經理人必備的兩種管理方法

英　勇　常　香

大多數經理人的管理風格都可以分為“協調型”(Relating)或“命令型”(Requiring),都以字母R開頭。協調型經理人注重和每一名下屬建立良好的工作關系。命令型經理人注重結果、成績、質量、精確、創新、服務和贏利能力。出色的經理人應該有能力做好“協調”和“命令”,并且知道何時選擇合適的管理方式。

一、管理風格的分類

大多數經理人的管理風格都可以分為“協調型”或“命令型”。協調型經理人注重和每一名下屬建立良好的工作關系,認為融洽的關系對提高工作效率和取得良好業績是必需的。在許多情況下,協調型經理人被一種理想所激勵:他們愿意幫助別人成功。結果,在他們的指導下,下屬表現卓越。協調型經理人說話做事不會單純為了滿足下屬的短期需要。他們的眼光更注重長期的、更本質的東西:不僅幫助下屬在目前的工作中取得成功,而且要為他們將來的角色做準備,其中的一項準備工作就是培養下屬的技能。

與此相對應,命令型經理人注重結果、成績、質量、精確、創新、服務和贏利能力。他們相信認真監控才能獲得高質量。做好工作會得到贊頌,有差錯就得從頭再做。他們專注于設立時間表和目標,努力完成計劃。如果結果超過預期目標,他們會很高興。他們為努力工作和個人取得杰出成績感到自豪。

出色的經理人應該有能力做好“協調”和“命令”,并且知道何時選擇合適的管理方式。當成為一名2R經理人后,就具備了在動蕩環境下發揮高效的能力。無論現在還是將來,你會不得不處理各種各樣的沖突,面對你以前從未考慮過的多種復雜情況。比如說,你如何對待那些天才的技術人員,他們獨特的工作方式和你相沖突怎么辦?如何管理一個虛擬的團隊?如何處理跨越職能范圍的關系?如何處理與“外來者”的關系?他們是不斷擴大的合作者網絡的一部分。外包浪潮和電子商務正把經理人推向一個陌生的環境。

二、五種管理方式

(一) 期望值管理

在很大程度上,期望值決定著工作的滿意度。在前期(招聘階段)吹噓過度,以后就有失望的風險。如果太過謙虛,又可能吸引不到人才。期望值應該既有吸引力,又要貼近現實,以保持長期的滿意度。

期望值管理應盡早進行,以免出現誤會。如果經理人知道他的一個下屬期望升職,但事實上沒有機會,他應盡快將此信息告訴他,而不是推遲。他可能說: “我聽說你希望在年底得到提升,我也認為你工作得不錯,有希望升職,但估計不會那么快,我不想你失望。”員工當然不樂意聽到這個消息,但他寧愿現在知道,而不是到年底。一個人期待某一事物的時間越久,如果最后沒有實現的話,那么失望就越大。“命令者”在破滅別人的期望時要三思而行,因為期望對員工的重要性遠比經理人想象的要大得多。

(二)授權

經理人在授權后,必須信任他人(協調型),同時對工作進程保持一定控制(命令型)。授權的有效性由許多相關因素決定,首先是項目本身的性質。需要什么樣的技能?你需要的人應具備多少經驗?如果你過去給這個人委派過任務,完成得如何?還需要其他人介入嗎?

假定你給這項工作選擇了合適的人選,主要的問題就是在授權過程之初如何溝通。如果這個步驟完成得很好,那么整個項目就很可能會成功。 本質上是“協調型”的2R經理人需要避免的兩個問題是:一是在開始時不知道想要什么;二是沒有跟進以確保工作順利進行。他們可通過以下方式克服這兩個問題:正確闡明工作內容 、工作或項目的預定結果。項目開始時就明確無誤,有利于經理人監控項目進程。本質上是“命令型”的2R經理人應該注意自己的控制欲。不要把時間和精力集中在監控員工身上,而是應指出完成多少工作量之后,再進行討論。確信項目按計劃進行,命令型經理人可以輕松一下,而不要事必躬親。

(三)決策

在“參與式管理”中,2R經理人對“參與”和“管理”同樣重視。在決策前,他們都鼓勵他人參與討論,這樣會產生更多、更好的觀點。他不會獨斷專行,也不會在決策前力求達成共識。他作為決策者的優勢在于他有更多的替代方案可供選擇。此外,他還讓那些最終的決策執行者參與到決策過程中去。即使他們的意見沒有得到采納,但至少有機會發表意見,這會讓他們感覺自己也對決策做了貢獻。

在“參與式管理”中處理“壞”意見是一個挑戰。當有人向“命令型”經理人提供建議,如果他認為不可行,他直接的本能反應就是拒絕接受,并且解釋為什么不行。這種處理方式很無禮,今后員工在提供意見時會“三思而后行”。而2R型經理人會首先詢問提出建議的人:“你想用這個方法解決什么問題呢?”關鍵是,你要首先聽取別人的意見,更多地了解別人的想法之后,再發表你的看法。

(四)教導

對經理人來說,像教練那樣不斷指導并給予反饋是件困難的事。通常,經理人和員工的目標是相互交錯的:經理人想提供建議改變員工,而員工希望得到鼓勵。為了解決這個難題,2R經理人應該給員工真誠的鼓勵,同時也要指出在某方面的改進會更有助于員工的成功。

這里有一個典型的訓練機會:你手下的一名有才能的員工經常把事情往后推,直到非常緊急為止,有時會過了最后期限,而且也沒有多少剩余時間用來檢查和回顧。這就造成許多嚴重的后果,比如說客戶對此非常惱火。除非這名員工改掉這個壞習慣,否則他的工作是讓人無法接受的。為了有效地訓練他,你應該引導他完成以下的幾個步驟:了解他的行為造成的后果;決定要改正;制定計劃;采取行動;得到反饋;跟蹤整個改進過程。

在開始這些步驟之前,你首先應該開誠布公地與他討論:“我注意到有些東西限制了你,我想和你談一談。”然后用一兩句話點明主題,獨白不要超過一分鐘。接著問員工是否認識到錯誤。你應該在交談之初,了解清楚這個問題對他是個意外,還是他早就知道。如果是后者,你可以問他是否知道自己行為的后果。最終目的是問他是否愿意做出改變。

(五)管理業績不佳者

所有糟糕的業績你都必須正確面對,不僅是因為某個人工作不力,也因為你的整個團隊都迫切需要你來處理這個難題。如果不及時消除,負面影響會進一步擴散。很明顯,這需要一種“命令式”的技巧。“命令者”可以按照他們的一貫風格處理業績不佳的員工,但是必須記住要尊重員工,要以優雅的、而不是憤怒的方式解決問題。

另一方面,“協調者”首先會要求員工做出改變,并且闡明非改不可。如果員工對上述努力沒有回應,經理人可以直截了當地說:“如果你再沒有明顯的進步,從今天開始,我得請你離開。”在這過程中,明白了“一顆老鼠屎破壞一鍋湯”的道理,“協調者”也會立場強硬。表現差勁的員工,不值得留在團隊里。

在認識到你具備成為一名經理人的潛力后,你應繼續培養對別人行為的敏銳觀察力。集“協調”和“命令”為一身,你對別人行為理解得越多,你成功的機會就越大。更有甚者,你可能給團隊中那些未來的經理人留下一筆寶貴“財富”,對企業的成功做出貢獻。□

(編輯/李舶)