都納入統一的檔案自動化系統管理中,實行集中統一管理。檔案部門要把各基層單位產生的信息進行統一的管理,并保管、存儲。電子文件形成部門要以定期或不定期的方式,把日常所產生的檔案信息以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門,由檔案部門進行分類、整理、編目,分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里,并做個備份。檔案部門為信息存儲單位提供查詢功能,并進行用戶確認,以確保檔案的完整與安全,同時方便用戶查找利用。檔案自動化管理快速便捷、真實準確地提供利用,為單位的經濟發展起著非常重要的作用。

(編輯/梁永安)